Allmänt om tjänsteresor

• Inledning

• Rabatt/bonus

• Biljetter

• Statens tjänstereseförsäkring

• Bestämmelser

• Definitioner

Inrikes tjänsteresa

• Resekostnad

• Logikostnad

• Traktamente

• Bilersättning m.m.

Utrikes tjänsteresa

• Traktamente

• Bilersättning (milersättning)

Kostförmån

Reseförskott

• Ej godkända reseförskott

• Godkända reseförskott

• Blankett för reseförskott

Reseräkningar

Utlägg

 

Allmänt om tjänsteresor

Inledning

I Stockholms universitets policy för möten och resor framgår att medarbetare och studenter alltid ska noggrant utvärdera behovet av en resa i tjänsten eller som utgör en del av utbildningen. För att minimera påverkan på klimat och miljö ska resor så långt som möjligt ersättas med digitala mötesformer. Detta gäller även i de fall då uppdraget bekostas eller tillhandahålls av externa parter. Det är inte tillåtet att flyga till ett möte eller en aktivitet som pågår mindre än en arbetsdag om digital medverkan kan erbjudas.

Stockholms universitets kostnader i samband med resor (biljetter, hotell m.m.) utgör en av universitetets största kostnadsposter. Universitetet har som mål att tjänsteresor ska planeras och genomföras så kostnadseffektivt och miljöanpassat som möjligt.

Stockholms universitet verkar för ökad internationalisering och ser positivt på verksamhetsutvecklande relationer såväl nationellt som internationellt.

Tjänsteresor ska utföras på uppdrag av Stockholms universitet och efter beslut av prefekt eller motsvarande. Med prefekt eller motsvarande avses av rektor utsedd prefekt eller den som prefekten delegerat beslutet till. Beslut om tjänsteresor kan vara muntligt och avse en eller flera resor i ett eller flera projekt.

Inom projekt finansierade av EU, ska tjänsteresor redovisas i särskild ordning enligt de bestämmelser som finns i kontraktet.

Rabatt/bonus

Samtliga former av rabatter i samband med tjänsteresor ska, oavsett hur de benämns, tillfalla universitetet. Det är inte tillåtet för en anställd vid universitet att nyttja rabatter eller bonusar för privat bruk.

Biljetter

Resor bokas via vår resebyrå Egencia. Mer information om bokning finner du under Resor och kontaktuppgifter – Egencia.

Vid tågresor får interrail-kort inköpas under förutsättning att kortet endast används i tjänsten. Skulle privata resor med interrailkort undantagsvis genomföras, ska resan förmånsbeskattas. Underlag för förmånsbeskattning e-postas till Lönesektionen. Blankett för förmån finns bland blanketter för personalfrågor.

Information om tågresor med SJ finner du under Boka – Tågbiljetter.

Statens tjänstereseförsäkring

Vilka försäkringsvillkor som gäller kan du läsa mer om under Försäkring vid resor.

Bestämmelser

Bestämmelser vid tjänsteresor finns i Inkomstskattelagen (IL) och i Villkorsavtal/Villkorsavtal-T samt i Arbetsgivarverkets "Avtal om ersättning m.m. vid tjänsteresa och förrättning utomlands". Vidare finns det bestämmelser som gäller vid tjänsteresor i tionde kapitlet i Villkorsavtal-SU.

Bestämmelser om traktamente gäller endast vid flerdygnsförrättning medan bestämmelserna om resekostnadsersättning gäller för alla tjänsteresor. För närmare information: gå till Skatteverkets webbplats och klicka på "Sökord A–Ö".

Definitioner

Inrikes tjänsteresa      

Resekostnad

Ersättning utgår för faktiska resekostnader.

Logikostnad

Ersättning utgår för faktiska logikostnader.

Traktamente

Följande traktamenten gäller vid endags- respektive flerdygnsförrättning:

Endagsförrättning
Vid endagsförrättning utgår inte traktamente.

