1. Utbetalningar

2. Leverantörsfakturabetalningar

3. Betalningar till leverantörer i Sverige

4. Betalningar till utlandet

5. Utlägg som redovisas via personalsystemet

6. Löneutbetalningar via personalsystemet

7. Kreditfaktura från leverantör

8. Kontroll av utbetalningar

9. Betalkort personligt betalningsansvar

10. Betalkort myndigheten betalningsansvarig

 

 

Betalningar

Stockholms universitet (SU) hanterar en mängd betalningar varje dag. Regleringen av betalningar görs i förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. Där anges att alla universitetets medel måste regleras mot universitetets konto i Riksgälden.

Riksgälden har slutit ramavtal för myndigheternas räkning med Danske Bank avseende betaltjänster i utländsk valuta. SU har tecknat myndighetsavtal utifrån detta ramavtal. SU har tecknat myndighetsavtal med Danske Bank avseende betaltjänster i svenska kronor efter förnyad konkurrensutsättning mellan Danske Bank, Nordea och Swedbank.

Betalningar till och från universitetet får bara ske via konton som har öppnats av ekonomiavdelningen. Betalningar inom universitetet får aldrig göras via bank utan ska bokföras genom interndebitering.

 

1. Utbetalningar

De betalningsvägar som universitetet har är:

  • Leverantörsfakturabetalning i ekonomisystemet Raindance
  • Utlägg som ersätts via personaladministrativa systemet Primula
  • Löneutbetalningar via lönesystemet
  • Reseförskott
  • Betalkort och inköpskort
  • Reseersättningar

 

2. Leverantörsfakturabetalningar

Så långt som möjligt ska man sträva efter att få inköp fakturerade. Enligt de allmänna villkoren för beställning, doss 309, dnr 2134/94, bilaga nr 7, godkänner inte universitetet kortare betalningstid än 30 dagar.

Rutinerna kring leverantörsfaktura betalning är följande: (för beskrivning av hur rutinerna utförs i ekonomisystemet, se Raindance handboken och manualen till Raindance portalen)

  1. Fakturan skickas till skanning leverantören för inskanning. Ekonomiavdelningen får dagligen en fil med inskannade fakturor som läses in i Raindance portalen. Vid inläsning blir fakturan automatiskt ankomstregistrerad och får status PREL. Fakturan cirkuleras till institutionen för vidare hantering.
  2. Institutionen beställningsgodkänner, konterar, attesterar och utanordnar fakturan i portalen. Slutligen signeras fakturan av behörig person och får därmed status DEF.
  3. Dagen efter signering i portalen får fakturan status DEF i Raindance Classic. Fakturan är därmed klar för utbetalning.
  4. Ekonomiavdelningen sänder samlade utbetalningsfiler till banken. Banken bevakar att utbetalning sker på angiven förfallodag.
  5. När betalningsuppdraget har utförts återredovisar banken betalningen till ekonomi-avdelningen som läser in en fil i Raindance. Vid inläsning av återredovisningsfilen ändrar leverantörsfakturan status till HBET. Institutionen kan därmed se att betalningen är utförd.

 

Allmänt

Ekonomiavdelningen sänder en inrikesfil och en utrikesfil till banken på måndagar och torsdagar. På grund av helgdagar kan även andra sändningsdagar förekomma.

Utbetalningsfilerna innehåller fakturor med förfallodagsintervall en vecka framåt. Förutsättningen för att en faktura ska komma med vid sändning är att den är signerad i portalen (status DEF) senast kl. 19.00 dagen före sändningsdagen till banken.

Ex: För att en faktura ska komma med i torsdagens sändning till banken måste den vara signerad i portalen senast onsdag kl. 19.00

Banken hanterar utbetalningsfilerna dagen efter sändningsdagen.

 

Betalningstider - Inrikes

Insättning på plusgiro, personkonto, bankkonto eller via bankgironummer

Betalningen bokförs på mottagarens konto på den förfallodag som angivits i Raindance. Detta innebär att mottagaren kan göra mötande betalningar den dagen, t ex betala egna räkningar.

