Nedan följer en beskrivning av hantering av anläggningstillgångar.
1. Anläggningstillgångar
2. Anskaffning och anskaffningsvärde
3. Anläggningsredovisning
4. Försäljning
5. Inventering
6. Egenutvecklade anläggningstillgångar
7. Stöldbegärliga förbrukningsinventarier
8. Universitetets konstsamling
9. Konteringar och exempel
1. Anläggningstillgångar
I 5 kap. 1 § FÅB framgår gränsdragningen mellan anläggningstillgång och omsättningstillgång: ”Med anläggningstillgång förstås en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Med omsättningstillgång förstås annan tillgång.” Det är inte tillgångens natur i sig som är avgörande för tillgångens klassificering, utan det är avsikten med innehavet.
Stockholms universitet har satt upp följande kriterier som ska uppfyllas vid anskaffning av materiell och immateriella anläggningstillgångar:
- Anskaffningsvärdet ska uppgå till minst 25 000 kronor exkl. moms.
- Den ekonomiska livslängden ska beräknas uppgå till minst 3 år.
Maskiner och inventarier med ett lägre anskaffningsvärde kostnadsförs direkt. Större anskaffningar av likartade tillgångar bör redovisa som anläggningstillgångar även om respektive tillgång är av mindre värde.
Materiella och immateriella anläggningstillgångar
En materiell anläggningstillgång är en fysisk resurs som myndigheten anskaffat, t.ex. en maskin, ett instrument, ett skrivbord eller en bil. Även kulturtillgångar räknas som materiella.
En immateriell anläggningstillgång definieras som en tillgång som är identifierbar, icke-monetär tillgång utan fysisk substans som används för produktion eller tillhandhållande av varor eller tjänster eller för administrativa ändamål. Exempel på immateriella tillgångar är programvaror och licenser. Utgifter för utveckling och anpassning av stora datorsystem som är av väsentligt värde för verksamhet skall tas upp som immateriell anläggningstillgång.
Läs mer om anläggningstyper i bifogad fil längst ned.
2. Anskaffning och anskaffningsvärde
Anläggningstillgångar ska tas upp till belopp motsvarande utgifterna för tillgångens förvärv eller tillverkning (anskaffningsvärde).
Med anskaffningsvärdet av en anläggningstillgång avses kostnaderna för inköp eller dess tillverkning. För att värdera en anläggning ska alla kostnader som är direkt hänförliga till tillgången inräknas, till exempel inköpspris, importavgifter, tull, transport- och andra hanteringskostnader.
Stöldbegärliga inventarier som inte finns upptagna i anläggningsregistret ska föras i en särskild förteckning. Exempel på stöldbegärliga inventarier är mobiltelefoner och datorer. I ekonomiavdelningens blankettarkiv finns en blankett för att upprätta en förteckning över förbrukningsinventarierna.
3. Anläggningsredovisning
Beslut om anskaffning
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) gäller vid alla anskaffningar av varor och tjänster.
Inköp/Leverantörsfakturan
Inköpsfakturan ankommer - konteringen görs på konto 1271. Systemet skapar då en preliminär-anläggning med automatik i anläggningsregistret (AR). ID-begrepp är leverantörsfakturans verifikationsnummer och radnummer. Registrering (definitivsättning) i Raindance Classic ska ske snarast möjligt efter att det att Stockholms universitet mottagit anläggningstillgången.
Definitivsättning av preliminär anläggning
För registrering gå till Anläggningsredovisning – Anläggningar – Preliminära – Registrering (AR-POR). Här sker bl.a. komplettering med anläggningstyp. Vid registrering av anläggningstyp kopplas det automatisk till avskrivningstyp. Vid val av anläggningstyp är det vad anläggningen ska användas till som är avgörande. Aktuella anläggningstyper och avskrivningstider för respektive anläggningstyp framgår av tabellen nedan.
Möjligheten finns att ändra eller lägga till uppgifter. Vad som absolut inte får ändras är uppgifter som följer med kontosträngen - som Institution, anskaffningsvärde, enhet, projekt eller aktivitet samt planmässig avskrivningen under rubriken avskrivningstyp. Om man har felbokat en preliminäranläggning måste den definitivsättas på samma sätt och flytt göras via blankett till ekonomiavdelningen. Om det felaktigt blivit bokat på konto 1271 går det att stryka anläggningen - kontakta ekonomiavdelningen.