Flerdygnsförrättning, belopp fr.o.m. 2023-01-01.

Måltidsavdrag
Måltidsavdrag ska göras då fri måltid erhållits. Avdrag från traktamentet görs enligt följande:

Avdrag på traktamente ska dock inte göras för fri kost på allmänna transportmedel. Det betyder att vid flyg och tåg, där måltid ingår i biljettpriset för resan, bockas inte rutan i reseräkning i.

Nattraktamente
Den som inte kan styrka logikostnader får ersättning med halvt dagtraktamente, dvs. 130 kronor per natt.

Nattraktamente utgår inte när resenären tillbringar natten på tåg, fartyg eller flygplan och inte heller när fritt logi tillhandahållits av en myndighet eller av ett trafikföretag eller motsvarande.

Bilersättning m.m.

För resenär som använder egen bil vid inrikes tjänsteresa utgår ersättning med 25 kronor per mil. I beloppet ingår övriga resekostnader, såsom ersättning för medpassagerare och tung last.

Vid användande av släpvagn utgår 1 krona per mil.

Vid resa med egen båt i tjänsten utgår ersättning för faktiskt styrkta kostnader.
 

Utrikes tjänsteresa

I Stockholms universitets policy för möten och resor framgår att medarbetare och studenter alltid ska noggrant utvärdera behovet av en resa i tjänsten eller som utgör en del av utbildningen. För att minimera påverkan på klimat och miljö ska resor så långt som möjligt ersättas med digitala mötesformer. Detta gäller även i de fall då uppdraget bekostas eller tillhandahålls av externa parter. Det är inte tillåtet att flyga till ett möte eller en aktivitet som pågår mindre än en arbetsdag om digital medverkan kan erbjudas.

Traktamente

Skatteverket fastställer schablontraktamenten som är skattefria för olika länder. De belopp som är fastställda för varje land avser tjänsteresor kortare än 3 månader på en och samma ort.

Om tjänsteresan pågår längre än 3 månader ska schablonbeloppet beräknas till 70 procent av det belopp som Skatteverket har tagit fram.

De aktuella beloppen finns på Skatteverkets webbplats.

Vid flerdygnsförrättning gäller följande bestämmelser för avresedagen, hemkomstdagen och mellanliggande dagar under tjänsteresa:

• avresa före kl. 12.00 – helt traktamente
• avresa efter kl. 12.00 – halvt traktamente
• hemkomstdagen efter kl. 19.00 – helt traktamente
• hemkomstdagen före kl. 19.00 – halvt traktamente
• mellanliggande dagar – helt traktamente

Om logikostnad inte kan styrkas, utgår nattraktamente med 50 procent av det traktamente som gäller för ifrågavarande land.

Om resenären under samma dag vistas i flera länder, utgår traktamente med belopp för det land där resenären vistas den längsta tiden. Om resenären vistas den största delen av tjänsteresetiden i Sverige, utgår svenskt traktamente.

Vid resa mellan två olika länder ska färdtiden från hamn eller flygplats i det ena landet till hamn eller flygplats i det andra landet inte räknas in i vistelsetiden i något av länderna. Tid för mellanlandning inräknas inte in vistelsetiden.

Uppehåll för övernattning under resan likställs med förrättning på övernattningsorten.

Respektive lands lokala tid används för beräkning av vistelsetid.

Vid endagsförrättning i utlandet utgår inte traktamente.

Måltidsavdrag
Avdrag från traktamentet för fri måltid ska göras enligt följande:

• frukost: 15 %
• lunch: 35 %
• middag: 35 %
• helt fri kost: 85 %

Avdrag görs för faktiskt intagna måltider, se kostförmån.

Bilersättning (milersättning)

För resenär som använder egen bil vid utrikes tjänsteresa utgår ersättning med 25 kronor per mil.
 

Kostförmån

Måltider under inrikes och utrikes tjänsteresa som den anställde ej betalat för själv är skattepliktig kostförmån.

