Vad är ett kostnadsställe?

Kostnadsställe ska spegla universitetets organisatoriska struktur och ansvarsfördelning. Av kostnadsstället ska det framgå var på universitetet den ekonomiska transaktionen har skett för att möjliggöra ekonomisk planering och uppföljning utifrån ansvar och delegerade befogenheter.

Ett kostnadsställe definieras enligt följande:

  1. Avser en organisatorisk struktur och ett delegerat ansvar
  2. Är varaktig över tid
  3. Avser lägsta nivå för ekonomisk attest

Hur många kostnadsställen en institution/motsvarande väljer att ha beror på hur organisationen ser ut och hur ansvaret är fördelat. Prefekter/motsvarande och avdelningschefer inom universitetsförvaltningen kommer fortfarande ha rätt att beslutsattestera (utanordna) för institutionens/motsvarande samtliga kostnadsställen men kan välja att delegera attesträtten till annan ansvarig enligt universitetets attestordning.

Kostnadsställe i den nya redovisningsplanen är en obligatorisk koddel vilket innebär att all registrering i ekonomisystemet kommer att ske på kostnadsställe. Kostnadsställe ersätter de nuvarande dimensionerna Institution och Enhet men befintliga institutionsnummer behålls och finns kvar som identifikation i kostnadsställets tre första positioner.

Kostnadsställe är en direkt koddel vilket innebär att alla ekonomiska transaktioner registreras på kostnadsställenivå. För att följa upp ekonomiska transaktioner inom en institution kommer en indirekt koddel att kopplas till alla kostnadsställen på en institution som grupperar institutionens samtliga kostnadsställen. Det innebär att ingen registrering eller bokföring sker på den indirekta koddelen.

Indirekta koddelar för kostnadsställe används även för att gruppera institutioner till respektive fakultet och område.

Obligatoriska kostnadsställen för institutioner/motsvarande

Institutioner/motsvarande kommer att ha två obligatoriska kostnadsställen, ett för kärnverksamhet och ett för stödverksamhet.

Ett enhetligt institutionsövergripande kostnadsställe för alla institutioner underlättar för leverantörer och institutioner vid konvertering till nya kostnadsställen. Dessutom är enhetligheten i sig en fördel då det blir tydligt vad som är institutionsövergripande verksamhet och som inte är delegerat till specifika kostnadsställen inom en institution. I de fall där det blir extra tydligt är för de institutioner som endast har behov av ett samlat kostnadsställe för kärnverksamheten.

Ett specifikt kostnadsställe för verksamhetsstöd tydliggör vilket ekonomiskt verksamhetsansvar en administrativ chef eller motsvarande har befogenhet att beslutsattestera.

Institutionsövergripande verksamhet

  • Kostnadsstället för Institutionsövergripande verksamhet avser kärnverksamhet (utbildning och forskning) som inte är delegerat till ett specifikt kostnadsställe på institutionen/motsvarande.
  • Prefekten/motsvarande ansvarar för kostnadsstället, vilket innebär ansvar för beslutsattestering för kostnadsstället enligt universitetets attestordning.
  • Kostnadsstället är institutionens fakturakostnadsställe, d.v.s. dit alla institutionens fakturor styrs för ankomstkontering.
  • Det institutionsövergripande kostnadsstället består av institutionsnummer samt tre nollor, t.ex. 123000 (där 123 är institutionsnumret).

Verksamhetsstöd

  • Kostnadsstället för Verksamhetsstöd avser institutionens/motsvarande verksamhetsstöd.
  • Den administrativa chefen ansvarar för kostnadsstället, vilket innebär ansvar och beslutsattestering för kostnadsstället enligt universitetets attestordning.
  • På kostnadsstället bokförs all stödverksamhet inom institutionen/motsvarande, d.v.s. det som i dagsläget bokförs på kostnadsbärare 999999 (Stödverksamhet). Kostnadsstället är i den nya redovisningsplanen kopplat till verksamhet 91 (Stödverksamhet).
  • Kostnadsstället består av institutionsnummer följt av 091, t.ex. 123091 (där 123 är institutionsnumret).

Obligatoriskt kostnadsställe för förvaltningsavdelningar

Förvaltningsavdelningar kommer att ha ett obligatoriskt kostnadsställe.

Ett enhetligt kostnadsställe för alla avdelningar inom förvaltningen underlättar för leverantörer och avdelningar vid konvertering till nya kostnadsställen. Dessutom är enhetligheten i sig en fördel då det blir tydligt vad som är avdelningsövergripande verksamhet som inte är delegerat till specifika kostnadsställen inom en avdelning. I de fall där det blir extra tydligt är för de avdelningar som endast har behov av ett samlat kostnadsställe för verksamheten.

Avdelningsövergripande verksamhet

  • Kostnadsstället avser stödverksamhet som inte är delegerat till specifika kostnadsställen inom avdelningen.
  • Avdelningschefen ansvarar för kostnadsstället, vilket innebär ansvar för beslutsattestering för kostnadsstället enligt universitetets attestordning.
  • Kostnadsstället är avdelningens fakturakostnadsställe, d.v.s. dit alla avdelningens fakturor styrs för ankomstkontering.
  • Det avdelningsövergripande kostnadsstället består av institutionsnummer samt tre nollor, t.ex. 655000 (där 655 är institutionsnumret).

Nummersättning och benämning

Ett kostnadsställe består av 6 positioner och är numeriska. Alla kostnadsställen börjar med institutionsnumret (3 positioner) och följs av tre siffror, vilka institutionen sätter själva med undantag från de obligatoriska kostnadsställena.

Benämningen på kostnadsstället ska spegla institutionens organisatoriska struktur och vad kostnadsstället avser.

Numrering för kostnadsställen beslutar institutionen/motsvarande själva om, förutom för de obligatoriska kostnadsställena.

Kostnadsställehierarkier

Kostnadsställehierarki för institutioner/motsvarande

Nedan beskrivs kostnadsställehieraki för institutioner/motsvarande. Tabellen belyser exempel på hur en institution kan definiera kostnadsställen och nivåer för beslutsattest (= utanordning). De enda kostnadsställen som är fasta är de obligatoriska kostnadsställena för Institutionsövergripande verksamhet och Verksamhetsstöd.

Kostnadsställehierarki för institutioner/motsvarande (82 Kb)

Kostnadsställehierarki för förvaltningsavdelningar/motsvarande

Nedan beskrivs kostnadsställehieraki för förvaltningsavdelningar/motsvarande. Tabellen belyser exempel på hur en avdelning kan definiera kostnadsställen och nivåer för beslutsattest (= utanordning). Det enda kostnadsstället som är fast är det obligatoriska kostnadsstället för Avdelningsövergripande verksamhet.

Kostnadsställehierarki för förvaltningsavdelningar/motsvarande (63 Kb)

Exempel från en pilotinstitution

Nedan ges exempel på hur en av projektets pilotinstitutioner har definierat nya kostnadsställen för sin institution.

Juridiska institutionen (inst nr 220)

Befintliga enheter
Enhet Benämning
220xx Juridiska institutionen

 

Nya kostnadsställen fr.o.m. 2022
Kst Benämning Verksamhet Ansvar
220000 Institutionsövergripande verksamhet Kärnverksamhet Prefekt
220091 Verksamhetsstöd Stödverksamhet Administrativ chef
220500 SCCL Kärnverksamhet Ansvarig SCCL