1. Statsanslag

2. Bidrag

3. Avgifter

4. Utgående moms

 

Inkomster till universitetet erhålles genom:

  • Statsanslag
  • Forsknings- och utbildningsbidrag
  • Avgifter (forsknings- och utbildningsuppdrag, försäljning, och övriga intäkter)
  • Finansiella intäkter

 

1. Statsanslag

Anslag är den ersättning som universitetet får från statsbudgeten för genomförande av utbildning och forskning enligt årligt regleringsbrev.

Anslagen utbetalas från Riksgäldskontoret till universitetet månadsvis i tolftedelar. Fördelning av anslagen sker till områdesnämnderna utifrån ett årligt beslut av universitetsstyrelsen. Styrelsens beslut är utformat i generella termer och kompletteras därför med föreliggande rektorsbeslut, som är mer tekniskt till sin karaktär. Områdesnämnderna fördelar sedan i sin tur vidare inom sina organisationer.

Under året kan rektor och områdesnämnderna därutöver fatta fördelningsbeslut som avser ett speciellt ändamål.

Anslagsmedlen bokförs månatligen när inbetalningen kommer. Medlen tillförs varje institution och i förekommande fall enligt fakultetens beslut och institutionens ytterligare önskemål. Anslagen bokförs med samma aktivitet genom hela fördelningsprocessen och får aldrig byta aktivitet.

 

2. Bidrag

  • Medel från forskningsråd och liknande organisationer
  • Medel från sektorsorgan
  • Medel från övriga statliga myndigheter och bolag
  • Medel från kommuner och landsting
  • Medel från icke-statliga organ
  • Medel från privatpersoner, stiftelser och företag
  • Medel från EU

 

Bidragsverksamhet avser sådan verksamhet där universitetet från en eller flera givare erhåller medel utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte ställer krav på att som utbyte för bidraget få varor, tjänster eller särskilda förmåner, eller anger vad pengarna ska användas till.

När ett bidrag beviljats ska det för varje bidrag läggas upp ett projekt. Denna uppläggning görs av ekonomiavdelningen. Begäran om projektupplägg görs via serviceportalen. Till begäran ska en kopia på kontrakt/avtal bifogas. Varje projekt ska anslutas till en kostnadsbärare.

Vid projektuppläggningen anges hur lång dispositionstiden är och även vem som är finansiär enligt en given kodstruktur. Om dispositionstiden ska förlängas, under projektets löptid, ska det dokumenteras skriftligt av finansiären och utgöra underlag för ändad dispositionstid i projektupplägget.

Vid kontering/bokföring av bidrag anges även en särskild motparts kod om finansiären är en statlig myndighet, för övriga finansiärer (utomstatliga) används en samlad motpartskod, 7999. Dessa uppgifter används för att kunna ge de statistiska uppgifter som krävs av universitetet och för att stämma av beloppen vi erhållit från andra statliga myndigheter (så kallad motpartsavstämning) som också krävs av universitetet.

 

Inbetalning av bidragsmedel

Inbetalning av bidragsmedlen sker i vissa fall av finansiären utan anmodan, när kontraktet/avtalet är underskrivet. Ibland kräver finansiären att bidraget rekvireras. I de fall medlen ska rekvireras gör institutionen detta. Ibland måste medlen rekvireras i flera omgångar och i dessa fall åligger det institutionen att tillse att rekvirering sker.

Inbetalningarna kan inkomma som delbetalningar eller med hela summan på en gång. Det är viktigt att kontinuerligt gå igenom alla bidragsprojekt och se till att samtliga medel har rekvirerats och inbetalats. Ett underskott på ett bidragsprojekt kan bero på att finansiären inte har betalat in och bör därför utredas.

 

Bidragsmedel och moms

Intäkter av bidragsmedel är ej momspliktig verksamhet och ska inte belastas med moms.

 

Bokföring av bidragsmedel

Inkomna medel bokförs av Ekonomiavdelningen som en skuld till finansiär under posten oförbrukade bidrag i balansräkningen. Allteftersom förbrukning sker, dvs. när bidragsprojektet har kostnader för löner, lokaler, material etc., minskas skulden och motsvarande belopp bokförs som intäkt. Denna intäktsavräkning sker en gång i månaden och görs av Ekonomiavdelningen. Resultatmässigt är bidragsprojekt = noll under den tid som projektet pågår.