Kontantuttag är dock möjligt först en bankdag senare.

Utbetalningskort

Banken skapar utbetalningskortet på den förfallodag som angivits i Raindance och normalt får mottagaren kortet dagen efter. Det finns dock ingen garanti för när mottagaren har kortet pga postgång etc.

 

Betalningstider - Utrikes

Insättning på bankkonto-SWIFT

Vår bank expedierar betalningen på den förfallodag som angivits i Raindance. Detta innebär att summan dras från SU:s bankkonto för utlandsbetalningar och att ett betalningsuppdrag skickas till den utländska banken. Sedan tar det ca 2 bankdagar innan den utländska banken har pengarna. Hur lång tid det tar innan betalningen bokförs på mottagarens konto beror på den utländska bankens egna rutiner.

Institutionen bör därför tidigarelägga förfallodagen i Raindance ca 10 bankdagar jämfört med förfallodagen enligt fakturan. Detta för att mottagaren med säkerhet ska ha betalningen tillgänglig på förfallodagen. Det är stor skillnad mellan olika länder och olika banker när det gäller hur snabbt pengarna bokförs på mottagarens konto.

Check

Vår bank skickar ett betalningsuppdrag till den utländska banken på den förfallodag som angivits i Raindance. Checken skrivs sedan ut av den utländska banken och skickas till mottagaren. Hur lång tid det tar innan mottagaren har checken beror på postgången i det aktuella landet etc. Tidigarelägg därför förfallodagen i Raindance ca 10 bankdagar jämfört med förfallodagen enligt fakturan.

 

Information till betalningsmottagaren

Mängden information som kan lämnas till betalningsmottagaren varierar beroende på om det är en inrikes- eller utrikesbetalning samt om det är en betalning till plusgiro- eller bankgiro/bankkonto. Information lämnas i fältet ”levmeddelande”eller som extra rader via”extra lev.meddelande” i Raindance portalen.

Information vid utlandsbetalning

Levmeddelande: Max 14 tecken kommer med vid sändning till banken.

Via ”extra lev.meddelande”: Max 2 rader med 25 tecken per rad.

Detta är den mängd information som vår bank i Sverige skickar till mottagarens bank i utlandet. Hur mycket av den informationen som slutligen når mottagaren varierar mellan olika utländska banker.

Information vid inrikes betalning – till plusgirokonto/personkonto/utbetalningskort

Levmeddelande: Max 27 tecken

Via ”extra lev.meddelande”: Max 2 rader med 25 tecken per rad.

Information vid inrikes betalning – bankgiro

Levmeddelande: Max 27 tecken

Via ”extra lev.meddelande”: Max 2 rader med 25 tecken per rad.

Information vid inrikes betalning – direktinsättning på bankkonto

Levmeddelande: Max 11 tecken

Vid direktinsättning på bankkonto, dvs. inte via bankgiro, är informationen till mottagaren generellt mycket begränsad. Vissa banker aviserar sina kunder separat vid varje inbetalning medan andra endast skickar ut ett kontoutdrag en gång per månad.

 

3. Betalningar till leverantörer i Sverige

Betalning kan göras via bankgiro, direktinsättning på bankkonto, personkonto, plusgiro eller utbetalningskort. Vid betalning med utbetalningskort skickas kortet till den adress som är angiven i Raindance leverantörsregister. Betalning med utbetalningskort medför högre kostnad för universitetet och för mottagaren. Dessutom är betalning via bankgiro/bankkonto/plusgiro en säkrare betalningsväg. Utbetalningskort bör därför undvikas om det är möjligt.

Vid betalning till bankkonto ska mottagaren uppge sitt bankkonto inklusive clearingnummer.

 

4. Betalningar till utlandet

Betalning till utlandet kan göras med check eller via kontoinsättning, s.k. SWIFT-betalning. Ett annat ord för SWIFT är BIC. Vid betalning med check skickas checken till den adress som är angiven i Raindance leverantörsregister. SWIFT-betalning är en säkrare och snabbare betalningsväg än att betala med check. Det blir också en lägre kostnad för både avsändare och mottagare om betalningen görs som en kontoinsättning.

