Varför nytt ekonomisystem?

Universitetets ekonomisystem, Raindance Classic, infördes år 1993 och har kontinuerligt uppdaterats genom åren. Raindance Classic är föråldrat och kommer inom några år inte att underhållas av nuvarande systemleverantör. Under översynsprojektet identifierades behov och funktionalitet för ett framtida ekonomisystem och under större delen av 2020 pågår ett arbete med att upphandla ett nytt ekonomisystem som planeras att driftsättas med start i början av 2022.

Gå till information om internremissen.

Upphandling

Projektets styrgrupp fattade under våren 2020 ett inriktningsbeslut om att upphandla en helhetslösning, d.v.s. ett integrerat system för ekonomihantering, e-handel samt budget- och prognoshantering. Syftet med en helhetslösning är främst att skapa en bättre användarupplevelse och för att minska antalet integrationer mellan olika system och därmed minimera tidsfördröjningar.

Upphandlingen publicerades 16 oktober 2020 och sista svarsdag för anbudsgivare var 23 november 2020. Just nu pågår utvärdering och kvalificering.

Läs nyheten om publicering av upphandlingen (publicerad 20 oktober 2020)

Införande av nytt ekonomisystem

I januari 2021 planerar vi att ha ett tilldelningsbeslut och avtal på plats. Därefter påbörjas arbetet med uppsättningar i det nya ekonomisystemet, t.ex. behörigheter, arbetsflöden, koddelar i den nya redovisningsplanen och tillämpning av SUHF-modellen tillsammans med systemleverantören.

Driftsättning av ekonomisystemet planeras i två etapper:

Januari 2021

  • Ekonomi (moduler för huvudbok, reskontror, projekt och uppföljning)

  • E-handel

November 2021

  • Budget och prognos

Budgetering för budgetåret 2022 som påbörjas under hösten 2021, kommer således att ske i det befintliga budgetverktyget Mercur. Anpassningar i Mercur för den nya redovisningsplanen pågår.

Projektgrupp upphandling

Max Ronander, projektledare
Catharina Öberg, upphandlingsdokument
Johannes Edmark, upphandlingsdokument
Karolina Pihlblad, funktionella krav
Linda Hedström, funktionella krav
Lars-Erik Wikström, funktionella krav
Michael Cederberg, icke-funktionella krav
Tiina Reiman, icke-funktionella krav

Medverkan i systemvisningar och kravställning/nylägesbeskrivningar

Neshat Lindberg, Matematiska institutionen
Torun Gille West, Institutionen för slaviska och baltiska språk, finska, nederländska och tyska
Johannes Hartvigson, Institutionen för ekonomisk historia och internationella relationer 
Karin Häggbom Sandberg, Institutionen för biokemi och biofysik
Annelore Ploum, Romanska och klassiska institutionen
Liisa Hänninen, Stockholms universitetsbibliotek
Sabina Pracic, Fastighetsavdelningen
Sheila Norman Sharma, Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd
Marie Eriksson, Planeringssekretariatet
Helena Linnell, Planeringssekretariatet
Anders Jigin, Naturvetenskapliga fakulteten
Maria Gärdelöv, Humanistiska, Juridiska och Samhällsvetenskapliga fakulteten
Emma Geira, Humanistiska, Juridiska och Samhällsvetenskapliga fakulteten

Referensgrupp administrativa chefer

Merparten av medarbetarna på Ekonomiavdelningen