Liza Grape, Registrator

Liza Grape arbetar som en av två huvudregistratorer vid Stockholms universitet. Tillsammans med en kollega tar hon hand om alla inkommande och utgående handlingar för universitetsförvaltningen.
– Det kan handla om allt från samarbetsavtal och entlediganden till överklaganden och frågor om upphandlingar. Vi diarieför allt som kommer in utifrån de lagkrav som finns och fördelar ärenden vidare när det behövs, vi är lite som en första anhalt för många frågor.

Utdragen arkivlåda

Arbetet vid registraturen består i huvudsak av tre delar: att diarieföra och arkivhantera, att arbeta med utvecklingsprojekt och att utbilda de registratorer som finns vid institutioner och avdelningar i hur lagstiftningen ser ut när det till exempel gäller sådant som allmänna handlingar och sekretess. 
 

Liza Grapes arbetsplats med två datorskärmar

Det mesta som ska diarieföras kommer in digitalt.
– Det brukar vara omkring 30 mejl varje morgon som väntar och jag brukar göra en prioriteringslista utifrån vad som behöver diarieföras och vad som behöver hanteras skyndsamt. Det kommer in mejl kontinuerligt, så vi har att göra. Hittills i år har 1 745 ärenden registrerats. 
Registraturen arbetar utifrån en dokumenthanteringsplan som förklarar hur en handlingstyp ska hanteras. Det är bra med två datorskärmar på skrivbordet för att lätt kunna registrera de handlingar som kommer in och dra över dem till ärendehanteringssystemet.
– Det är här i W3D3 som vi skapar olika sorters ärenden, och diarieför de handlingar som hör till dem.

Öppettider Registrator

Registraturen hör till Stockholms universitetsbibliotek och här har Liza Grape sin arbetsplats.
– Vi har öppet för besök och telefonsamtal på vardagar mellan 9 och 11 för att de som behöver ska kunna komma hit eller nå oss. Det är viktigt att vi är tillgängliga, alla har inte dator och mejl. 

Arkivlagen syns på en datorskärm

– Arkivlagen berättar hur vi som myndighet ska hantera våra arkiv, gällande exempelvis arkivvård och gallring. Även offentlighetsprincipen är ständigt aktuell för oss i vårt arbete, då vi hanterar mycket personuppgifter. Är det sekretess som gäller så skriver jag in vilket lagrum som stödjer detta, det kan till exempel röra känsliga personuppgifter som etnicitet eller hälsa.
 

Strax innanför dörren till Registraturen hamnar all inkommande och utgående post. En hel del ärenden kommer med vanliga posten och internposten. Brev fördelas ut till universitetets olika delar, och diarieförs vid behov.
– Vissa saker hanteras fortfarande på papper, som entlediganden och avtal, som är signerade. Då krävs det oftast att handlingarna även förvaras i fysiska närarkiv efter att de diarieförts.
 

Stämpel för inkommande post hos Registrator

All inkommande post ska stämplas.
– När en handling inkommer till en myndighet blir den allmän, och ska vara sökbar, i enlighet med tryckfrihetsförordningen. Det är viktigt att det finns dokumentation kring varje beslut, nu och i framtiden. Till stor del handlar vårt arbete om att vi ska se till att allmänna handlingar hanteras på ett korrekt sätt.
 

Pappersark i bunt

Handlingar på papper har sorterats i ärendenummerordning och lagts i aktomslag inför förvaring i arkivskåpen.
– Alla gem måste tas bort, både av plast och metall, sådant kan förstöra dokumenten på sikt. Som arkivarier tänker vi hela tiden på hur vi kan bevara fysiska handlingar på bästa sätt så att dokumenten ska hålla länge. 
 

Liza Grape vid arkivskåp, Registrator

– Vi får in många frågor och gör vårt bästa för att hitta det som efterfrågas. Många är intresserade av rekryteringar, vem som har fått ett visst jobb. Ibland kan frågan handla om ett ärende många år tillbaka i tiden, det kan vara lite av ett detektivarbete, men vi i arbetsgruppen hjälper varandra och brukar hitta det som efterfrågas, det är roligt att kunna hjälpa till.
 

Arkivskåp på rad

Vartefter arkivskåpen blir fyllda med diarieförda pappershandlingar så flyttas de ner till centralarkivet.
– Arkivskåp ska vara brandsäkra och även låsbara, då de kan innehålla sekresshandlingar.
 

Liza Grape läste kandidatprogrammet för museer och kulturarv vid Stockholms universitet med inriktning etnologi och arkivvetenskap innan hon började arbeta som arkivarie och registrator. Parallellt med övriga arbetsuppgifter är hon involverad i ett projekt där hon kartlägger vilka arkivbildare som har funnits genom åren på universitetet, och går därför igenom äldre böcker om Stockholms högskola.
– Jag undersöker vilka fakulteter, ledningsgrupper och studentföreningar som har funnits genom åren för att få en överblick av hur institutionerna har formats till hur de ser ut idag. Det är det bästa med det här jobbet, att det är så varierat. Jag hade roliga studieår vid Stockholms universitet och tycker också att det är fint att vara tillbaka och arbeta här.

Foto: Annika Hallman