Bakgrund

Universitetets ekonomisystem, Raindance Classic, infördes år 1993 och har kontinuerligt uppdaterats genom åren. Raindance Classic är föråldrat och kommer inom några år inte att underhållas av nuvarande systemleverantör. Under översynsprojektet identifierades behov och funktionalitet för ett framtida ekonomisystem och under större delen av 2020 pågick ett arbete med att upphandla ett nytt ekonomisystem. CGI vann upphandlingen och det nya ekonomisystemet planeras att driftsättas med start i början av 2022.

Införande av nytt ekonomisystem i olika etapper

Upphandlingen avslutades i januari 2021 och samarbetet med den vinnande anbudsgivaren, CGI, påbörjades i februari 2021. Bland det första som görs är sätta upp strukturer i det nya ekonomisystemet, t.ex. behörigheter, arbetsflöden, koddelar i den nya redovisningsplanen och tillämpning av SUHF-modellen tillsammans med CGI.

Driftsättning av ekonomisystemet planeras i två etapper:

Januari 2022

  • Ekonomi (moduler för huvudbok, reskontror, projekt och uppföljning)

  • E-handel

November 2022

  • Budget och prognos

Budgetering för budgetåret 2022 som påbörjas under hösten 2021, kommer således att ske i det befintliga budgetverktyget Mercur. Anpassningar i Mercur för den nya redovisningsplanen pågår.

Införande av Ekonomi och E-handel under 2021

Analys och Design (mars – maj/juni)

  • Den första fasen ”Analys och Design” pågår under våren och kommer att bedrivas i ett antal parallella delprojekt (även kallat arbetsgrupper). Respektive delprojekt kommer att tillsammans med CGI arbeta med att definiera exakt hur systemet ska fungera när det senare tas i drift – alltså när vi börjar använda systemet på riktigt i vardagen.
  • Respektive delprojekt har en delprojektledare från CGI som leder och planerar arbetet. Det är denna delprojektledare som även kommer att hålla i utbildningen för respektive område. Det finns även utsedda kontaktpersoner inom SU som håller den huvudsakliga kontakten med delprojektledaren.

Implementation (juni – augusti/september)

  • Analys och Design ska resultera i ett antal ”Designdokument” som blir som en specifikation över vad som ska sättas upp i systemet under Implementation. I denna fas konfigurerar CGI systemet så att det exakt följer vad som är definierat i designdokumentet. Det betyder att systemet nu anpassas för SU regler, konton, kostnadsställen m.m.

Test och ändring (september – november)

  • Därefter följer en fas av ”Test och ändring”, där SU testar och verifierar att systemet är konfigurerat och fungerar såsom det blivit beslutat under Analys och Design. Denna fas avslutas med ett formellt godkännande av testerna och projektet kan då gå vidare till nästa fas.

Driftsättning och ”go-live” (december – januari)

I den sista fasen ska systemet driftsättas, vilket betyder att systemet görs i ordning för att börja fungera i vardagen och verkligheten. Detta är planerat till årsskiftet 2021/2022 för att kunna driftsättas/rullas ut i hela verksamheten 1/1 2022, vilket även ibland kallas ”Go-live”!

Budget och prognos kommer att driftsättas senare under 2022.

Översiktlig preliminär tidplan införande nytt ekonomisystem 2021-2022

Övergripande preliminär tidplan införande ekonomisystem (164 Kb)

Deltagare i delprojekten med CGI

Deltagare i delprojekten är tillsatta för att stödja uppsättning av och testa olika moduler i systemet. I grupperna ingår både specialister från Ekonomiavdelningen samt respresentation från andra förvaltningsavdelningar och institutioner/motsvarande.

Nedan finns en lista över vilka som deltar i respektive delprojekt.