Fri kost är en skattepliktig förmån oavsett om den tillhandahålls fortlöpande eller vid särskilda tillfällen såsom under tjänsteresa/förrättning, tjänstgöring på annan ort, kurser, kongresser, konferenser, studieresor eller dylikt. Fri måltid i samband med representation (extern eller intern) är dock inte att betrakta som skattepliktig förmån.

Fri frukost är inte skattepliktig vid tjänsteresa med övernattning när frukost ingår i rumspriset.

Skatteverket har fastställt följande belopp fr.o.m. 2023-01-01 som kostförmån:

• frukost 55 kr
• lunch eller middag 110 kr
• helt fri kost (minst tre måltider) 275 kr.
   

Reseförskott

Sedan den 1 juli 2019 har Stockholms universitet Egencia som resebyrå.

Anställda som gör resor i tjänsten har möjlighet att begära reseförskott från Personalavdelningen för att täcka de kostnader som uppstår i samband med resan. 

Ej godkända reseförskott

Vi godkänner ej reseförskott för: 

• flygbiljetter 
• tåg inom Sverige
• buss 
• bilhyra 
• hotell

då allt ovanstående ska bokas genom vår resebyrå. 

Godkända reseförskott

Reseförskott kan godkännas för:

• inrikes- och utlandstraktamente
• drivmedel
• vandrarhem
• material 
• konferenser
• övriga kostnader som inte går att boka genom resebyrån.

Blankett för reseförskott

Lönehandläggaren kan godkänna reseförskott först efter att hen har mottagit blanketten "Rekvisition av reseförskott" (blankett SU 9016), som finns på Blanketter för personalfrågor. På blanketten ska följande uppgifter fyllas i:

• personuppgifter (namn, personnummer, adress)
• uppgift om vart pengarna ska skickas, t.ex. postgiro, personkonto eller bank
• datum för avresa respektive hemkomst
• förskottets ändamål och förrättningsland
• institutionsnamn och institutionsnummer 
• specificering av kostnader.

Blanketten ska undertecknas av resenären och av prefekten eller motsvarande.

Observera att reseförskott är personligt.

Reseförskotten utbetalas enbart för den skattefria delen av resekostnadsersättningen.

Reseförskott under 1 000 kronor betalas inte ut.

Rekvisitionen skickas till Personalavdelningen senast 14 dagar före avresan och betalas ut till resenären tidigast 10 dagar före avresan via ekonomisystemet.

Förskottet ska redovisas senast en månad efter hemkomsten. Redovisningen görs på reseräkning. Bifoga alltid originalverifikationer. Om beloppet på reseräkningen skiljer sig från det utbetalda förskottet, kommer mellanskillnaden att betalas ut till förskottstagaren eller återbetalas till universitetet via löneavdrag.

Har redovisningen inte skett inom angiven tid, kommer reseförskottet att dras från lönen. Om lönen inte räcker, kommer fakturan att skickas till resenären. Betalning ska då ske inom 10 dagar.

Då tjänsteresa ställs in, ska reseförskott återbetalas snarast. Inbetalningen görs till universitetets bankgiro 5050-0206 (Danske Bank). På inbetalningen anges namn och personnummer samt att återbetalningen avser reseförskott.
 

Reseräkningar

När resan har avslutats ska reseräkning upprättas i systemet Primula.

Ansvaret för att samtliga uppgifter är korrekta åligger resenären och prefekten eller den som prefekten delegerat detta till.

Tänk på att reseräkningen måste vara inlämnad senast tre månader efter avslutad förrättning. Traktamente äldre än tre månader betalas inte ut.
 

Utlägg

Om du gjort ett utlägg för Stockholms universitets räkning, kan du ansöka om ersättning i Primula. Betalning görs till det bankkonto dit du får din lön. Utbetalning görs två gånger varje månad. Utlägg ska redovisas snarast efter inköp, dock senast inom ett år.