Vid kontoinsättning är det viktigt att vissa uppgifter avseende betalningsmottagarens bank finns med. Saknas uppgifter riskerar betalningen att stoppas eller försenas. Det är också viktigt att kontoinnehavarens namn är korrekt angett. Kontrollera vid beställning av vara/tjänst att leverantören är upplagd med korrekta bankuppgifter i Raindance leverantörsregister.

 

SWIFT-betalning till land som använder IBAN

Det är obligatoriskt att ange kontonummer i IBAN-format vid betalningar till länder som använder IBAN. Även mottagarbankens SWIFT/BIC är obligatorisk uppgift. Betalning som inte har korrekt IBAN och korrekt SWIFT/BIC stoppas av banken.

 

SWIFT-betalning till land som inte använder IBAN

SWIFT/BIC-adress ska alltid anges vid alla utlandsbetalningar (undantag för USA, se nedan). Vår bank kan inte genomföra betalningsuppdraget om mottagarbankens SWIFT/BIC saknas.

SWIFT/BIC-adress som innehåller 11 tecken går direkt till mottagarens egen lokala bank.

SWIFT/BIC-adress med 8 tecken går till bankens huvudkontor. Då behövs dessutom uppgift om branch för att bankens huvudkontor ska kunna skicka pengarna till rätt lokal bank. Branch kan uttryckas med bokstäver eller siffror.

Betalning till USA:

Vid betalning till USA anges FW (fedwire). Ibland kan det stå ABA eller Routingnumber men det betyder samma sak som FW.  Det viktiga är att denna kod alltid ska ha 9 siffror. Ange även SWIFT/BIC om denna finns angiven på underlaget/fakturan.

Betalning bör vara i valuta USD. Endast ett fåtal banker tar emot SEK och då mot en hög avgift.

Betalning till Canada:

Vid betalning till Canada anges SWIFT/BIC och branch, s.k. Canadian code/Routingnumber. Denna består av 9 siffror (4 + 5). De fyra första siffrorna kallas ibland ”bankcode/institutionnumber” och övriga fem siffror ”kontorskod/transitnumber”.

Betalning till Australien:

Vid betalning till Australien anges SWIFT/BIC och bankens branch, 6 siffror. Branch kallas ofta ”BSB-number”.

Betalning till Sydafrika:

Vid betalning till Sydafrika anges SWIFT/BIC och bankens branch, 6 siffror. Branch kallas ofta ”clearingcode” eller ”sortcode”.

Betalning till Indien:

Vid betalning till Indien anges SWIFT/BIC och bankens branch. Branch kallas IFS code och består av 11 tecken.

Betalning till Nya Zeeland:

Vid betalning till Nya Zeeland anges SWIFT/BIC och bankens branch, s.k. clearingcode,

6 siffror.

                                           

Valutakoder

Vid utlandsbetalningar är det viktigt att betalning sker i rätt valuta, dvs. en valuta som accepteras av banksystemet i det aktuella landet. Betalning som sker i fel valuta riskerar att returneras av den utländska banken. På fliken Medarbetare > Ekonomi > Ekonomisystem finns Riksbankens förteckning över land- och valutakoder. I kolumnen REK.VALUTA framgår vilken valuta som ska användas vid betalning till olika länder.

 

5. Utlägg som redovisas via personalsystemet

I de fall som en anställd har haft utlägg i tjänsten kan dessa redovisas och utbetalas via det personaladministrativa systemet Primula.

 

6. Löneutbetalningar via personalsystemet

Utbetalningar av löner och arvoden görs via personalsystemet till bankkonto som den anställde meddelat banken.

Utbetalningar till den som inte har bankkonto görs via utbetalningskort.

Löneutbetalningar görs den 25:e i varje månad. Om den 25:e infaller på en lördag betalas lönen ut närmast föregående vardag. Om den 25:e infaller på en söndag sker löneutbetalningen närmast följande vardag.