Ekonomi - redovisning

Katja Mannerla, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Pia Grankvist, Ekonomiavdelningen
Lars-Erik Wikström, Ekonomiavdelningen
Tiina Reiman, Ekonomiavdelningen
Linda Hedström, Ekonomiavdelningen
Karolina Pihlblad, Ekonomiavdelningen
Anders Jigin, Naturvetenskapliga området
Maria Gärdelöv, Humanvetenskapliga området
Emma Geira, Humanvetenskapliga området
Angelica Olausson, Fastighetsavdelningen
Henrik Lennermark, Psykologiska institutionen

Ekonomi - kundreskontra

Håkan Sixtensson, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Lars-Erik Wikström, Ekonomiavdelningen
Linda Hedström, Ekonomiavdelningen
Ulla Norlin, Fastighetsavdelningen
Mohammed Qrimeche, Fastighetsavdelningen
Emma Ekelund, Insitutitionen för de humanistiska och samhällsvetenskapliga ämnenas didaktik (HSD)
Naorin Mansur, Institutionen för etnologi, religionshistoria och genusvetenskap (ERG)

Ekonomi - leverantörsreskontra

Carola Karpegård, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Lars-Erik Wikström, Ekonomiavdelningen
Stefan Lejonbalk, Ekonomiavdelningen
Christer Niklasson, Ekonomiavdelningen
Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen
Märta Melcher, Personalavdelningen
Malin Hell, Fysikum

Ekonomi - anläggningsreskontra

Aldona Stowik, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Lars-Erik Wikström, Ekonomiavdelningen
Linda Hedström, Ekonomiavdelningen
Bijan Shafeie, Ekonomiavdelningen
Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen
Therese Nyberg Larsson, Fastighetsavdelningen
Angelica Olausson, Fastighetsavdelnignen
Eva Kvist, Institutionen för ekologi miljö och botanik (DEEP)
Anna Rehdin, Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV)

Ekonomi - projekt

Gurly Olson, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Lars-Erik Wikström, Ekonomiavdelningen
Karolina Pihlblad, Ekonomiavdelningen
Linda Hedström, Ekonomiavdelningen
Yvonne Oliveria, Ekonomiavdelningen
Katja Mannerla, Ekonomiavdelningen
Sheila Norman Sharma, Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd
Betina Loza Fernandez, Institutionen för etnologi religionshistoria och genusvetenskap (ERG)
Mariana Mesherjakova, Institutionen för miljövetenskap (ACES)
Anders Jigin, Naturvetenskapliga området (referensperson)
Maria Gärdelöv, Humanvetenskapliga området (referensperson)
Emma Geira, Humanvetenskapliga området (referensperson)

Ekonomi - rapport och analys

Anders Nordström, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Lars-Erik Wikström, Ekonomiavdelningen
Karolina Pihlblad, Ekonomiavdelningen
Linda Hedström, Ekonomiavdelningen
Katja Mannerla, Ekonomiavdelningen
Lisa Bäckmark, Planeringssekretariatet

E-handel

Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Lars-Erik Wikström, Ekonomiavdelningen
Stefan Lejonbalk, Ekonomiavdelningen
Thomas Torpfeldt, Ekonomiavdelningen
Anna Wase, Personalavdelningen
Brian Baskin, Fastighetsavdelningen
Angelica Olausson, Fastighetsavdelningen
Matthew Bennett, Institutionen för biokemi och biofysik (DBB)
Susanne Helgeström, Barn- och ungdomsvetenskapliga institutionen (BUV)

Budget och prognos

Anders Nordström, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Lars-Erik Wikström, Ekonomiavdelningen
Karolina Pihlblad, Ekonomiavdelningen
Linda Hedström, Ekonomiavdelningen
Katja Mannerla, Ekonomiavdelningen
Lisa Bäckmark, Planeringssekretariatet
Anders Jigin, Naturvetenskapliga området
Sabina Pracic, Fastighetsavdelningen
Peter Tidbeck, IT-avdelningen
Ulrika Almquist, Nationalekonomiska institutionen (NEK)
Stina Nieminen, Östersjöcentrum

Teknik/övergripande och integrationer

Lars-Erik Wikstöm, Ekonomiavdelningen (kontaktperson teknik/övergripande)
Michael Cederberg, IT-avdelningen (kontaktperson integrationer)
Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen
Stefan Lejonbalk, Ekonomiavdelningen