Bakgrund till Ekonomiprojektet – ett universitetsgemensamt projekt

Universitetets ekonomimodell speglar universitetets organisation och verksamhet genom att beskriva hur ekonomisk planering, redovisning och uppföljning sker samt inom vilken organisatorisk nivå utifrån externa krav och interna behov. För att ekonomimodellen ska vara adekvat krävs att det finns aktualitet i modellen samt att de ekonomiadministrativa systemen på ett enkelt, tillförlitligt och säkert sätt kan processa och åskådliggöra den ekonomiska informationen. Universitetet är till sin struktur decentraliserat vilket ställer krav på ett väl fungerande administrativt stöd inom och mellan alla organisatoriska nivåer. 

Universitetets ekonomisystem, Raindance Classic, infördes år 1993 och har kontinuerligt uppdaterats genom åren. Universitetets nuvarande redovisningsplan infördes samma år och har sedan dess kompletterats med bl.a. motpartsredovisning och redovisningsmodell för direkta och indirekta kostnader, den s.k. SUHF-modellen. Raindance Classic är föråldrat och kommer i framtiden inte att underhållas av nuvarande systemleverantör. Därför behöver ett nytt ekonomisystem implementeras vilket förutsätter att en utvärdering av nuvarande ekonomimodell och ekonomiadministrativa system, däribland ekonomisystemet, genomförs innan dess.

Mot bakgrund av ovan har ledningen för universitetet funnit att en översyn av universitetets ekonomimodell för att förbereda inför val av nya ekonomiadministrativa system är strategiskt viktigt och finns därför med som en av åtgärderna som beskrivs i Strategier för Stockholms universitet 2015-2018 och tillhörande åtgärdsplan.

Beställare av projektet, förvaltningschef Eino Örnfeldt, beslutade 2018-02-01 att starta projektet. Projektet är ett universitetsgemensamt projekt och kommer att involvera medarbetare inom olika nivåer och funktioner.

Från översyn till införande

Projektet är en förstudie inför efterföljande införandeprojekt som i sin tur ska bidra till att genomföra eventuella förändringar i universitetets ekonomimodell samt kravställa, upphandla och implementera nytt ekonomisystem senast 2022.

Projektets mål är att senast den 12 december 2019 sammanställa en utvärdering av universitetets ekonomimodell och ekonomiadministrativt systemstöd till efterföljande införandeprojekt.

Målsättningen är att förenkla, förtydliga och förbättra ekonomiadministrativa processer och rutiner för universitetet som helhet.

Mer specifikt innebär det att projektet bl.a. ska;

  • göra en översyn av universitetets redovisningsplan och identifiera förändringar med målsättning att den är aktuell, ändamålsenlig och flexibel utifrån externa krav och interna behov
  • kartlägga ekonomiadministrativa processer och rutiner inom universitetet och identifiera förbättringar med målsättning att de utgör ett väl fungerande ekonomiadministrativt verksamhetsstöd
  • kartlägga universitetets nuvarande ekonomiadministrativa system och identifiera krav och behov med målsättning att systemstödet är användarvänligt, tillförlitligt och säkert samt stödjer ekonomimodellen.

Aktiviteter

Projektet kommer att kartlägga och utvärdera universitetets ekonomiadministrativa processer, rutiner och systemstöd i dialog med medarbetare inom universitetet i arbets- och referensgrupper. En förutsättning för projektet är att medarbetare inom hela universitetet ges möjlighet att medverka i projektet och bidra med kunskap och erfarenheter.