Vid själva definitivsättningen erhålls ett nytt unikt anläggningsnummer genom en automatnummerserie. Anläggningen bokas med automatik från 1271 till konto för årets anskaffning av anläggningstillgångar. Statusen måste vara behandlad för att kunna definitivsättas.
Den sista december och den sista juni ska inga nya objekt finnas kvar och konto 1271 ska uppvisa nollsaldo, det vill säga alla preliminära anläggningar definitivsätts. Om tillgången ingår i en större enhet som ännu inte tagits i bruk ska man emellertid inte definitivsätta den.
Pågående anläggningstillgångar över flera år
Det vanliga är att anläggningstillgångar anskaffas och tas i bruk under samma år. Men det förekommer att det finns anläggningar som byggs upp över flera år. För dessa anläggningstillgångar gäller särskilda bokföringsregler.
När anläggningen anskaffas bokförs den på konto 1271 i debet. Vid överföring av UB till IB kommer saldot på 1271 att föras över till 1270 (pågående anläggningstillgångar ackumulerat värde). När den anläggningstillgången tas i bruk måste dels anskaffningsdatum ändra till det datum anläggningen tas i bruk och dels måste institutionen skicka uppgift till ekonomiavdelningen om att anläggningen har tagits i bruk och definitivsatts (särskild blankett finns för detta).
Tilläggsinvestering
Om ni vill lägga till en preliminär anläggning till en redan definitiv anläggning så går det att göra. Anskaffningsvärdet ökas då med beloppet och kommer därefter att skrivas av under anläggningens gällande avskrivningstid. Detta görs i ärende AR: POR. Numret på den befintliga definitiva anläggningen anges och tilläggsinvestering väljs.
När du har en tilläggsinvestering på en anläggning som redan definitivsatts och anläggningsförd och om du lägger in tilläggsinvesteringen på samma ID så räknas avskrivningstiden från den dagen som den första anläggningen - grundinvesteringen - bokfördes. Därför gör du på följande sätt: Använd samma femsiffriga anläggnings-ID men med ett unikt löpnummer 1-10. Avskrivningstiden kommer då att få en avskrivningsperiod från anskaffningsdatumet av tilläggsinvesteringen.
Vid frågor om tilläggsinvesteringar kontakta ekonomiavdelningen.
Avskrivningar
Vid Stockholms universitet används planmässig avskrivning och avskrivningar görs varje månad under tillgångens ekonomiska livslängd. Avskrivningarna beräknas på antalet dagar i respektive månad. Först vid en definitivsättning börjar avskrivningarna (periodiseringen av kostnaderna) att rulla. Innan dess så påverkas inte resultatet för universitetet.
För att verifikationerna som genereras av definitivsättning ska hamna i rätt period, måste överföringsdatum ändras i POR vid definitivsättningen av anläggningen i Raindance. Exempelvis en anläggning med anskaffningsdatum 2015-12-15 överförs 2016-01-04. Överföringsdatum ändras då till 2016-01-04.
Avskrivningstiderna anpassas till tillgångarnas ekonomiska livslängd. Livslängd avses den tidsperiod som en investering är lönsam och är i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffats.
Anläggningstillgångarna kommer att finnas kvar i anläggningsregistret till dess att de utrangeras (t.ex. skrotas) eller säljs.
Omföring av anläggningar
Inköp av anläggningstillgångar konteras med institution, enhet, aktivitet, kostnadsbärare och projekt. Avskrivningar bokförs på den verksamhet och det projekt där tillgången är konterad. Om en anläggningstillgång ska användas i annan verksamhet/projekt eller aktivitet innan tillgångens ekonomiska livslängd är slut kan en omföring göras i anläggningsregistret till ett annat projekt. För att flytta anläggningen skickas blanketten (SU9001) till ekonomiavdelningen.
Ska projektet som tar över anläggningstillgången stå för resterande avskrivningen behöver inga åtgärder vidtas. Om däremot det ursprungliga projektet ska stå för de kommande avskrivningarna måste medel till detta föras till för att täcka kommande kostnader för mottagande ansvarsstället.
Omföring av en anläggningstillgång mellan två olika projekt kommer att ske på kontot för ackumulerade anläggningstillgångar även om anläggningen är anskaffad under innevarande år. D.v.s. för en arbetsmaskin omförs värdet mellan två projekt på konto 1210. Detta innebär att totala saldot på konto 1210 är oförändrat.