I övriga lönefrågor hänvisas till Personalavdelningen.

 

7. Kreditfaktura från leverantör

 

Hantering av kreditfakturor

Kreditfakturor skickas till skanning enligt samma rutin som debetfakturor.

 

Bokning i Raindance av kreditfaktura

Institutionen konterar, attesterar, utanordnar och signerar kreditfakturan så att den får status DEF. Kreditfakturan konteras med samma konteringssträng som debetfakturan, men beloppet bokas i kredit.

I samband med att fakturan får status DEF tillgodoräknas institutionen (projektet, aktiviteten etc.) kreditfakturans belopp. Rent bokföringsmässigt har alltså institutionen tillgodoräknats kreditbeloppet även om kreditfakturan fortfarande är oreglerad mot leverantören, se mer om reglering nedan.

Kreditfakturor blir automatiskt inlästa med förfallodatum lika med fakturadatum, d v s de regleras snarast möjligt. Kreditfaktura avseende en redan betald debetfaktura ska regleras snarast möjligt. Om kreditfakturan avser en debetfaktura som ännu inte betalats, bör institutionen ändra kreditfakturans förfallodatum och kreditfakturans fakturadatum så att båda dessa sammanfaller med debetfakturans förfallodag. Klicka på ”ändra faktura” och sedan på ”spara” när du gjort ändringarna. Vid felmeddelande ”perioden stängd eller saknas” ska kreditfakturans fakturadatum och förfallodatum lämnas oförändrade.

 

Kreditfakturor avseende anläggningar (konto 1271)

Vid kontering på konto 1271 är det viktigt att institutionen meddelar ekonomiavdelningen kreditfakturans fakturanummer (i Raindance) samt verifikationsnummer. Detta för att anläggningsregistret måste korrigeras.

 

Reglering i samband med utbetalning (huvudregeln)

Huvudregeln är att kreditfakturor regleras mot debetfakturor vid utbetalning till leverantören. Detta sker automatiskt i samband med sändningen av betalfilen till banken. Universitetet betraktas som en och samma juridiska person. Detta innebär att en kreditfaktura ställd till en institution kan regleras mot en debetfaktura ställd till en annan institution.

Om en kreditfaktura (status DEF) är oreglerad under en längre period (på grund av att leverantören inte skickar debetfakturor som kreditfakturan automatiskt kan avräknas mot), kontaktar ekonomiavdelningen leverantören och begär att kreditfakturan istället regleras genom inbetalning till universitetet. Om leverantören inte återbetalar överlämnar ekonomi-avdelningen ärendet till inkasso.

 

Reglering via inbetalning till SU

Om det framgår av kreditfakturan att reglering endast får ske genom inbetalning eller om institutionen kommer överens med en leverantör att reglering ska ske via inbetalning till universitetet, så gäller följande:

Fakturan skickas till skanning precis som vanligt och konteras etc. så att den får status DEF. Det är dock viktigt att institutionen meddelar ekonomiavdelningen vilken faktura det gäller. Om detta inte sker kommer fakturan att regleras "dubbelt", d v s både genom inbetalningen till universitetet och i samband med nästa utbetalning till leverantören.

 

8. Kontroll av utbetalningar

Enligt Riksgäldens föreskrifter till 6 § Förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning ska myndigheten kontrollera samtliga utbetalningar. Kontrollen ska omfatta att betalning sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt. Den eller de personer som attesterar fakturan ansvarar för denna kontroll.

Attest, utanordning och signering av fakturor sker på respektive institution via Raindance portalen. Varje institution ska upprätta en attest och en utanordningsförteckning som förvaras i original vid institutionen. Förteckningarna ska revideras vid förändringar. För mer information om attest och utanordningsreglerna hänvisas till Regelboken, Bok 3, Ekonomi, Attest- och utanordning.

I samband med sändning av utbetalningsfil till banken kontrollerar ekonomiavdelningen samtliga betalningar över 100.000sek. Vid denna kontroll granskas att betalning sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt.

