1.   Inledning

2.   Universitetets finansiering

3.   Ekonomisk planering, avstämning och uppföljning

4.   Stockholms universitets redovisningsplan

5.   Konto och kontoplan

6.   Organisatoriska dimensioner

7.   Verksamhet

8.   Projekt

         Avslut av projekt

9.   Kostnadsbärare

10. Finansiär

11. Motpart


1. Inledning

För att styra en organisation är ekonomisk information nödvändig. Ju större organisationen är desto större är behovet att information finns tillgänglig på ett sätt som är känt för alla berörda parter. Förutom interna behov av information inom universitetet finns det också externa krav, exempelvis att intern kontroll skall finnas, finansiella ramar skall hållas etc. Detta förutsätter ett systematiskt tillvägagångssätt.

Ekonomisk information finns tillgänglig i olika former, t.ex. i budgetar, utfall i redovisningen och analys i uppföljningar. För att kunna ekonomiskt planera är det nödvändigt med både ekonomisk kunskap och verksamhetskännedom. Planer verkställs och det ekonomiska utfallet speglas i redovisningen. Genom att jämföra vad som har hänt ekonomiskt i verksamheten (genom det ekonomiska utfallet) med vad som planerats (genom budgetar och prognoser) kan slutsatser dras för framtiden. Slutsatserna kan leda till åtgärder som påverkar verksamheten antingen omedelbart eller på sikt.

Att utföra åtgärder utifrån utfall, uppföljning och planering är en process som kallas ekonomistyrning. Begreppet ger lätt en känsla av att det är ekonomin som ska styras, men för statliga myndigheter är det verksamheten som ska styras till skillnad mot privata företag och årets resultat benämns inom statliga myndigheter ”årets kapitalförändring”.

  Statliga myndigheter Privata företag
Mål Verksamhet Pengar
Medel Pengar Verksamhet
Över-/underskott Kapitalförändring Resultat

Bild från Ekonomistyrningsverket

Ekonomistyrning förekommer på alla nivåer inom universitetet; för institutioner/motsvarande, för fakulteter och universitetsförvaltningen samt för universitetet som helhet.

Processen för ekonomistyrning tydliggör att planering, redovisning och uppföljning hänger ihop.

Planerna kan vara budgetar, prognoser m.m. Genomförandet av planerna ger utfall i form av ekonomiska transaktioner. Dessa ekonomiska transaktioner registreras systematiskt i redovisningen på ett i förväg bestämt sätt. Genom uppföljningen jämförs utfall mot budget. En isolerad utfallssiffra säger inte så mycket, men om den jämförs med vad man har planerat kan den värderas. Informationen kan leda till åtgärder som påverkar verksamheten antingen omedelbart eller på sikt. 

Externa regelverk för redovisning

För statliga myndigheter finns ett antal lagar och förordningar som ska följas och för ekonomisk redovisning finns framför allt följande:

  • Avgiftsförordning (1992:191)
  • Budgetlag (2011:203)
  • Myndighetsförordning (2007:515)
  • Högskoleförordning (1993:100)
  • Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring
  • Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag
  • Regleringsbrev
  • Särskilda regeringsbeslut

2. Universitetets finansiering

Stockholms universitet (SU) finansieras främst genom statsanslag. Förutom statsanslaget finansieras universitetet av externa medel genom intäkter av bidrag och intäkter avgifter. Det är viktigt att i den ekonomiska redovisningen särskilja universitetets olika finansieringsformer. Därför särskiljs verksamheterna med olika aktivitetskoder i den ekonomiska redovisningen.

Inkomster av anslag

Universitetet finansieras huvudsakligen av statsanslag/anslagsmedel från regeringen. Anslaget tilldelas årligen via regleringsbrev och är uppdelat i två delar:

  • takbelopp som avser anslag till utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt
  • basresurs som avser anslag till forskning och utbildning på forskarnivå. 

Inkomster av bidrag

Bidragsverksamhet avser sådan verksamhet där universitetet erhåller medel från en eller flera externa finansiärer utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte ställer krav på att som utbyte för bidraget få varor, tjänster eller särskilda förmåner. Om universitetet inte erhåller medel som täcker alla kostnader ska en avvägning göras om institutionen/motsvarande kan samfinansiera verksamheten med anslagsmedel. Bidragsverksamhet förekommer både inom forskning och utbildning.

Inkomster av avgifter

Inkomster av avgifter avser inom universitetet främst inkomster från uppdragsverksamhet. Universitetet har även rätt att ta ut avgifter för verksamhet av tillfällig natur och av mindre omfattning enligt 4§ Avgiftsförordningen.

Uppdragsverksamhet

Uppdragsverksamhet avser sådan verksamhet där en institution/motsvarande har tagit ett uppdrag att för en extern parts räkning att utföra en viss utbildning eller forskning mot en avgift. Enligt 5§ Avgiftsförordningen ska avgifterna beräknas så att full kostnadstäckning uppnås. Uppdragsgivaren ställer särskilda krav på motprestation som ersätts enligt avtal mellan parterna. Det som särskiljer uppdragsverksamheten från den anslags- och bidragsfinansierade verksamheten är att verksamheten sker på uppdrag av en kund och att resultatet av verksamheten i allmänhet tillfaller uppdragsgivaren som har äganderätt över resultatet. 

Enligt regleringsbrevet ska uppdragsverksamheten särskiljas enligt följande:

  • Uppdragsutbildning
  • Beställd utbildning
  • Uppdragsforskning

Avgiftsintäkter enligt 4§ Avgiftsförordningen

Enligt Avgiftsförordningen kan universitet bedriva verksamhet som är av tillfällig natur eller mindre omfattning när det gäller de uppräknade varor och tjänster som finns i 4§. Varan eller tjänsten ska vara en biprodukt till universitetets verksamhet, t.ex. när en anställd vid universitetet anlitas som föredragshållare inom sitt ämnesområde eller när universitetet utför tjänster till exempel tester och mätningar utan forskningsinslag åt extern part.

Att skilja på bidrag och uppdrag

Det kan ibland vara svårt att avgöra hur intäkten från en extern finansiär ska klassificeras. Exempel på kriterier som avgör huruvida externa medel ska klassificeras som bidrag eller uppdrag är graden av motprestation och finansiärens eventuella särställning och inflytande i projektplaneringen, liksom syftet. Det ska alltid finnas ett avtal som reglerar villkoren mellan universitetet och finansiären, och det är redan i samband med avtals- eller kontraktsskrivning som det är viktigt att en korrekt bedömning görs huruvida åtagandet är att betrakta som bidrag eller uppdrag.

Nedan beskrivs några typiska kännetecken för att skilja på bidragsverksamhet och uppdragsverksamhet.