Utrangering av anläggningstillgång
Utrangering av anläggningar betyder att anläggningstillgången inte längre finns kvar i verksamheten på grund av att den förstörts, skrotats eller blivit stulen. Om objektet skrotats skickas blanketten ”SU9002” med prefekts/motsvarande underskrift till ekonomiavdelningen. Vid stöld ska polisanmälan alltid göras och kopia på polisrapport bifogas med blanketten med objektnummer eller utskrift av objekt.
Vid försäljning och utrangering är restvärdet av intresse. Restvärdet kan hittas i anläggningsregistret via AR modulen och kommando DOV.
4. Försäljning
Vid försäljning av anläggningstillgångar bör försäljningspriset fastställas utifrån marknadsvärdet. Institution fakturerar köparen vid försäljning och eventuell reavinst eller reaförlust bokförs vid Ekonomiavdelningen.
Först när ett anläggningsobjekt säljs eller utrangeras ska objektet tas bort ur anläggningsregistret och beloppen i huvudboken bokas bort.
Institutionen erhåller försäljningsbeloppet. Om beloppet överstiger restvärdet erhålls ett resultat i form av en reavinst. Om försäljningsbeloppet understiger restvärdet erhålls ett resultat i form av en reaförlust. Moms debiteras aldrig vid försäljning av anläggningstillgångar.
Vid en utrangering p.g.a. att objektet stulits eller skrotats drabbas institutionen av en kostnad motsvarande restvärdet.
Hela hanteringen av bokföring och uppdatering i anläggningsregistret sker centralt på ekonomiavdelningen, förutom konteringen av intäkten vid försäljning. Kontera kundfakturan på något av följande konton.
Konto
3435 Vid försäljning inomstatligt
3436 Vid försäljning utomstatligt
Skicka underlag till ekonomiavdelningen i form av kopia på kundfakturan. Komplettera med uppgift om objektnummer eller utskrift av objektet. Försäljning av en anläggningstillgång sker till en börja på samma sätt som för en utrangerad tillgång.
Försäljning till anställda
Om utrustning säljs till anställda vid Stockholms universitet skall priset vara marknadsmässigt inklusive moms trots att ingen moms skall debiteras. Om priset är lägre kan försäljningen bli föremål för förmånsbeskattning av den anställde. Tänk på att även helt avskriven utrustning ofta har ett marknadsvärde. Intyg på marknadsmässig värdering skall bifogas kundfakturan vid försäljning.
5. Inventering
För kontroll av inventariebeståndet ska inventering ske en gång per år under hösten. Instruktioner från ekonomiavdelningen skickas ut några veckor innan inventeringen ska genomföras.
För att lätt kunna identifiera objekten är det viktigt att information finns i anläggningsregistret om placering, innehavare och eventuellt serienummer samt att det finns en informativ beskrivning. Det är också lämpligt att märka tillgångar så att identifieringen underlättas vid inventeringen. Ej återfunna objekt utrangeras av ekonomiavdelningen. Eventuellt restvärde drabbar institutionen/motsvarande som en kostnad direkt.
Prefekten/motsvarande skal utse en inventeringsförrättare som ska utföra inventeringen och också upprätta ett inventeringsprotokoll efter genomförd inventering. Protokollet ska vara undertecknat av inventeringsförrättaren. Den som utses till inventeringsförrättare ska inte själv ha något direkt ansvar för de tillgångar som inventeras.
6. Egenutvecklade anläggningstillgångar
För egentillverkade tillgångar gäller dessutom att anskaffningsvärdet kan beräknas på ett tillförlitligt sätt och att denna beräkning dokumenteras för att kunna vissa och bifoga som underlag för anläggningen som skaffades i anläggningsregister.
Har arbete lagts ner på att tillverka en anläggningstillgång kan de upparbetade kostnaderna tas upp som anläggningstillgång. Exempel på kostnader som ska ingå i kalkylen är utgifter för material och tjänster, löner och andra personalkostnader och direkta kostnader. Institutionen ska spara underlag till varje kostnad som kopplas till anskaffningsvärde av anläggningen.
7. Stöldbegärliga förbrukningsinventarier
Stockholms universitet är enligt förordning (2000:606) om myndigheters bokföring skyldig att i ett inventarieregister registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga, men som inte ska redovisas som anläggningstillgångar (d.v.s. har ett värde under 25 000 kronor).