 

Medel från EU

Medel från EU betalas in i Euro på universitetets konto i Danske Bank. De medel som ska användas av universitetet växlas till svensk valuta och bokförs som skuld på samma sätt som ovan. Mer om inbetalningar på Eurokontot finns under avsnittet Kundfakturor och inbetalningar i ekonomihandboken.

 

Medel från universitetsanknutna stiftelser

Erhållna medel från universitetsanknutna stiftelser bokförs som erhållna bidrag på projektnummer som lagts upp för ändamålet. Ekonomiavdelningen administrerar stiftelserna och bokför överföringen av medlen. De universitetsanknutna stiftelserna delar ut medel för hel- eller delfinansiering av vissa professurer samt delar ut forskningsstipendier.

 

Donationer

Genom donationer har universitet erhållit medel för vissa professurer och även för andra forskningsändamål. Dessa medel tillförs de institutioner som erhåller sådana medel direkt till de bidragsprojekt som finns upplagda för dessa ändamål.

 

Kalkylering

Inför varje ansökan ska en kalkyl göras. Se universitetets hemsida Ekonomi, Projektredovisning, Projektbudgetmall[1]. För EU-medel gäller särskilda anvisningar från EU. För mer information kontakta Avdelningen för forskningsstöd.

 

3. Avgifter

Med avgifter avses ersättningar som ska täcka kostnader för en direkt motprestation.

För avgiftsverksamheten gäller särskilda regler, både avgiftsförordningen[2] och regleringsbrevet har föreskrifter om detta. Ekonomistyrningsverket ska dessutom varje år ha en särskild redovisning från universitetet, ett så kallat samrådsförfarande. Denna redovisning görs av Ekonomiavdelningen.

 

Intäkter av uppdrag

Uppdragsverksamhet avser sådan verksamhet, utvecklingsarbete, uppdragsutbildning eller uppdragsforskning, där en institution/motsvarande tagit ett uppdrag att för en utomståendes räkning utföra en viss utbildning eller ett visst forskningsprojekt. Uppdragsgivaren ställer särskilda krav på motprestation som ersätts enligt avtal mellan parterna.

Uppdragsverksamhet är momspliktig verksamhet och beloppet som faktureras uppdrags-givaren ska vara inklusive 25 % moms. Detta gäller inte vid statliga uppdragsgivare, se avsnitt Undantag från skattskyldighet, nedan.

Intäkter av uppdrag ingår i den del av avgiftsverksamheten som måste särredovisas i årsbokslutet; vilket innebär att den måste särskiljas i redovisningen från andra medel.

När ett uppdrag ska utföras ska det för varje uppdrag läggas upp ett projektnummer i ekonomisystemet. Denna uppläggning görs av Ekonomiavdelningen. Begäran om projektupplägg görs via serviceportalen.  Till begäran ska en kopia på kontrakt/avtal bifogas. Varje projekt ska anslutas till en kostnadsbärare.

När institutionen har fullgjort sitt avtal eller enligt avtalet har rätt att fakturera kunden ska detta göras skyndsamt. Enligt avgiftsförordningen och regleringsbrevet måste universitetet ha full kostnadstäckning för sin uppdragsverksamhet. Uppdragsverksamheten får inte subventioneras, samfinansieras, av övriga medel. Uppdragsverksamheten är momsskattepliktig och fakturabeloppet ska inkludera 25 % moms. För fakturor till andra statliga myndigheter ska dock ingen moms läggas på då staten betraktas som ett enda skattesubjekt i momshänseende. Kundfakturan ska framställas i ekonomisystemet.

 

Kalkylering

Som ovan nämnts måste all uppdragsverksamhet ha full kostnadstäckning. Därför är det mycket viktigt att en kalkyl görs för uppdraget. Kalkyleringen för uppdrag är likadan som vid bidragsansökan. Se universitetets hemsida Ekonomi, Projektredovisning, Projektbudgetmall. Observera dock att momsen på uppdrag är 25 % för icke-statliga uppdragsgivare.