  Bidragsverksamhet Uppdragsverksamhet
Hur får vi bidraget/uppdraget? Genom ansökningsförfarande. Genom en förfrågan/offert.
Finns krav på motprestation? Nej.  Ja. Resultatet tillfallet uppdragsgivaren.
Hur sker inbetalning? Rekvisition, i förskott inbetalda medel eller på regelbunden basis. Faktura.
Är medlen momspliktiga? Nej. Ja, förutom fakturering till statliga myndigheter.
Krav på full kostnadstäckning? Ja. I vissa fall behöver universitetet samfinansiera med anslagsmedel för att uppnå full kostnadstäckning. Ja. Ingen samfinansiering får ske, avgiften/priset ska beräknas utifrån full kostnadstäckning.
Hur hanteras över-/underskott? Över-/underskott ska i normalfallet inte uppstå. Vid överskott behöver universitetet i vissa fall betala tillbaka medel, i andra fall får universitetet behålla medlen för liknande verksamhet. Över-/underskott ska inte uppstå. 


Relaterade länkar

Gå till avsnittet Inkomster av anslag, bidrag och avgifter
Avgiftsförordning (1992:191) i ESV:s EA-handbok
ESV:s handledning Sätt rätt pris!
ESV:s handledning Att ta betalt med 4§ avgiftsförordningen (pdf)


3. Ekonomisk planering, avstämning och uppföljning

Beslut om fördelning av medel från statsanslaget fattas enligt universitetets besluts- och delegationsordning; från universitetsstyrelsen till respektive område, från områden till fakulteter och från fakulteter till institutioner/motsvarande. De olika besluten fattas under oktober-december för nästkommande budgetår. Institutionsstyrelsen/motsvarande fattar beslut om hur det tilldelade anslaget ska användas.

Institutionen/motsvarande budgeterar för alla intäkter och kostnader, d.v.s. både hur anslaget och externa medel i form av bidrag och uppdrag ska användas. Registrering av budget görs i budgetverktyget Mercur och kan göras med början i november varje år.

Prefekt/motsvarande som har det löpande verksamhetsansvaret för hela institutionen/motsvarande är skyldig att se till att erforderlig uppföljning görs oavsett hur institutionens/motsvarande olika delar är finansierad. Ekonomiska avstämningar ska göras regelbundet för att säkerställa att redovisade intäkter och kostnader, tillgångar och skulder är korrekta. Uppföljningar ska också göras av utfall mot budget och för att möjliggöra om åtgärder behöver vidtas.

Ekonomiska avstämningar och uppföljningar på universitetsnivå görs i tertialen enligt följande:

Tertial 1 (T1) per 30 april   

  • Checklista för ekonomisk avstämning. Institutioner/motsvarande skickar listan till Ekonomiavdelningen enligt fastställd tidplan.
  • Uppföljning av det ekonomiska utfallet mot budget för all verksamhet inom institutionen/motsvarande. Institutioner/motsvarande skickar uppföljningen till fakultetscontrollers/motsvarande enligt fastställd tidplan.

Tertial 2 (T2) per 31 augusti

  • Checklista för ekonomisk avstämning. Institutioner/motsvande skickar listan till Ekonomiavdelningen enligt fastställd tidplan.
  • Uppföljning av det ekonomiska utfallet mot budget för all verksamhet inom institutionen/motsvarande samt prognos för utfallet på helåret. Institutionen skickar uppföljningen samt prognos till fakultetscontrollers/motsvarande enligt fastställd tidplan.

Tertial 3 (årsbokslut) per 31 december

Särskilda bokslutsanvisningar upprättas.

Universitetet ska efter räkenskapsårets slut upprätta årsbokslut vilket sker i slutet av januari påföljande år. Senast den 22 februari ska universitet lämna en årsredovisning till regeringen.

Årsredovisningen (ÅR) ska bestå av:

  • Resultatredovisning
  • Resultaträkning
  • Balansräkning
  • Anslagsredovisning 
  • Noter

Årsredovisningen ska också innehålla en sammanställning över väsentliga uppgifter från resultaträkning, balansräkning och anslagsredovisning. Dessutom finns det uppgifter om låneram, anslagskredit samt vissa nyckeltal. I resultatredovisningen ska universitetet redovisa och kommentera verksamhetens resultat i förhållande till de mål och de krav på återrapportering som regeringen har angett i regleringsbrev eller på annat sätt.

Förutom den ekonomiska avstämningen och uppföljningen som görs tertialsvis ska universitetet varje kvartal periodisera inkomster och utgifter som är 50 000 kronor eller högre för att redovisningen ska ge en rättvisande bild av verksamheten, det ekonomiska resultatet och ställningen samt förvaltningen av statens tillgångar. Institutionen/motsvarande skickar enligt anvisningar en ifylld periodiseringsmall till Ekonomiavdelningen som bokför periodiseringen. 

Enligt förordningen om myndigheters bokföring ska universitetet varje år inventera anläggningstillgångar. Inventeringen på universitetet ska genomföras av institutioner/motsvarande i oktober varje år. Instruktioner om hur inventeringen ska genomföras skickas till institutioner/motsvarande från Ekonomiavdelningen.

Relaterade länkar

Läs mer om periodiseringar på ESV:s hemsida
Gå till mall för periodisering under Lathundar och mallar
Läs mer om inventering i avsnittet om Anläggningstillgångar
Checklista och Bokslutskalender finns under Ekonomikalendern
SU sifferfakta
SU årsredovisning

4. Stockholms universitets redovisningsplan

Redovisningsplanen är en central del i universitetets ekonomimodell och består av en kontoplan och en objektplan. Begreppet redovisningsplan är även synonymt med kodplan och ibland används kontosträng och kodsträng i samma syfte.

Syftet med redovisningsplanen är att klassificera och lagra ekonomisk information som behövs för intern och extern styrning och uppföljning av universitetets verksamhet. Det är därför viktigt att redovisningen är korrekt och speglar verkligheten. Kostnader för en viss verksamhet ska framgå av redovisningen d.v.s. kostnader ska bokföras i den verksamhet där de genereras och inte i annan verksamhet bara för att det finns medel kvar i den verksamheten. Är det en obalans mellan intäkter och kostnader i en verksamhet ska detta framgå.

Kontoplanen klassificerar olika typer av ekonomiska händelser, t.ex. inköp av kontorsmaterial eller universitetets kundfordringar och är obligatorisk för den externa redovisningen (externa krav), främst till statsredovisningen och årsredovisningen.

Objektplanen beskriver universitetets verksamhet i organisation och funktionell struktur och används i första hand för den interna redovisningens behov (interna behov). Den används huvudsakligen som grund för fördelning av intäkter och kostnader på olika dimensioner. Det finns dock dimensioner i universitetets objektplan som krävs för att säkerställa externa krav på uppföljning per finansiär, motpart och verksamhet (utbildning/forskning).

Dimensioner i redovisningsplanen

Universitetets redovisningsplan består av åtta dimensioner: 
konto, institution, enhet, projekt, motpart, aktivitet, finansiär och kostnadsbärare.

