1. Skapa faktura

2. Rekvirering av bidrag

3. Kundfordran

4. Kravrutin och dröjsmålsränta

5. Osäker fordran / kundförlust

6. Avskrivning

7. Inbetalningar

8. Medel från externa bidragsgivare

9. Servicebox

 


1. Skapa faktura

Kundfakturor skapas i Raindance Classic och handledning finns på medarbetarwebben i lathund ”Skapa kundfaktura” som ligger under ekonomi/ekonomisystem/Raindance Classic/ kund- och leverantörsreskontra.

När en statlig myndighet har sålt varor eller tjänster till kunder som är beskattningsbara personer (näringsidkare) dvs juridiska personer ska alltid en faktura utfärdas. 

Det finns inget krav på att myndigheter ska utfärda en faktura vid försäljning till privatpersoner, dock ska kvitto på försäljningen alltid kunna utfärdas. Naturligtvis finns det inget som hindrar att en faktura ställs ut även om det inte krävs. Många gånger är det enklare både med redovisning och med uppföljning om en faktura skapas. Om det inte utfärdas en faktura vid försäljning av varor eller tjänster, måste det ändå finnas ett underlag till verifikation för bokföringen, exempelvis kvitto eller följesedel.  

Fakturering sker enligt avtal alternativt i omedelbar anslutning till leverans av vara eller tjänst.
För försäljning till annat EU-land ska fakturan utfärdas senast den 15:e månaden efter att varan har levererats eller att tjänsten tillhandahållits.

 

2. Rekvirering av bidrag

Det är viktigt att skilja mellan intäkter av försäljning och intäkter av bidrag. Intäkter av bidrag ska rekvireras. En rekvisition innebär, till skillnad från fakturering, att vi inte kräver betalning utan anhåller om att få de för oss beviljade medel, läs mer i Ekonomihandboken - Intäkter av anslag, bidrag och avgifter.

 

3. Kundfordran

Hantering av en myndighets kundfordringar styrs av Förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar.

Intäkten bokförs i och med att fakturering gjorts och samtidigt bokförs en kundfordran.

Särredovisning av kundfordringar ska ske avseende:

  • Inomstatliga kunder – Svenska statliga kunder
  • Utomstatliga kunder – Övriga svenska kunder
  • Utländska kunder

Detta sker genom val av rätt reskontratyp samt val av rätt intäktskonto.

Alla myndigheter kan ses som enheter inom ”koncernen” staten. I samband med årsbokslut stäms SUs fordringar och skulder gentemot andra statliga myndigheter av, så kallad motpartsavstämning.

Om en institution har fakturerat en annan myndighet avseende kostnad för det gångna året och den mottagande myndigheten inte hunnit få fakturan vid årets slut eller av någon anledning inte bokfört den, uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen. Denna differens behöver då hanteras eftersom endast mindre motpartsdifferenser mellan myndigheter är tillåtna vid bokslut.

Både SU och den andra myndigheten ska således säkerställa att man behandlar sina mellanhavanden på samma sätt inom samma år. Motpartsavstämningar görs av Ekonomiavdelningen men det är viktigt att varje institution under året väljer rätt huvudbokskonto och motpart vid bokföring och inför bokslut har dialog med mottagande myndighet så att fordran/skuld samt intäkt/kostnad bokförs på samma räkenskapsår samt att hänsyn tas till brytdagar inom staten enligt SU:s bokslutskalender.

Varje institution/motsvarande har ansvar för sina fordringar i kundreskontran fram tills dess att en eventuell indrivning ska ske via Kammarkollegiet.

Regelbunden kontroll av öppna poster i reskontran ska ske genom analys av institutionens kundfakturajournal i Raindance Classic.

Om rättning av en faktura skett genom kreditering och varken debet- eller kreditfakturan har skickats till kunden bör dessa matchas omgående. Detta är viktigt för att fakturorna inte ska sändas ut i samband med betalningspåminnelser. Matchning görs av Ekonomiavdelningen efter att ett ärende inkommit till serviceportalen från institution/motsvarande.

 
4. Kravrutin och dröjsmålsränta

Förordning (1975:1318) om dröjsmålsränta på statliga fordringar

SU tillämpar 30 dagars kredittid räknat från fakturadatum.

Betalningspåminnelser till kund skickas regelbundet ut från Ekonomiavdelningen. Respektive ekonom på institution ansvarar för att informera Ekonomiavdelningen om att fakturorna inte stämmer, kunden har bestridit fakturan eller om det av någon annan anledning inte ska skickas ut någon betalningspåminnelse.

Dröjsmålsränta ska tas ut på fordringar som inte betalats i rätt tid enligt förordning om hantering av statliga fordringar (1993:1138). Gällande referensränta plus 8 procentenheter ska debiteras, i enlighet med räntelagen, från förfallodagen tills betalningen är universitetet tillhanda.