 

Uppföljning

Det är viktigt att uppdragsprojekten följs upp och att kontroll sker att dessa inte går med underskott eller överskott, samtliga intäkter och kostnader ska redovisas i projektet.[3]

 

Bokföring av uppdrag

Vid upprättande av kundfaktura i ekonomisystemet bokförs en uppdragsintäkt och en kundfordran. Vid varje månadsslut periodiseras intäkter och kostnader av Ekonomiavdelningen. Beroende på om intäkterna är högre eller lägre än kostnaderna bokförs en fordran alternativt en skuld i balansräkningen. Resultatmässigt är uppdragsprojekt = noll under den tid som projektet pågår.

 

Hur skiljer man uppdrag från bidrag

Det kan ibland vara svårt att avgöra hur intäkten från en extern finansiär ska klassificeras. Exempel på kriterier som avgör huruvida externa medel ska klassificeras som bidrag eller uppdrag är graden av motprestation och finansiärens eventuella särställning och inflytande i projektplaneringen, liksom syftet. Det ska alltid finnas ett avtal som reglerar villkoren mellan Stockholms universitet och finansiären, och det är redan i samband med avtals- eller kontraktsskrivning som det är viktigt att en korrekt bedömning görs huruvida åtagandet är att betrakta som bidrag eller uppdrag.

Beroende på klassificering behandlas och värderas intäkten på olika sätt när det gäller ansökan, redovisning och moms. Ett bidrag ska t.ex. alltid rekvireras, medan ett uppdrag vanligtvis faktureras. Ett bidrag är inte föremål för moms, medan ett uppdrag i huvudsak alltid är momspliktigt. Ett bidrag redovisas enligt kontantprincipen, d.v.s. när det erhålls, medan ett uppdrag som faktureras utgör grund för en fordran på uppdragsgivaren. Ett uppdrag innebär att universitetet utför ett arbete som leder till leverans av en vara eller en tjänst till en uppdragsgivare, som denne har omedelbar nytta av. Uppdrag kan till exempel vara att är utföra mätningar med krav på leverans av mätresultat eller att genomföra utbildning för ett företags anställda.

För bidragsmedel utför universitetet ett arbete efter en viss angiven inriktning, men utan krav på leverans. En forskarrapport är inte att anse som en leverans.

 

Intäkter av avgifter enligt § 4

Utöver avgifter som en myndighet tar ut enligt lag, förordning eller annat beslut av regeringen, kan en myndighet ta ut avgifter enligt 4 § avgiftsförordningen[4].
Denna paragraf beskriver vilka slags varor och tjänster det handlar om, till exempel publikationer, kurser/konferenser och kursmaterial. Universitetet får ta betalt så länge verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med mindre omfattning avses att intäkterna inte varaktigt överstiger 5 % av universitetets totala kostnader. Universitetet får behålla och använda de avgifter som tas ut med stöd av 4 § avgiftsförordningen.

 

Intäkter av avgifter enligt 4§ Avgiftsförordningen punkt 7 offentlig inköps- och resurssamordning.

Intäkter enligt 4§ Avgiftsförordningen punkt 7 är intäkter för utbildning eller forskning, när verksamheten bedrivs som ett samordnat resursutnyttjande med en annan statlig myndighet, en kommun eller ett landsting (så kallat sambruk). Denna verksamhet kräver inte full kostnadstäckning, utan samfinansiering får ske. Skriftliga avtal ska upprättas på samma sätt som för uppdragsverksamhet och internprojekt ska läggas upp.

 

Intäkter av konferenser enligt 4§ Avgiftsförordningen punkt 3 konferenser och kurser

Intäkter av konferenser är en intäkt enligt 4§ avgiftsförordningen punkt 3. Därmed är dessa intäkter att se som en avgiftsbelagd verksamhet som inte kräver full kostnadstäckning. För konferenser ska det läggas upp internprojekt.

 

Försäljning av kompendier mm

För försäljningar gäller även avgiftsförordningens regler om särredovisning av verksamheten och regeln om full kostnadstäckning.

För egna kompendier som framställs och säljs till studenterna innebär full kostnadstäckning att försäljningspriset ska täcka tryckkostnader, lönekostnader och lönebikostnader för själva framtagningen av kompendiet, utskriftskostnader samt kostnader för administration av försäljning av kompendiet. Försäljningen av kompendier till studenterna är momsfri.

I de fall institutionerna köper litteratur från ett bokförlag ska till inköpspriset läggas kostnader för administration. Försäljningspriset får aldrig vara lägre än inköpspriset inkl. moms eftersom universitetet inte får subventionera läromedel till studenterna. Ett lägre pris kan innebära otillbörlig konkurrens.