Kontoplan  
Konto: Information om ekonomisk händelse. Utgår från baskontoplanen.
Objektplan  
Institution och Enhet: Information om organisatoriskt ansvar.
Projekt: Information om en avgränsad del i verksamheten.
Motpart: Information om vem universitetet har mellanhavanden med.
Aktivitet: Information om verksamhet; anslag, bidrag, uppdrag, stödverksamhet.
Finansiär:  Information om vem som finansierat verksamheten.
Kostnadsbärare: Information om en avgränsad del i verksamheten. Dimensionen används även för fördelning av gemensamma kostnader.


Hantering av koddelar

Ekonomiavdelningen ansvarar för att nya koder läggs upp/ändras/stängs i ekonomisystemet. En begäran om upplägg eller stängning skickas till Ekonomiavdelningen via serviceportalen förutom upplägg/ändras/stängning av konto, institution, motpart och finansiär som sker i särskild ordning.

Innan en koddel stängs i ekonomisystemet ska institutionen/motsvarande säkerställa att det inte finns något saldo kvar på koddelen i redovisningen. Så länge det finns saldo kvar i redovisningen kommer koddelen inte att stängas.

Tabellen nedan beskriver vem som ansvarar för vad vid nyupplägg/ändring/stängning av koddelar samt hur begäran beställs och vilka underlag som krävs.

Koddel Nyupplägg/ändring/stängning Efter beslut av Begäran via Underlag
  Godkänns av Registreras av      
Konto Redovisningschef Systemförvaltare Redovisningschef E-post Behovsstyrt
Institution Ekonomichef Systemförvaltare Rektor/UD Enl. beslut Beslut
Enhet Ekonomichef Systemförvaltare Prefekt/motsv. Serviceportalen Beslut
Projekt Projekthandläggare Ekonomiavd. * Projekthandläggare Ekonomiavd. * Administrativ chef/motsv. Serviceportalen Kontrakt/
avtal
Motpart Redovisningschef Systemförvaltare Redovisningschef E-post -
Aktivitet Redovisningschef Systemförvaltare Administrativ chef/motsv. Serviceportalen Beslut
Finansiär Redovisningschef Systemförvaltare Redovisningschef E-post -
Kostnads-bärare Redovisningschef Systemförvaltare Administrativ chef/motsv. Serviceportalen Beslut
Kostnads-bärare kopplad till projekt Projekthandläggare Ekonomiavd. Projekthandläggare Ekonomiavd. Administrativ chef/motsv. Serviceportalen Kontrakt/
avtal

*Projekthandläggare på Ekonomiavdelningen lägger även upp forskarnummer.

5. Konto och kontoplan

Dimensionen Konto beskriver den ekonomiska transaktionen, t.ex. tillgång, skuld, intäkt eller kostnad. Konto är obligatorisk vid all kontering och ska alltid anges.

I kontoplanen finns åtta kontoklasser, numrerade från 1 till 8. Den första siffran i ett konto anger den klass som kontot tillhör, den andra siffran anger kontogruppen inom klassen, den tredje siffran anger undergrupp och den fjärde och femte siffran anger det aktuella kontot i kontogruppen.

Se kodstruktur för respektive kontogrupp i bilaga 1 nedan.

Nedan beskrivs en schematisk modell över kontoplanens uppbyggnad.

Kontoplan
Interna och externa händelser Balanskonton 1 Tillgångar
2 Myndighetskapital, avsättningar och skulder
Resultatkonton 3 Intäkter
4 Kostnader för personal
5 Kostnader för lokal och drift
6 Kostnader för anläggningstillgångar
7 Transfereringar
8 Årets kapitalförändring och resultat från andelar i dotterföretag

 

Balanskonton

Kontoklass 1 innehåller konton för tillgångar och kontoklass 2 innehåller konton för myndighetskapital, avsättningar och skulder. Dessa båda kontoklasser innehåller balanskonton och en sammanställning av dessa visar balansräkningen. Balansräkningen visar den ekonomiska ställningen vid en given tidpunkt.

Resultatkonton

Kontoklass 3 innehåller konton för olika slags intäkter. I kontoklass 4–6 finns konton för olika typer av kostnader och i kontoklass 7 redovisas universitetets transfereringar. Kontoklass 8 innehåller konton för årets kapitalförändring och resultat från andelar i dotterföretag.

Konton inom kontoklass 3–8 benämns resultatkonton och en sammanställning av dessa visar resultatet för en viss period för vald organisatorisk enhet, exempelvis institution, fakultet, universitet. Resultatet framkommer genom att ställa de periodiserade inkomsterna (intäkterna) mot de periodiserade utgifterna (kostnaderna).

I resultaträkningen ska intäkter och kostnader bruttoredovisas enligt Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. Det innebär att intäkter ska bokföras i kontoklass 3. En bokföring av en intäkt som innebär en kostnadsminskning, s.k. nettoredovisning, är inte tillåten.

Hur de olika kategorierna påverkas av debet- respektive kredittransaktioner framgår nedan:

Tillgångar Eget kapital och skulder Intäkter Kostnader
debet ökar debet minskar debet minskar debet ökar
kredit minskar kredit ökar kredit ökar kredit minskar


Relaterade länkar

Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag i ESV:s EA-handbok
Universitetets kontoplan

6. Organisatoriska dimensioner

Vid SU används två organisatoriska dimensioner: institution och enhet. De ska spegla universitetets organisation och ansvarsfördelning och svarar på frågan var inom universitetets organisation den ekonomiska transaktionen skett.
Dimensionerna tillgodoser i första hand det interna informationsbehovet. Bokföring i dimensionen institution är obligatoriskt och ska alltid vara med i konteringssträngen. Enhet är en frivillig dimension som institutionen själv kan välja att använda.

Koderna för institution och enhet kan inte återanvändas, utan en ny kod ska alltid läggas upp. Ekonomichefen beslutar om uppläggning av nya koder och stängning av koder i ekonomisystemet.

Institution

Dimensionen institution ska återspegla universitetets organisatoriska indelning och det resultatansvar som föreligger för en given organisatorisk enhet. Institution är också kopplat till universitetets attestordning.

Institution syftar till att tillgodose ett internt informationsbehov. För den interna styrningen är det viktigt att organisationen och dess olika institutioner/motsvarande och enheter kan följas upp utifrån ansvar och delegerade befogenheter. Ur ett redovisningsperspektiv är det av betydelse att kunna planera och följa upp resultat samt intäkter, kostnader, tillgångar och skulder för varje organisatorisk enhet.

Universitetets organisatoriska enheter (institutioner, centra, institut m.fl.) ska vara inrättade av universitetsstyrelsen eller rektor och benämningen ska vara beslutad av rektor. Förvaltningsavdelningar inrättas och beslutas av universitetsdirektören.