Om fordran inte har betalats trots betalningspåminnelse skickar Ekonomiavdelningen en inkassoförfrågan till respektive institution. På inkassoförfrågan ska institutionen/motsvarande ange om fakturan ska skickas till inkasso eller inte. Väljer institutionen/motsvarande att inte skicka fakturan till inkasso så måste särskilda skäl anges samt vilka åtgärder institutionen/motsvarande istället vidtar för att få betalt. Inkassoförfrågan skrivs under av prefekten/motsvarande innan den återsänds till Ekonomiavdelningen. Om inte inkassoförfrågan skickas tillbaka till Ekonomiavdelningen inom föreskriven tid kommer fakturan att lämnas vidare till Kammarkollegiet för indrivning av fordran.

I de fall fordran överlämnats till inkasso för indrivning, debiteras dröjsmålsränta på universitetets uppdrag av Kammarkollegiet.

 

5. Osäker fordran / kundförlust

Fordringar ska bokföras enligt den så kallade försiktighetsprincipen, vilket innebär att osäkra kundfordringar och/eller konstaterade kundförluster ska kostnadsföras. Man skiljer på befarade och konstaterade kundförluster. Orsaken till detta är att moms endast får begäras tillbaka för konstaterade kundförluster.

Samtliga kundfordringar ska gås igenom (värderas) kvartalsvis per tertial och en bedömning ska göras om sannolikhet att de kommer att betalas eller inte. Särskilt beaktas kundfordringar som inte betalats inom förfallotiden eller inte betalats trots påminnelser.

Ekonomiavdelningen begär in en skriftlig bedömning från de institutioner/motsvarande som har fordringar äldre än 90 dagar i samband med tertialuppföljning.

Äldre kreditfakturor som ligger kvar i kundreskontran skall utredas varför de inte nyttjats av kunden. Återbetalning bör ske om den av kunden under en längre tid inte kunnat användas för betalning av debetfaktura. Ska återbetalning ske meddelar institutionen/motsvarande bankuppgifter till Ekonomiavdelningen. Denna utredning bör göras innan lista med äldre kundfordringar återsänds till Ekonomiavdelningen.

 

6. Avskrivning

Enligt Förordning om hantering av statliga fordringar kan en myndighet besluta att indrivning ska avbrytas om indrivningsåtgärderna framstår som utsiktslösa (t ex vid konkurs) eller om de inte är försvarliga med hänsyn till kostnaderna. Indrivningsåtgärder ska vidtas i den omfattning som är motiverat med hänsyn till fordringens belopp, gäldenärens betalningsförmåga och omständigheter i övrigt. Framstår det som omöjligt eller olämpligt att driva in fordran kan den skrivas av, dvs kostnadsföras. Prefekt/motsvarande  som har rätt att besluta om avskrivning om beloppet understiger 50 .000 kronor.

Vid högre belopp än 50 000 kronor beslutar förvaltningschefen om avskrivning. Underlaget ska undertecknas av prefekt/motsvarande och innehålla tydlig förklaring till avskrivningen.

 

7. Inbetalningar

 

Bankgiro / bankkonto

För inrikes inbetalningar finns nedan angivna bankgiro eller bankkontonummer.

Inrikes inbetalningar till universitetet ska ske via Bankgirot till BG 5050-0206.

 

För inbetalningar från utlandet till universitetet ska inbetalning ske till något av dessa två bankkonton:

 

Normalinbetalning

Nedan kontonummer används vid inbetalning av fakturor eller rekvisitioner utställda till kunder/finansiärer i utlandet.

Bank: Danske Bank, Norrmalmstorg 1, 111 46 Stockholm, Sweden
Bankkonto: 12810117756

IBAN: SE1612000000012810117756
SWIFT/BIC: DABASESX

 

Valutakonto (endast EUR)

Nedan kontonummer används när Stockholms universitet är koordinator i ett projekt finansierat av EU och då medlen (oftast från EU-kommissionen) betalas in i Euro till universitetet:

Bank branch address: Danske Bank, Norrmalmstorg 1, SE-111 46 Stockholm, Sweden

Account number: 12810119236

IBAN: SE2012000000012810119236

SWIFT/BIC: DABASESX

 

Inbetalning av kundfaktura

För vanliga kundfakturor är det i regel enklast att kunden betalar till vårt bankgiro. Detta konto töms sedan automatiskt till vårt räntebärande Riksgäldskonto.

För samtliga inbetalningar gäller att det är det oerhört viktigt att betalningsavsändaren anger fullständiga uppgifter för att inbetalningen ska kunna bokföras rätt. De uppgifter som ska finnas med är följande:

  • Kundfakturanummer
  • Betalningsavsändare

När det är en kundfaktura som ligger till grund för inbetalningen har intäkten och eventuell mervärdesskatt bokförts (på huvudbokskonto, aktivitet/projekt) när i samband med att  kundfakturan ställts ut.

Vad som händer vid bokföringen av inbetalningen är att genom att kundfakturanumret finns angivet som betalningsreferens av kunden blir kundfordran betalningsmarkerad  i reskontran och institutionen kan se att den har blivit betald genom att kundfakturans status ändras till HBET. Det kundfordringskonto man använt sig av kommer att minska med inbetalt belopp.

 

Inbetalning utan kundfaktura

I de fall där ingen kundfaktura finns utfärdad har inte intäkten och eventuell mervärdesskatt bokförts tidigare utan intäkten bokförs först i samband med inbetalningen. Intäkter utan faktura kan avse intäkt från bidrag eller momsbefriad försäljning till privatpersoner.