Försäljning av kompendier via kommission med t ex Akademibokhandeln är momspliktig, även när försäljningen sker till studenter. Inbetalningen från Akademibokhandeln ska ske till universitetets plusgiro- eller bankgironummer med angivande av institutionsnummer, momsbelopp och typ av försäljning.

Det är institutionens skyldighet att kunna redovisa för all tryckt eller inköpt litteratur. Det innebär att även eventuella gratisexemplar till lärare etc. måste noteras. Det är viktigt att man kontinuerligt inventerar eventuella lager mot försäljning o dyl.

För all direktförsäljning ska institutionens/motsvarande ledning se till att det finns rutiner som säkerställer att inbetalningarna sker till universitetet. Det ska finnas kvitton för all försäljning som underlag för bokföringen. Från inkomster av direktförsäljning, kontanta medel[5] får inga betalningar ske.

 

Fakturerade kostnader

Institutionerna får även intäkter av fakturerade kostnader. För detta gäller samma som för avgifter.

Institutioner som ordnar konferens ska lägga upp projekt för denna. Tänk på att om avgifter tas in från utlandet att ange vårt bankkontonummer på Danske bank, se mer under avsnittet Kundfordringar och inbetalningar i ekonomihandboken. OBS! Inte Eurokontot! Det får endast användas för inbetalningar av EU-medel. Ange även att det ska vara i SEK för att undvika valutadifferenser. Gör en noggrann kalkyl i förväg och tänk på att ta med alla kostnader.

 

Kundfordringar

Intäkter av avgifter bokförs i och med att fakturering görs, samtidigt uppstår en kundfordran. Kundfordringar inom staten regleras av Förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar, se vidare under avsnittet om Kundfakturor och inbetalningar.

Om kunden inte betalar inom 30 dagar skickar Ekonomiavdelningen en påminnelse till kunden. Efter 90 dagar räknas en obetald kundfordran som en osäker fordran av Ekonomiavdelningen, vid bokslut. Det innebär att Ekonomiavdelningen bokför den obetalda fordran som en befarad kundförlust och att den kostnadsförs. Detta är dock inte detsamma som att avskriva fordran. Avskrivning av fordran kan beslutas av prefekt/motsvarande om beloppet understiger 50 000 kr. Annars krävs beslut av förvaltningschefen.

 

Dröjsmålsränta

På förfallen fordran ska ränta utgå enligt räntelagen med diskonto + 8 %.

 

4. Utgående moms

Enligt momslagen föreligger skattskyldighet när en skattepliktig vara eller tjänst omsätts inom landet i en yrkesmässig verksamhet. Samtliga tre villkor måste vara uppfyllda för att skattskyldighet ska föreligga. För Stockholms universitets del innebär detta att med vissa undantag all verksamhet som utförs vid universitetet på uppdrag åt kommuner, landsting, företag eller andra icke-statliga uppdragsgivare omfattas av skattskyldighet, dvs. på fakturor som skickas från universitetet ska, förutom ersättningen för utfört arbete även redovisas ett momsbelopp.

Vid fakturering till utlandet gäller särskilda momsregler, ser vidare avsnitt mervärdeskatt i ekonomihandboken (under bearbetning).

 

Undantag från skattskyldighet

En faktura som sänds till en annan statlig myndighet ska inte innehålla moms. Se vidare avsnitt mervärdesskatt (under bearbetning).

 

 

[2] Avgiftsförordningen (1992:191) innehåller generella bestämmelser om regler för att få ta betalt för en vara eller tjänst samt bestämma storleken på avgiften och rätten att disponera intäkterna.

[3] Avgiftsförordningen (1992:191) reglerar rätten att disponera vissa avgiftsinkomster (4 och 15 §§ ) och om det ackumulerade överskottet  uppgår till mer än 10% av den avgiftsbelagda verksamhetens omsättning under räkenskapsåret, ska lämnas ett förslag till regeringen om hur hela överskottet ska disponeras. Om det i stället uppkommer ett underskott i denna verksamhet, som inte täcks av ett balanserat överskott från tidigare räkenskapsår, ska ett förslag lämnas om hur underskottet ska täckas.

[5] Se vidare under avsnittet Kundfakturor och inbetalningar