Leverantörsfakturor i Raindanceportalen 

Målet är att inkorgarna ska vara tömda senast sista arbetsdagen i månaden kl. 18:30.
Se datum för periodstängningar

För att en leverantörsfaktura ska få status DEF ska den slutkonteras, utanordnas och signeras. För fakturor där man inte är överens med leverantören gäller att fakturan ska ”parkeras” genom att använda funktionen Under utredning i fakturaportalen.

Kundfakturor i Raindance Classic

Kundfakturering sker senast sista arbetsdagen i månaden kl. 18:30.
Se datum för periodstängningar

Ej definitivsatta-kundfakturor får aldrig skickas ut till kund.

Kundfakturor med status NY och PREL ska *godkännas* (DEF) eller *makuleras* (MAK). 

Kundfakturor med status NY eller PREL som ligger kvar efter periodstängning, kommer att makuleras av Ekonomiavdelningen.

Kontrollera att rätt intäktskonto används vid fakturering av uppdragsprojekt:

Uppdragsprojekt, utbildning (projekt nr 3********)

konto 3101 ”Uppdragsutbildning, utomstatlig”
konto 3102 Uppdragsutbildning, inomstatlig”

Uppdragsprojekt, forskning (projekt nr 2********)

konto 3111 ”Uppdragsforskning, utomstatlig”
konto 3112 ”Uppdragsforskning, inomstatlig”

Bidragsprojekt ska inte faktureras!

Bokföringsordrar i Raindanceportalen

Bokföring sker senast andra vardagen i efterföljande månad kl. 18:00.
Se datum för periodstängningar.

Samtliga bokföringsordrar ska vara godkända. Kontrollera att det inte finns några ”Ej godkända” som har verifikationsdatum under den månad som ska stängas.

Institutionens bokföringsordrar skapade i bokföringsportalen hittas genom sökning i bokföringsportalen:

  1. Klicka på menyn ”Bokföringsorder” överst på sidan. 
  2. Klicka på menyn ”Sök”, klicka sedan på ”Dokument” i vänsterkanten. 
  3. Kontrollera att ”Bokföringsorder” är förkryssad i sökbilden.
  4. På ”Händelse” välj ”Kontering” och på ”Koddel” INST. 
  5. Fyll i institutionsnummer, klicka på knappen ”Sök” nere i högra hörnet.

Den lista som genereras går att sortera på status genom att klicka överst på kolumnen ”Status” längst till höger. ”Ej godkända” bokföringsordrar hamnar då antingen överst eller underst beroende på vald sorteringsordning.

Bokföringsordrar med verifikationstyp IFP97 och BOK97 som skapats och skickats till annan institution kommer att ha status ”Ej godkänd” tills mottagande institution konterat färdigt bokföringsordern och godkänt den.

Övriga ”Ej godkända” bokföringsordrar ska åtgärdas.

Manuella bokföringsordrar via serviceportalen

Detta avser bokföringsordrar avseende konton som institutioner/motsvarande inte har behörighet att bokföra på själva. 

Bokföringsorder i excelformat med kompletta underlag skickas till Ekonomiavdelningen via serviceportalen senast andra vardagen i efterföljande månad kl.18:00.
Se datum för periodstängningar.

Stöldbegärliga förbrukningsinventarier (SFI)

Rutinen som gäller fr.o.m. 2019 kräver att alla poster ska DEF-sättas direkt i anläggningsregistret för att saldo på konto 1278 ska bli noll.
Kontrollera konto 1278 och åtgärda eventuella poster sista arbetsdagen i månaden kl. 18:30.

Oidentifierade medel, depositioner och personförskott

För oidentifierade medel, depositioner och personsförskott gäller följande:

  • Nollställ oidentifierade medel, konto 2651. Återkoppla snarast till Ekonomiavdelningen via serviceportalen om ni har poster som berör er institution/motsvarande.
  • Avstämning av depositioner, konto 2632.
  • Avstämning av personförskott.

Bokföring på verifikationstyperna UG5807/FU5807 

Varje månad i samband med periodstängning utför Ekonomiavdelningen en maskinell körning som fördelar ut indirekta kostnader på varje kostnadsbärare i kärnverksamheten som har haft lönekostnader under månaden. 

Fördelningsgrund för de indirekta kostnaderna är direkt lön och fördelningen sker utifrån institutionernas inrapporterade procentsatser för UGA (utbildning på grundnivå och avancerad nivå) respektive FUF (forskning och utbildning på forskarnivå).

Bokföring sker på konto 5809 "Indirekta kostnader enligt institutionernas påslag". Motbokning sker på konto 5807 "Utdebiterade indirekta kostnader", anslagsaktivitet UGA respektive FUF, kostnadsbärare (kb) 999999 Stödverksamhet. Verifikationsdatum är alltid den sista i månaden.

Ekonomiavdelningen meddelar när ovan bokföring är gjord via maillistan raindansare (raindansare@su.se). Verifikationstypen UG5807 (Stödverksamheter UGA) och verifikationstypen FU5807 (Stödverksamheter FUF) öppnas då för bokföring under en begränsad tid i Raindance bokföringsportal. 

De institutioner som budgeterat kb 999999 Stödverksamhet på någon annan enhet än den ”blanka” enheten (XX i Mercur) eller lagt upp interna projekt på kb 999999, har då möjlighet att boka om konto 5807. Det vill säga att ombokning sker inom kb 999999 till samma projekt och/eller enhet där man har kb 999999:s kostnader. Verifikationsdatum ska vara den sista i månaden.

Institutionen behöver inte göra något om:

  • Institutionens kb 999999 helt och hållet är budgeterad på enhet ”blank” (XX i Mercur) och utan interna projekt.
  • Kostnaderna avseende kb 999999 och ”intäkten” på konto 5807 redan är på samma enhet.

Datum när UG5807/FU5807 öppnas för bokföring 2020

Se nedanstående tabell med preliminära datum för när verifikationstyperna UG5807/FU5807 är tillgängliga för bokföring för bokföringsår 2020.

Månad Händelse Datum
Januari Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
torsdag 6/2
Februari Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
onsdag 4/3
Mars Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
fredag 3/4
April Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
onsdag 6/5
Maj Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
onsdag 3/6
Juni Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
fredag 3/7
Juli Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
onsdag 5/8
Augusti Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
torsdag 3/9
September Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
måndag 5/10
Oktober Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
onsdag 4/11
November Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
torsdag 3/12
December Verifikationstyperna UG5807/FU5807
öppnas i Raindance.
januari 2021,
se separat schema