Institution är obligatoriskt att ange vid bokföring (anges manuellt). Koderna är registerbundna och läggs upp i ekonomisystemet av Ekonomiavdelningen. Beslut av rektor eller universitetsdirektör utgör underlag vid upplägg av institutionsnummer i ekonomisystemet.

Kodstruktur institution

Position 1 beskriver tillhörighet till fakultet eller annat organisatoriskt ansvarsområde enligt följande:

Kodstruktur för dimensionen institution
Ansvarsområde per fakultet/motsvarande Ansvarigt organ
1**    Humanistisk fakultet Humanistiska fakultetsnämnden
2**    Juridisk fakultet Juridiska fakultetsnämnden
3**    Samhällsvetenskaplig fakultet Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden
4**    Naturvetenskaplig fakultet Naturvetenskapliga fakultetsnämnden
5**    Universitetsbiblioteket Universitetsdirektören
6**    Universitetsförvaltningen Universitetsdirektören
7**    Området för humanvetenskap Områdesnämnden för humanvetenskap
8**    Övrig verksamhet Rektor


Position 2 och 3 i institutionskoden är löpnummer.

Relaterade länkar

Gå till institutionslista för att se en förteckning av alla institutionsnummer.

Enhet

Enhet ska spegla institutionens/motsvarande organisatoriska indelning och ge information om organisatorisk tillhörighet inom institutionen/motsvarande.

Dimensionen syftar till att tillgodose ett internt informationsbehov. För den interna styrningen är det viktigt att organisationen och dess olika institutioner/motsvande och enheter kan följas upp utifrån ansvar och delegerade befogenheter. Ur ett redovisningsperspektiv är det av betydelse att kunna planera och följa upp resultat samt intäkter, kostnader, tillgångar och skulder för varje organisatorisk enhet.

Enhet är frivilligt att ange vid bokföring på så sätt att systemet inte kräver registrering i det konteringsfältet vid bokföring. Användandet av enhet styrs av om institutionen är organisatoriskt indelad i sektioner/enheter eller ej. Om institutionen är organisatoriskt indelad i sektioner/enheter ska detta även återspeglas i redovisningsstrukturen genom att enhetskoder läggs upp i ekonomisystemet och anges vid bokföring.

Koderna är registerbundna och läggs upp i ekonomisystemet av Ekonomiavdelningen. Beslut av prefekt/motsvarande utgör underlag vid upplägg av enhet i ekonomisystemet. Beslut om att lägga upp en ny enhet fattas av ekonomichefen.

Kodstruktur enhet

Position 1–3 i enhetskoden är identiska med position 1–3 i institutionskoden. Position 4 och 5 i enhetskoden är löpnummer.

7. Verksamhet

Indelningen i verksamhetsgrenar tillgodoser såväl internt som externt behov/krav av information. Internt är det viktigt att ekonomiskt ansvar, kan planeras och följas upp i redovisning på olika typer av verksamheter. Externt finns det i regleringsbrevet krav på hur informationen om universitetets verksamhet ska indelas och återrapporteras. Återrapportering av verksamheten ska indelas i verksamhetsgrenar uppdelat på utbildning och forskning (universitetets kärnverksamhet) samt finansiering uppdelat på anslag, avgifter och bidrag. I regleringsbrevet beskrivs även att avgiftsfinansierad verksamhet ska särredovisas.

Aktivitet

Inom universitetet beskriver dimensionen aktivitet verksamhet och finansieringsform. Aktivitet är alltid obligatorisk när kontering sker på resultatkonton och i vissa fall även för balanskonton. För verksamhet som redovisas på externt finansierade projekt (d.v.s. verksamhet som finansieras med bidrags- eller uppdragsmedel) är aktivitetskoderna automatiskt kopplade till respektive projekt. Vid kontering av projektkod i bokföringen kompletteras konteringssträngen automatiskt med tillhörande aktivitetskod. För anslagsfinansierad verksamhet ska aktivitetskoden anges manuellt vid kontering.

Koderna för aktivitet är registerbundna och läggs upp i ekonomisystemet av Ekonomiavdelningen. Nya koder ska i normalfallet inte läggas upp. Koderna beslutas av redovisningschefen efter begäran från administrativ chef/motsvarande på respektive institution/motsvarande.

Aktivitetskoderna är alltid femsiffriga enligt följande struktur:

Verksamhet, finansiering och utbildningsområde/fakultet är fasta koder.

Kodstruktur aktivitet

Koderna som beskriver verksamhet (d.v.s. första och andra positionen i aktivitetskoden) beskrivs nedan:

Aktivitets-kod Verksamhet Typ av verksamhet Användare
1**** Utbildning på grundnivå och avancerad nivå
 10*** Anslagsfinansierad utbildning Kärnvht UGA Institutioner
 11*** Kurser annan högskola, beställd utbildning Kärnvht UGA Institutioner
 12*** Uppdragsutbildning Kärnvht UGA Institutioner (främst)
 13*** Särskilda åtaganden Kärnvht UGA Institutioner
 14*** Bidragsfinansierad utbildning Kärnvht UGA Institutioner (främst)
 19***

Indirekt aktivitet utbildning
(används ej för direkt kontering)

Kärnvht UGA Ekonomiavdelningen
2**** Forskarutbildning
 21*** Bidragsfinansierad forskarutbildning Kärnvht FUF Institutioner (främst)
 29***

Indirekt aktivitet forskarutbildning
(används ej för direkt kontering)

Kärnvht FUF Ekonomiavdelningen
3**** Forskning och utbildning på forskarnivå
 30*** Anslagsfinansierad forskning Kärnvht FUF Institutioner
 31*** Bidragsfinansierad forskning Kärnvht FUF Institutioner (främst)
 32*** Uppdragsforskning Kärnvht FUF Institutioner (främst)
 34***

Övrig anslagsfinansierad forskning
(används ej)

Kärnvht FUF Institutioner (främst)
 39***

Indirekt aktivitet forskning
(används ej för direkt kontering)

Kärnvht FUF Ekonomiavdelningen
5**** Verksamhetsfrämmande Extern SUHF, Staf
9**** Universitetsgemensamt
 91****-
 96****
Universitetsgemensamma verksamheter och Universitetsbiblioteket Stödvht Förvaltningsavdelningar
 97*** Externa medel, universitetsförvaltningen Kärnvht Förvaltningsavdelningar


Ovanstående innebär att institutioner/motsvarande inte använder aktiviteter som börjar med 5 (Verksamhetsfrämmande) eller 9 (Universitetsgemensamt). Förvaltningen ska i normalfallet använda sig av aktiviteter som börjar med 9 (Universitetsgemensamt). Undantag kan dock förekomma.