Från den 1 januari 2019 registreras stöldbegärliga förbrukningsinventarier (SFI) i anläggningsregistret i ekonomisystemet, Raindance Classic. De anskaffningar som normalt kostnadsförs i kontogrupp 561*, Korttidsinvesteringar och i kontogrupp 563* kontorsmaterial samt i kontogrupp 564*-569* förbrukningsmaterial, kan vara stöldbegärliga och ska därför registreras i anläggningsregistret.
Nedanstående anskaffningar med ett inköpsvärde under 25 000 kronor exklusive mervärdesskatt ska alltid ses som stöldbegärliga och registreras i anläggningsregistret:
- Datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord mm)
- Smartphones
- Surf- och läsplattor
- AV-utrustning
- Möbler och inventarier (design)
- Konst
Stöldbegärliga inventarier som finns i anläggningsregistret ska inventeras enligt gängse regler för inventering av tillgångar.
8. Universitetets konstsamling
Konst till universitetet får endast köpas in av Statens konstråd. Denna konst ska tas in i anläggningsregistret. Anslagsmedel (så kallade fakultetsanslag) får inte användas för att köpa in konst. Om konst doneras får universitetet ta emot donationen om den inte medför kostnader för universitetet.
För universitetets konstsamling är Ledningssekretariatet ansvarig. Konstintendenten vid Ledningssekretariatet skall alltid kontaktas när institutioner erhåller ny konst. Konstintendenten svarar för förvaltning, råd och tillsyn av konsten. All konst finns registrerad i en konstdatabas som drivs av statens konstråd. Ledningssekretariatet ansvarar för all nyregistrering och uppdatering av konstdatabasen samt för den årliga inventeringen av konsten.
9. Konteringar och exempel
Konteringar vid anskaffning av anläggningstillgångar
Nedan visas de exempel med maskin (MASK) steg för steg, från preliminär anläggning, till definitivsättning när anläggningen är färdigställd och slutligen till överföring av UB-IB.
Steg 1 Preliminär anläggningstillgång D 1271 (Pågående nyanläggning årets anskaffning)
Steg 2 Definitivsättning av anläggningstillgång K 1271 och D 1211 (Årets anskaffningsvärde)
Steg 3 Utgående balans UB 1211 (årets anskaffningsvärde) överförs till ingående balans IB 1210 (Ackumulerat anskaffningsvärde).
Detta för att man under året ska kunna se vad som är anskaffat under året och vad som är anskaffat tidigare år.
Restvärde på anläggning och utrangering
Gå till anläggningsmodulen (AR) och välj Anläggningar – Definitiva – Visning (DOV).
Skriv ID-nummer, t.ex. 10351-0. I den första bilden du får upp ser du bl.a. beskrivning och anskaffningsvärde.
Klicka på ikonen ”Övrig data” eller tryck Ctrl + D. I bilden som visas ser du restvärdet i rutan Avskrivningar under kolumnen Planmässig.
Det är endast vid utrangering och försäljning som en anläggningstillgång bokas bort från
11XX- och 12XX-kontona och försvinner ur redovisningen. Däremot finns en helt avskriven anläggningstillgång fortfarande kvar på aktuella balanskonton 12XX och 12X9.
Utrangering av anläggningstillgångar kommer precis som tidigare att bokföras på separata konton för anskaffningsvärdet och för gjorda avskrivningar.
En utrangerad arbetsmaskin med anskaffningsvärde 25 000 (D 1210), gjorda avskrivningar (K 1219) och restvärde 5 000 kommer att konteras på följande sätt:
K 12101 Anskaffningsvärde utrangerade maskiner 25 000 kr
D 12192 Avskrivningar utrangerade maskiner 20 000 kr
D 6732 Avyttrad anläggningstillgång bokfört värde 5 000 kr
Eftersom det fanns ett bokfört värde kvar vid utrangeringstillfället uppstår en kostnad för institutionen.
Efter utrangeringen kommer följande konteringar att finnas på balansräkningen:
D 1210 Ackumulerat anskaffningsvärde 25 000 kr
K 12101 Anskaffningsvärde utrangerade25 000 kr
K 1219 Ackumulerade avskrivningar 20 000 kr
D 12192 Avskrivning utrangerade maskiner 20 000 kr
När UB vid årsskiftet överförs till IB kommer saldot på kontona 12101 och 12192 föras över till konto 1210 respektive 1219.