 

9. Betalkort personligt betalningsansvar

  • Eurocard Corporate med personligt betalningsansvar

Anställd vid Stockholms universitet kan ansöka om betalkort för myndigheter. Arbetsgivaren upphandlar förmånliga betalningsvillkor eller garanterar vissa betalningsvillkor för den anställde. Kortet används för inköp i tjänsten men kan även användas privat. Betalningsansvaret ligger på korthavaren.

Ansökan och beslut

Prefekt eller motsvarande beslutar om vem som ska tilldelas betalkort. Ansökan om betalkort skickas direkt till leverantören av betalkortet. Efter sedvanlig kreditprövning sänds betalkortet hem till korthavaren.

Redovisning av utlägg

Betalkortsfakturan sänds hem till den enskilde korthavaren som själv betalar den och yrkar ersättning från arbetsgivaren för utlägg i tjänsten. För att få ersättning från arbetsgivaren ska arbetstagaren lämna en redovisning av utläggen tillsammans med originalkvitton som styrker gjorda utlägg. Av redovisningen ska framgå vad utläggen avser. På kvitton som avser representation ska samtliga som deltagit antecknas och syftet med representationen anges.

Betalkortsfakturan har en kredittid på 30 dagar vilket innebär att korthavaren inte behöver ligga ute med pengar om han/hon har redovisat sina utlägg i tid.

Skyldighet att återlämna betalkort

Korthavare som slutar sin anställning vid Stockholms universitet ska återlämna kortet till institutionen eller motsvarande.

 

10. Betalkort myndigheten betalningsansvarig

  • Eurocard Corporate Gold med myndigheten som betalningsansvarig

Anställd vid Stockholms universitet kan ansöka om betalkort för myndigheter. Kortet får endast användas i tjänsten och endast för inköp av varor och tjänster i den dagliga verksamheten. Kortet ska inte användas för köp på restaurang, representation, rese- och hotellkostnader. Då ska ett betalkort med personligt betalningsansvar för kortinnehavaren användas alt. resekonto. Betalkortet går inte att använda för kontantuttag och spel. Betalningsansvaret för gjorda inköp ligger på Stockholms universitet, men kortinnehavaren ansvarar för kortets användning.

I de fall betalning kan ske mot faktura ska kortet inte användas.

Kortet har en generell övre inköpsgräns på 10 000:- per 30-dagarsperiod. Om särskilda skäl föreligger kan dock en högre inköpsgräns beviljas. Dessa skäl ska dokumenteras och efter underskrift av prefekt/motsvarande skickas till ekonomiavdelningen tillsammans med ansökningsblanketten.

Vid ansökan om högre inköpsgräns ska följande anges:

  • kortinnehavarens namn och personnummer
  • inköpgräns 30 dagar SEK
  • tidsperiod för ändrad inköpsgräns
  • typ av varor och tjänster som ska betalas med kortet

Ansökan och beslut

Ansökan om kort görs på särskild blankett som tillhandahålls av ekonomiavdelningen. Institutionen anger på ansökan vem eller vilka personer som ska tilldelas kort samt fakturaadressen. Efter underskrift av prefekt (motsvarande) skickas ansökan till ekonomiavdelningen. Efter underskrift av ekonomichef registreras ansökan i webbtjänsten é-admin. Kort och kod skickas till innehavarens hemadress.

Redovisning av utlägg

Fakturan från kortföretaget skickas till institutionen. Efter komplettering med kvitton etc. skickas fakturan till skanning. Underlag ska bifogas som visar vad som betalats, om dessa uppgifter inte tydligt framgår av fakturan från betalkortsföretaget.

Momskonteringen ska göras med utgångspunkt i underlaget från leverantören. Den angivna momsen på fakturan från Eurocard är inte fullständig.

Skyldighet att återlämna betalkort

Om korthavaren slutar sin anställning vid Stockholms universitet, ska kortet omgående skickas itu klippt till ekonomiavdelningen. Om korthavaren byter anställning till annan institution ska dess prefekt/motsvarande skriftligen medge att kortet övertas. Medgivandet skickas till ekonomiavdelningen.