1 Utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 2 Forskarutbildning och 3 Forskning och utbildning på forskarnivå avser kärnverksamhet inom universitetet. Verksamheterna 5 (Verksamhetsfrämmande) och 9 (Universitetsgemensamt) fördelas vid årsbokslutet på kärnverksamheterna 1, 2 och 3. Detta för att universitetet i bokslutet ska redovisa all verksamhet fördelad på kärnverksamheterna utbildning och forskning enligt Förordning om myndigheters årsredovisning och budgetunderlag (3 kap 2 §).

Institutionen konterar gemensamma kostnader för stödverksamhet uppdelade på anslagsfinansierad verksamhet (utbildning 10*** och/eller forskning 30***) och anger kostnadsbärare 999999. Stödverksamhetens kostnader på kostnadsbärare 999999 fördelas till kärnverksamhetens projekt eller aktivitet vid månadsbokslut enligt institutionens omkostnadspåslag för utbildning respektive forskning.  

Se kodstruktur för aktivitet i bilaga 2 nedan.

Bokföring på externmedelsfinansierade aktiviteter

  • När bokföring görs på externmedelfinansierade aktiviteter sker detta alltid genom att projekt anges.
  • Kontering på en ”externmedelsfinansierad” aktivitetskod utan projektkod ska inte göras.

Anledningen är att universitetet ska kunna hänföra varje krona till en finansiär och för externmedelfinansierad verksamhet är finansiärskoden kopplad till projekten (se avsnitt om Projekt nedan). För den anslagsfinansierade verksamheten är finansiärskoden direkt knuten till aktivitetskoden. Orsaken till de olika sätten att knyta verksamheten till finansiären beror på att anslagen är några få medan de externa finansiärerna är betydligt fler.

8. Projekt

Inom universitetet används projektredovisning för flera olika händelser. Karakteristiskt är att det är en händelse som sker under en begränsad tid, oftast med särskild finansiering. Projektredovisning är en specificering av verksamhetsdimensionen, dimensionen aktivitet (se ovan).

Det finns två huvudsakliga grupper av projekt: externa projekt och interna projekt. Externa projekt används alltid när ett projekt finansieras med externa medel, bidrag och uppdrag. Interna projekt används frivilligt vid behov av intern uppföljning och används när finansiering avser anslagsmedel.

Sambandet mellan projektet och verksamheten upprätthålls genom att en aktivitetskod är kopplad till varje projekt. För den externmedelsfinansierade verksamheten ställs i förordningar krav på att vi kan redovisa vilken finansiär som finansierat verksamheten.

Både aktivitetskod och finansiärskod kompletteras automatiskt vid kontering på projekt. Det innebär att någon annan aktivitetskod eller finansiärskod än den som är kopplad till projektet inte ska anges vid kontering på projekt.

Projektkodens struktur

Projektkoderna är vanligtvis sjusiffriga men kan också vara åttasiffriga och inleds med en siffra som beskriver projekttypen, se nedan.

De följande fyra siffrorna kan användas för forskarnummer som är ett unikt nummer för varje forskare eller för institutionsnummer. Projekten avslutas med ett tvåställigt löpnummer.

Exempel med forskarnummer i projektnumret:

  Projekttyp Forskarnummer Löpnummer
Bidragsfinansierad forskning 1 4009 23
Uppdragsfinansierad forskning 2 4532 02


Exempel med institutionsnummer i projektnumret:

  Projekttyp Utfyllnad Institutionskod Löpnummer
Bidragsfinansierad utbildning 88 9 161 16
Uppdragsfinansierad utbildning 3 9 220 11
Interna projekt 4 9 655 24
§4-projekt*, miljöövervakning 5 9 408 09


Projekttyper

Nedan finns en sammanställning av olika projekttyper, vilken kod de börjar med och vilka aktiviteter de är kopplade till:

Projekttyp Projektkod Kopplad till aktivitet
Bidragsfinansierade forskningsprojekt 1******* 31***, 97***
Uppdragsforskning (avgiftsfinansierad) 2******* 32***, 97***
Uppdragsutbildning (avgiftsfinansierad) 3******* 12***, 97***
Interna projekt 4******* 10***, 13***, 30***, 34***,
91***, 95***, 96***
§4-projekt, miljöövervakning 5******* 10***, 13***, 30***
Beställd utbildning (avgiftsfinansierad) 87****** 11***, 97***
Bidragsfinansierade utbildningsprojekt 88****** 14***, 97***
Övriga bidragsfinansierade projekt 9******* 32***, 97***


Observera att för aktivitetskoder som är kopplade till externmedelsfinansierade projekt, d.v.s. 11***, 12***, 14***, 31***, 32*** och 97*** ska projektkod konteras. Aktivitetskoder som börjar på 9 används endast av förvaltningen.

Beroende på vilken projekttyp som används gäller olika redovisningsprinciper.

Bidragsfinansierade projekt (utbildning och forskning)

Bidragsfinansierade projekt får i normalfallet medel i förskott. Förskottet är en skuld till finansiären ända tills prestationen är utförd (prestationen består oftast av utförd forskning eller utbildning). När prestationen är utförd ska medlen inte längre betraktas som ett förskott utan bokföras som en intäkt. Ett projekt löper ofta över flera år och kostnaderna uppstår kontinuerligt genom lön och driftskostnader. Med ovanstående resonemang skulle det innebära att ett projekt går med förlust ända tills prestationen är utförd, d.v.s. tills projektet är slut. Resultatpåverkan blir därmed ojämn över åren för det enskilda projektet och underskott kommer att uppstå alla år fram till det sista året då det uppstår ett överskott som i normala fall täcker föregående års underskott. Ett sätt att hantera problematiken är att anta att intäkterna uppstår i samma takt som kostnaderna. Genom detta antagande påverkas inte universitetets kapitalförändring förrän det går att avgöra om projektet har gått med över- eller underskott. Samtidigt som denna löpande intäktsuppbokning av projektet sker, avräknas motsvarande belopp från förskottet.

Intäktsuppbokning görs i samband med månadsbokslutet per den sista i varje månad.

Om det vid varje månadsbokslut finns en fordran på finansiären, d.v.s. mer medel har förbrukats än inbetalats bokförs detta genom en central körning som en fordran på ett tillgångskonto. Fordran bokförs på konto 163** (fordran på forskningsbidrag). I normalfallet finns dock en skuld till finansiären.

Institutionen anmäler till Ekonomiavdelningen för varje nytt projekt vilken procentsats för omkostnadspålägg som avtalats i kontrakt/avtal. Ekonomiavdelningen bokför månatligen pålägget beräknat på förbrukade kostnader. Om det avtalade omkostnadspålägget (bokförda på konto 5800–5802) är lägre än det pålägg som räknats fram för att täcka de indirekta kostnaderna (bokfört på konto 5808) bokförs skillnaden på konto 3709 av Ekonomiavdelningen.

En finansiell slutredovisning sker också till finansiären. Eventuella resterande medel kan bli föremål för återbetalning till finansiären. Underskott bör täckas av medel från institutionen. s.k. samfinansiering.