För att nollställa 67-kontot samt överföra restvärdet som en kostnad görs en manuell kontering enligt nedan:
K 6739 Omföring av reaförlust
D 5331 Reaförlust
Försäljning av anläggningstillgång
K 12101 Anskaffningsvärde utrangerade maskiner 25 000 kr
D 12192 Avskrivningar utrangerade maskiner 20 000 kr
D 6732 Avyttrad anläggningstillgång bokfört värde 5 000 kr
Den erhållna intäkten, exempelvis 3 000 kr.
K 3435 Erhållen ersättning vid försäljning av AT 3 000 kr
D 1531 Kundfordring hos andra myndigheter
För att nollställa 67-kontot samt överföra restvärdet som en kostnad görs en manuell kontering enligt nedan:
K 6739 Omföring av reaförlust
D 5331 Reaförlust
Efter försäljningen kommer följande konteringar att finnas på balansräkningen:
D 1210 Ackumulerat anskaffningsvärde 25 000 kr
K 12101 Anskaffningsvärde utrangerade 25 000 kr
K 1219 Ackumulerade avskrivningar 20 000 kr
D 12192 Avskrivning utrangerade maskiner 20 000 kr
När UB vid årsskiftet överförs till IB kommer konto 12101 att föras över till 1210 och saldot blir noll, och konto 12192 kommer att föras över till 1219 och saldot blir noll.
Anläggningsföring av egenutvecklade anläggningstillgångar
Det finns numera möjligheter att anläggningsföra egentillverkade immateriella anläggningstillgångar. Egenutvecklade IT-system är de vanligaste internt upparbetade immateriella anläggningstillgångarna inom institutionen och det är egentillverkade utgifter som ger institutionen ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden.
Anläggningstyp IMME (immateriella anläggningstillgångar)
För att avgöra om en internt upparbetat immateriell anläggningstillgång uppfyller kriterierna för att redovisas som i balansräkningen delas arbetet med att skapa tillgången upp i två faser – forskning respektive utveckling.
Utgifter för forskning får aldrig redovisas som tillgång i balansräkningen utan dessa utgifter ska kostnadsföras direkt. Forskning i detta sammanhang är de aktiviteter som ingår i förstadiet till ett utvecklingsprojekt, såsom förstudier, utvärdering av alternativ och urval. I forskningsfasen utvärderas och väljs alternativen, medan i utvecklingsfasen arbetas det valda alternativet fram. Utgifter för utveckling får redovisas som tillgång i balansräkningen. Exempel på utveckling är utformning, konstruktion och provning av valt alternativ.
För egenutvecklade IT-system och program gäller att anskaffningsvärdet är minst 25 000 kr och livslängden 5 år för att anläggningsföra. Detta anskaffningsvärde på 25 000 kr är alltså summan av de utgifter som uppkommer från och med utvecklingsfasen tills dess att anläggningen tas i bruk.
Kontering av totala kostanden för IMME sker på konto 1271 (årets inköp av nya anläggningar) i fakturaportalen. I och med en bokning på konto 1271 skapas då en preliminär anläggning automatiskt i Anläggningsregistret (AR). Identifikationsnumret för detta är verifikationsnummer och radnummer i bokningen på konto 1271 i fakturaportalen.
Den nya preliminära anläggningen hämtas i ärende AR: POR. I POR kompletteras information om anläggningstyp IMME och statusen ändras därmed från ”ny” till ”behandlad”, och kan därefter definitivsättas.
Vid själva definitivsättningen bokas konteringen automatiskt från 1271 till konto 1232 (årets inköp av IMME). Den utgående balansen på 1232 ska vid årsskiftet föras till 1230 (ackumulerat anskaffningsvärde).
Vidare krediteras månadsavskrivningar på konto 1233 (ackumulerade avskrivningar), medan avskrivningskonto 6918 debiteras på resultatsidan.
Anläggningstyp MASE
På anläggningstyp MASE kan egenutveckling och installationer av maskiner bokas som årets utgifter. Bokning utförs med samma avskrivningskod och tid som anläggningstyp MASK.
På konto 1212 konteras utgifter för maskiner, inventarier, installationer m.m. som egentillverkats. Vid årsskiftet ska den utgående balansen på konto 1212 överföras till 1210.
Avskrivning-, utrangering- och försäljningskonton för MASE är samma som för anläggningstyp MASK, alltså med 5 års avskrivning och 25000 Kr i anskaffningsvärde.
