Anställda som gör resor i tjänsten har möjlighet att rekvirera reseförskott från Personalavdelningen för att täcka de kostnader som uppstår i samband med resan. Kostnaden för resan t.o.r. bör om möjligt faktureras institutionen/motsv.

Som underlag för att ta ut reseförskott används blanketten Rekvisition av reseförskott (blankett nummer SU 9016). På blanketten ska följande uppgifter fyllas i:

  • personuppgifter (namn, personnummer, adress)
  • uppgift om vart pengarna ska skickas, t.ex. postgiro, personkonto eller bank
  • datum för avresa respektive hemkomst
  • förskottets ändamål och förrättningsland
  • finansiering (konteringsinformation)
  • specificering av kostnader.

Blanketten ska undertecknas av resenären och av prefekten eller motsvarande.

Observera att reseförskott är personligt.

Reseförskotten utbetalas enbart för den skattefria delen av resekostnadsersättningen.

Reseförskott under 1 000 kronor betalas inte ut.

Rekvisitionen skickas till Personalavdelningen senast 14 dagar före avresan och betalas ut till resenären tidigast 10 dagar före avresan via ekonomisystemet.

Förskottet ska redovisas senast en månad efter hemkomsten. Redovisningen görs på reseräkning. Bifoga alltid originalverifikationer. Om beloppet på reseräkningen skiljer sig från det utbetalda förskottet kommer mellanskillnaden att betalas ut till förskottstagaren eller återbetalas till universitetet via löneavdrag.

Har redovisningen inte skett inom angiven tid, kommer reseförskottet att dras från lönen. Om lönen inte räcker kommer inbetalningskort att skickas till resenären. Betalning ska då ske inom 10 dagar.

Då tjänsteresa ställs in ska reseförskott återbetalas snarast. Inbetalningen görs till universitetets postgiro 15657-0. På inbetalningen anges namn och personnummer samt att återbetalningen avser reseförskott.