Statliga finansiärer ger medel för både direkta och indirekta kostnader. När det gäller privata finansiärer kan det se olika ut vad gäller finansiering av både direkta och indirekta kostnader.

Lokalkostnader, både inom kärn- och stödverksamheten ska bokföras som en direkt kostnad på respektive verksamhet/aktivitet.

Modell och exempel

Inbetalningar i bidragsprojekt bokförs på fyrställiga 25-konton (25**). Intäktsavräkning av kostnader bokförs på ett separat femställigt underkonto till inbetalningskontot (25***). Anledningen är att det i rapporter ska gå att bruttoredovisa dessa olika belopp.

För varje typ av finansiär finns det ett inbetalningskonto och ett avräkningskonto, t.ex.:

Konto Benämning
2501 Forskningsråd – inbetalning
25011 Forskningsråd – avräkning


För intäktsuppbokning/-avräkning av kostnader för bidragsprojekt gäller att nettot av intäkter och kostnader dras från inbetalda medel genom att ett 25***-konto debiteras och ett 36**-konto krediteras. Vid summering av alla 25-konton för ett projekt, visas hur mycket av de inbetalda medlen som inte är förbrukade. Dessutom blir intäkter och kostnader lika stora och projektet visar därmed inte löpande något resultat.

För att utröna projektets totala ekonomiska ställning måste hänsyn tas till övriga eventuella tillgångar och skulder vilket nästan uteslutande avser anläggningstillgångar och som kan komma att innebära framtida ekonomisk påverkan på projektet, såsom framtida avskrivningskostnader på anläggningstillgångar.

Uppdragsprojekt (utbildning och forskning)

Uppdragsprojekt är avgiftsfinansierade projekt för uppdragsforskning, uppdragsutbildning och beställd utbildning. Dessa hanteras och redovisas på samma sätt. I dessa projekt faktureras uppdragsgivaren och intäkten bokförs på 31**-konton. Det förekommer i normala fall inga förskott som för bidragsprojekten. Det blir därför inte fråga om någon automatisk intäktsuppbokning utifrån bokförda kostnader.

"Överskott" i ett pågående uppdragsprojekt beror på att alla kostnader inte har bokförts eller att för stora intäkter har bokförts den aktuella månaden. Intäkterna behöver då periodiseras. Då det är svårt att avgöra vilken typ av kostnader som borde bokas upp är det lättare att reglera intäkten och "överskottet" bokförs som en förutbetald intäkt. I månadsbokslutet debiteras intäktskonto 3158/3159 (periodiserade intäkter ej myndigheter/myndigheter) och konto 2774/2775 (förutbetalda uppdragsintäkter myndigheter/ej myndigheter) krediteras. Nästkommande månad vänds bokningen från 2774/2775 mot konto 3158/3159.

"Underskott" i ett pågående uppdragsprojekt beror på att uppdragsgivaren inte har fakturerats fullt ut. Intäkterna behöver på samma sätt som vid ”överskott” då periodiseras genom att boka upp en upplupen intäkt. I månadsbokslutet krediteras intäktskonto 3158/3159 och konto 1676/1677 (upplupna uppdragsintäkter ej myndigheter/myndigheter) debiteras. Nästkommande månad vänds bokningen från 1676/1677 mot konto 3158/3159.

Interna projekt

Interna projekt är projekt som huvudsakligen finansieras med anslagsmedel. De används när en ytterligare specifikation behövs utöver aktivitetskoden och används för behov av intern uppföljning. De följer samma redovisningsprinciper som för anslagsmedel. Det innebär att över-/underskott resultatförs i årsbokslutet. Däremot går själva projektet att använda på det nya året.

§4-projekt och miljöövervakning

Inom denna grupp bokförs projekt som inte omfattas av ovan beskrivna projekttyper. Det rör sig främst av intäkter av avgifter enligt 4 § Avgiftsförordningen, t.ex. kurser, konferenser m.m. som anordnas av universitetet och tillhandahålls mot en avgift.

Ofta rör det sig om flera ”kunder” för ett och samma projekt till skillnad mot uppdragsprojekten. Det blir därför ofta nödvändigt att använda sig av en samlingsfinansiärskod, t.ex. finansiärskod 738 (privatpersoner) eller efter en mest-kriteriums-princip, d.v.s. vilken typ av kunder som intäkterna främst kan hänföras till. Det ska dock bara avse mindre belopp.

Kunderna ska som huvudregel faktureras.

Relaterade länkar

Läs mer om fakturering i avsnittet om Kundfakturor och inbetalningar.

Forskarnummer

För att knyta samman de projekt som en enskild forskare ansvarar för används objektet "forskarnummer" i projektredovisningen. Forskarnumret är ett fyrsiffrigt löpnummer i intervallet 0001 - 8999. För projekt, vanligtvis interna projekt, som initierats av prefekt/motsvarande har forskarnumret ersatts av 9+institutionsnumret.

Forskarnumret finns som objekt i ekonomisystemet och överförs till beslutsstödsystemet IVS. I IVS finns en projektrapport (projektlista detaljerad, EIPR01), som visar information om den enskilde forskarens samtliga projekt.

Avslut av projekt

När projekt ska avslutas skiljer sig den redovisningsmässiga hanteringen åt beroende på vilken typ av projekt det avser. Gemensamt för alla projekt är dock att följande åtgärder ska göras av institutionen/motsvarande:

  • Kontering av löner som ska fortsätta att betalas ut, men från någon annan verksamhet, ska omkonteras i personalsystemet.
  • Fasta konteringar hos centrala enheter ska ändras genom att meddela respektive enhet, t.ex. enheter inom IT-avdelningen och Fastighetsavdelningen (exempelvis SU-butikens register).
  • Alla intäkter och kostnader som hör till projektet ska vara bokförda på projektet.
  • Ev. anläggningar ska flyttas till annan verksamhet om anläggningen förväntas kunna användas i annan verksamhet. Om anläggningen inte längre kan nyttjas i någon verksamhet ska anläggningen utrangeras och avyttras.

Avslut av externmedelsfinansierade projekt

När ett externmedelsfinansierat projekt (bidrag eller uppdrag) har avslutats får projektet inte längre periodiseras i den ekonomiska redovisningen då det inte längre finns en skuld eller fordran till finansiären. Ett bidragsprojekt är avslutat när det är slutredovisat till finansiären och dispositionsdatumet har infallit. Ett uppdragsprojekt i sin tur är avslutat när leverans av vara vara/tjänst är slutförd. Det finns en del kontrollåtgärder i ekonomisystemet som måste genomföras innan bidrags- och uppdragsprojekt kan stängas i redovisningen.

Relaterade länkar

Gå till Lathund avslut externa projekt på sidan Lathundar och mallar.