För att intäkten ska bokföras på rätt institution och tillfalla rätt verksamhet på institutionen behövs fler uppgifter finnas med som betalningsreferens:

  • Mottagande institution
  • Vad inbetalningen avser samt uppgift om huvudbokskonto
  • Projektnummer eller Aktivitet/kostnadsbärare
  • Momsbelopp
  • Betalningsavsändare

Kopia på kvitto eller följesedel som upprättats i samband med försäljningen sänds med fördel in till för att underlätta vid bokföring när betalningen kommer Stockholms universitet.

 

Utbetalningskort / check

I de fall som en inbetalning sker via ett utbetalningskort/check till universitetet är det Ekonomiavdelningen som har fullmakt att kvittera ut dessa medel och tillse att de inbetalas på avsett bank/bankgirokonto.

Om ett utbetalningskort/check kommer direkt till en institution/motsvarande (motsvarande) tillhanda ska den sändas i ett förslutet kuvert (eftersom det är en värdehandling) till Ekonomiavdelningen för inlösen. Institutionen/motsvarande ska kopiera dokumentet och spara detta tills bokföringen av medlen är klar.

 

Kontantförsäljning

Enligt Riksgäldskontorets föreskrifter till 12 § i förordningen om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning (2017:170) ska kontanta medel som flyter in till universitet vara insatta på statens centralkonto, om inte Riksgäldskontoret beslutat annat.

Medlen ska snarast sättas in på något av universitets konton för inbetalningar, med angivande av hur intäkterna ska bokföras.

 

Kortinlösen

I de fall då inbetalningen sker vi kortinlösen, passera pengarna en betalväxel som sätter in pengarna på universitetets bankkonto i Danske Bank. Ekonomiavdelningen bokför på konto 2651 (oidentifierade medel) och på respektive institutionsnummer. Information om institution/motsvarande får Ekonomiavdelningen från banken genom unika redovisningsnummer som ansökts om och öppnas av institutionen/motsvarande.
Institutionen gör sedan en ombokning med bokföringsorder. Debitera konto 2651, respektive institutionsnummer och kreditera intäktskonto och aktivitet eller projekt.

 

Inbetalning via Swish

Det finns möjlighet att öppna ett konto för mottagande av Swishinbetalningar. Ansökan sker hos Ekonomiavdelningen. Swishinbetalningar är endast möjliga från privatpersoner och lämpar sig bäst för momsfri försäljning.

Beloppet kommer in på universitetets bankkonto i Danske Bank i realtid.

Ekonomiavdelningen bokför på konto 2651 (oidentifierade medel) och på respektive institutionsnummer. Information om institution får Ekonomiavdelningen från banken genom institutionens unika Swishkonto.

Institutionen gör sedan en ombokning med bokföringsorder. Debitera konto 2651, respektive institutionsnummer och kreditera intäktskonto och aktivitet eller projekt.

 

8. Medel från externa bidragsgivare

Medel från externa bidragsgivare ska betalas in till något av universitetets inbetalningskonton (se ovan). När en institution ska få medel från en extern finansiär är det till något av universitetets inbetalningskonton som medlen ska betalas in. När medlen har inbetalats bokför Ekonomiavdelningen medlen på avsett projekt.

 

9. Servicebox

Universitetet har en servicebox som är placerad i Södra huset. Där deponerar institutionerna/motsvarande kontanta medel som inkommit från försäljning. Att använda serviceboxen är ett alternativ till att gå till banken och sätta in kontanterna. Det är kostnadsfritt för institutionen/motsvarande att göra insättning via serviceboxen.  

I samarbete med Sektionen för säkerhet anordnar Ekonomiavdelningen regelbundet informationsmöten för de institutioner/motsvarande som är intresserade av att börja använda serviceboxen. För att få tillträde till rummet med serviceboxen krävs deltagande i sådant möte. Meddela Ekonomiavdelningen om ni är intresserad av att delta.

 

Detta kan disponeras

Svenska och utländska sedlar, plus- och bankgiroutbetalningskort samt maximalt 10 stycken mynt till ett värde av högst 50 kronor kan deponeras i serviceboxen. Utländska sedlar ska läggas i separat värdepåse och får inte blandas med svenska sedlar.

 

Material och tider

Plomberbara påsar och specifikationer med streckkoder beställs genom Ekonomiavdelningen.

Rummet med serviceboxen är öppet vardagar 8.00-16.40

Hämtning av deponerade kontanter sker 2 gånger i veckan.

 

Bokföring

Beloppet sätts in på universitetets bankkonto i Danske Bank bankdagen efter hämtning.

Ekonomiavdelningen bokför på konto 2651 (oidentifierade medel) och på respektive institutionsnummer. Information om institution får Ekonomiavdelningen från banken genom att institutionen/motsvarande anger institutionsnumret på specifikationen.

Institutionen gör sedan en ombokning med bokföringsorder. Debitera konto 2651, respektive institutionsnummer och kreditera intäktskonto och aktivitet eller projekt