När ett externmedelsfinansierat projekt ska avslutas kan ett av följande scenarier uppstå:

  1. projektet uppvisar ett överskott,
  2. projektet uppvisar ett underskott eller
  3. projektet uppvisar varken över- eller underskott, d.v.s. ett nollresultat.

Överskott i bidragsfinansierade projekt

Överskott i bidragsprojekt ska normalt inte förekomma. Ibland avslutas dock projekt med överskott. Eftersom projektet inte längre får periodiseras i redovisningen kommer det därmed att påverka institutionens kapitalförändring mot bidragsaktivitet och därmed även myndighetskapitalet.

I samband med att överskottet förs över till balanserat kapital på konto 207* kan institutionen antingen behålla befintlig kostnadsbärare eller lägga upp/använda en gemensam samlingskostnadsbärare för avslutade projekt för att särskilja dessa medel.

Underskott i bidragsfinansierade projekt

Underskott i bidragsprojekt ska normalt inte förekomma då projektet ska vara fullt finansierat, antingen helt av finansiären eller genom samfinansiering. Om det ändå uppstår ett underskott tillämpas samma princip som vid överskott, d.v.s. underskottet påverkar institutionens kapitalförändring mot bidragsaktivitet och därmed även myndighetskapitalet. Om det finns ett tidigare balanserat överskott på bidragsaktivitet kan institutionen välja att använda det för att täcka underskottet på det avslutade projektet. Ett annat alternativ är att underskottet i bidragsprojektet samfinansieras (se nedan).

Relaterade länkar

Ekonomistyrningsverkets handledning Bidrag och donationer (pdf)

Samfinansiering i bidragsprojekt

Utgångspunkten i bidragsverksamheten är att den inte ska generera något över-/eller underskott (myndighetskapital), d.v.s. att intäkter och kostnader är lika stora när ett bidragsprojekt avslutas. Behov av samfinansiering ska tydliggöras redan vid kalkylering av projektet. I de fall ett bidragsprojekt som ska avslutas ändå uppvisar ett underskott kan samfinansiering med anslagsmedel göras för att nollställa projektet. För att få en rättvisande projektredovisning och för att universitetet ska följa SUHF-modellen får intäkter och kostnader inte omföras till ett annat projekt eller en annan aktivitetsgrupp för att nollställa projektet. Institutionen ska meddela Ekonomiavdelningen vid behov av samfinansiering genom att upprätta en bokföringsorder och skicka den i serviceportalen (se exempel nedan). Ekonomiavdelningen bokför därefter samfinansieringen på projektet. Observera att underskrift av prefekt/motsvarande krävs.

Exempel på bokföringsorder vid behov av samfinansiering vid projektavslut:

Konto Inst. Enhet Projekt Motpart Akt. Fin. Kostnb. Saldo D/K
3710 XXX XXXXX - 9XXX 30XXX - XXXXXX 2,00 kr D
3710 XXX XXXXX 1XXXXXXX 9XXX 31XXX XXX XXXXXX 2,00 kr K


Om ett eventuellt över- eller underskott ska regleras med bidragsgivaren görs detta genom att förskottskontona 25** utjämnas ("nollställs") vid ut- eller inbetalning. En förutsättning är att resultatet är noll i projektet, d.v.s. att den månatliga intäktsuppbokningen är gjord. Först måste dock förskottskontot 25** utjämnas mot intäktskontot 36**. Den differens som nu finns i resultaträkningen för projektet är över- eller underskottet. Över- eller underskottet bokförs därefter på konto 8999 (Redovisad kapitalförändring) av Ekonomiavdelningen i samband med årsbokslutet mot konto 2090 (Årets kapitalförändring) på institutionens/motsvarande bidragsfinansierade aktivitetskod.

När all bokföring är gjord stängs projektet i redovisningen av Ekonomiavdelningen.

Observera att det är mycket viktigt att projektets saldo är noll på samtliga nivåer i balansräkningen. Annars avslutas inte projektet i redovisningen utan fortlöper och utgående balans överförs till ingående balans.

Över-/underskott i uppdragsprojekt

Över-/underskott i uppdragsprojekt ska normalt inte förekomma då avgiften för uppdraget ska täcka alla kostnader (full kostnadstäckning) enligt avgiftsförordningen.

Om det ändå uppstår ett över-/eller underskott tillämpas samma princip som bidragsfinansierade projekt, d.v.s. över-/underskottet påverkar institutionens kapitalförändring mot uppdragsaktivitet och därmed även myndighetskapitalet. Om det finns ett tidigare balanserat överskott på uppdragsaktivitet kan institutionen välja att använda det för att täcka underskottet på det avslutade projektet enligt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till Avgiftsförordningen (§5).

Observera att samfinansiering av uppdragsprojekt inte får förekomma.

Avsluta interna projekt

Interna projekt avslutas inte på något speciellt sätt förutom att projektet stängs och avslutas för bokföring i redovisningen vilket förutsätter att projektet har nollsaldo på samtliga nivåer i balansräkningen.

Avsluta projekt med och utan anläggningstillgångar

När ett projekt avslutas och det finns anläggningstillgångar med ett restvärde som är kopplade till projektet finns det principiellt två olika fall:

  1. Anläggningstillgången kommer ej att användas i annan verksamhet eller
  2. Anläggningstillgången kommer att användas i annan verksamhet.

I fall 1 kommer anläggningstillgången inte att användas i någon verksamhet inom universitetet. Anläggningstillgången har därmed inte något värde för SU och ska utrangeras. Kostnaden (restvärdet) bokförs i det aktuella projektet. Fall 1 är i praktiken mycket ovanligt och förekommer endast i undantagsfall.

I fall 2 kommer anläggningstillgången att användas i annan verksamhet. Det kan avse verksamhet som är externmedels- eller anslagsfinansierad. Anläggningstillgången ska då överföras till den nya verksamheten och fortsätta avskrivas där, förutsatt att anläggningen har ett kvarvarande restvärde, vilket görs i anläggningsmodulen (AR) i ekonomisystemet. En blankett om omföring skickas då till Ekonomiavdelningen. I detta fall kan medel motsvarande restvärdet föras från det ursprungliga projektet till den nya verksamheten som kompensation för avskrivningskostnaden. För projektet innebär detta ekonomiskt samma utfall som om anläggningstillgången varit utgiftsbokförd.

Relaterade länkar

Läs mer i Lathund avslut externa projekt på sidan om Lathundar och mallar
Gå till avsnittet om Anläggningstillgångar
Utrangeringsblankett finns på sidan Blanketter & mallar

9. Kostnadsbärare

Ett centralt begrepp i den redovisningsmodell för full kostnadstäckning som Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) har utvecklat är kostnadsbärare. Rektor beslutade att modellen ska tillämpas vid Stockholms universitet från och med 1 januari 2009.

Kärnverksamhet och stödverksamhet

Enligt modellen indelas verksamheten i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kärnverksamheten är utbildning och forskning och denna bedrivs huvudsakligen vid institutionerna. Övrig verksamhet är stödverksamhet. Stödverksamhetens kostnader ska i sin helhet fördelas på kärnverksamheten och kallas då indirekta kostnader eller OH-kostnader.

Vad är en kostnadsbärare?

Den nivå inom kärnverksamheten som ska bära stödverksamhetens kostnader kallas kostnadsbärare. Kärnverksamheten måste därför indelas i kostnadsbärare.  

En kostnadsbärare är en avgränsad del i kärnverksamheten som ska bära samtliga intäkter och kostnader som institutionen erhåller intäkter för genom anslagsmedel, bidragsmedel eller avgifter eller genom både anslagsmedel och bidragsmedel. Dessa intäkter ska således inte bara täcka de direkta kostnaderna utan även relevant andel av de indirekta kostnaderna. Intäkterna bestämmer således gränsen för hur stora kostnader verksamheten kan bära.

Universitetets kärnverksamhet, utbildning och forskning, finansieras till 64 procent från två olika anslag som beskrivits inledningsvis. Anslaget för utbildning får inte användas för att finansiera forskning och tvärtom enligt regeringens regleringsbrev. Denna regel gäller även verksamhet som finansieras externt vilket innebär att en kostnadsbärare aldrig får innehålla medel för både utbildning och forskning.

Det finns ytterligare restriktioner genom avgiftsförordningens krav på full kostnadstäckning: för uppdragsverksamheten kan inte en kostnadsbärare innehålla medel från anslagmedel eller bidragsmedel utan får endast innehålla medel för uppdragsforskning, uppdragsutbildning eller beställd utbildning. Undantaget från detta är intäkter av avgifter enligt 4§ avgiftsförordningen (t.ex. konferenser) som inte kräver full kostnadstäckning.

Påläggskalkylering och kontering av stödverksamhet

Redovisningen av de indirekta kostnaderna för varje kostnadsbärare sker genom påläggskalkylering.

Pålägget består av tre olika delar:

  • pålägg för universitetsgemensamma kostnader
  • pålägg för fakultetsgemensamma kostnader och
  • pålägg för institutionsgemensamma kostnader.

Dessa ska alltid dels upp på kärnverksamheterna utbildning och forskning. De universitetsgemensamma kostnadernas procentsats för utbildning/forskning är samma för hela universitetet och består av universitetsförvaltningens och bibliotekets kostnader. Fakultetens kostnader består av områdesnämndens och fakultetens kostnader och är olika för varje fakultet. Varje institution påförs universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma kostnader genom att debiteras/faktureras för dessa kostnader från fakulteten varje tertial. Kostnaden bokförs på kostnadsbärare 999999 (stödverksamhet). Institutionen ska också bokföra sina institutionsgemensamma kostnader d.v.s. kostnader inom institutionen som inte direkt kan hänföras till utbildning eller forskning, på kostnadsbärare 999999 (stödverksamhet).

Institutionen konterar gemensamma kostnader för stödverksamhet uppdelat på anslagsfinansierad verksamhet (utbildning, 10*** och/eller forskning 30***) och anger kostnadsbärare 999999. Stödverksamhetens kostnader på kostnadsbärare 999999 fördelas till kärnverksamhetens projekt eller aktivitet vid månadsbokslut enligt institutionens omkostnadspåslag för utbildning respektive forskning. När de gemensamma kostnaderna har fördelats till kostnadsbärare i kärnverksamheten benämns de indirekta kostnader.

Basen för fördelning av indirekta kostnader är direkt lön och lönebikostnader (lönekostnadspålägg, LKP).

Huvudfunktioner enligt SUHF-modellen

Enligt SUHF-modellen ska de indirekta kostnaderna vid projektkalkylering fördelas på sex huvudfunktioner inom universitetsnivån, fakultetsnivån respektive institutionsnivån. Dessa huvudfunktioner är:

  • ledning
  • utbildnings- respektive forskningsadministration
  • ekonomi- och personaladministration
  • infrastruktur och service
  • bibliotek
  • nivåspecifikt

Kodstruktur för dimensionen kostnadsbärare

Dimensionen kostnadsbärare har sex positioner, varav de tre första utgör institutionsnumret. En kostnadsbärare kan innehålla verksamhet som bedrivs vid flera institutioner. Den institution som har huvudansvaret får de tre första positionernas siffror. Stödverksamheten har kostnadsbärarnummer 999999.

Relaterade länkar

SUHF-modellen – redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor (pdf)

10. Finansiär

De statliga redovisningsprinciperna kräver att samtliga externa intäkter kopplas samman utifrån vem som finansierat verksamheten. För att möta kravet finns det i universitetets redovisningsplan koder för de olika finansiärerna. Konteringssträngen kompletteras automatiskt med finansiärskod vid bokföring på externmedelsfinansierat projekt.

Anledningen är att universitetet ska kunna härleda varje krona till en finansiär och för externmedelsfinansierad verksamhet är finansiärskoden kopplad till projektkoden. För den anslagsfinansierade verksamheten är finansiärskoden direkt knuten till aktivitetskoden. Orsaken till de olika sätten att knyta verksamheten till finansiären beror på att anslagen är några få medan de externa finansiärerna är betydligt fler. Manuell korrigering av finansiärskod ska inte göras i bokföringen konteringen utan registrering och korrigering av finansiärskoder sker endast i projektregistret av Ekonomiavdelningen.

Finansiärskoder är grupperade efter olika typer av finansiär, se bilaga 3 nedan.

11. Motpart

I staten finns regler och rutiner för motpartsredovisning som syftar till att mellanhavanden mellan myndigheter ska kunna elimineras korrekt när årsredovisningen för staten upprättas. Motpartsredovisningen innebär att myndigheten specificerar vilken annan myndighet mellanhavandet avser och i vissa fall stämmer av informationen med motparten.

För att urskilja vem som är motpart i en ekonomisk transaktion används dimensionen motpart, både för att avgöra om mellanhavandet avser en annan myndighet och för att eliminera interna transaktioner. Koden är 4-ställig. Varje statlig myndighet har en egen motpartskod, som börjar med siffran 1 eller 2. Alla andra externa motparter har koden 7999. Varje kund eller leverantör har i respektive register försetts med en motpartskod. Den behöver därför inte anges särskilt när kund- eller leverantörsfakturor konteras. För interna transaktioner används interna motpartskoder som börjar med siffran 9 följt av institutionsnummer.

Vissa konton ska enbart användas för interna transaktioner. Exempel på konton som endast används för interna transaktioner är 3703, 3709, 3710 (interna intäkter), 4980 (internt fakturerade lönekostnader), 5011 (internt fakturerade lokalkostnader) och 5730 (sålda undervisningstjänster).

Uppgifter om motpartskoder finns i ekonomisystemet, Raindance Classic under Ekonomistyrning/Registervård/Kodplan/Objekt/Objekthantering, sök-id MOTP.