Varför ny redovisningsplan?

Universitetets nuvarande redovisningsplan infördes 1993 och har därefter kompletterats med bl.a. motpart och kostnadsbärare. Under översynsprojektet identifierades behov av att förändra redovisningsplanen. De behov som identifierades under översynen sammanställdes i en internremiss som alla institutioner/motsvarande gavs möjlighet att svara på.

Gå till information om internremissen

Den nya redovisningsplanen syftar främst till att ge följande effekter:

  • Anpassad till aktuella interna behov och externa krav
  • Anpassad till andra lärosätens redovisningsplaner
  • Ökad flexibilitet
  • Ökad tydlighet
  • Minskad dubbelinformation  
  • Förbättrad möjlighet till ekonomisk uppföljning

Ny redovisningsplan fr.o.m. 1 januari 2022

Ekonomiprojektets styrgrupp godkände den 21 september 2020 den nya redovisningsplanen och universitetsdirektören fattade beslut om universitetets nya redovisningsplan 3 december 2020. Den nya redovisningsplanen träder i kraft 1 januari 2022.

Beskrivning av Stockholms universitets nya redovisningsplan

Redovisningsplanen består av ett antal koddimensioner i en kontoplan och en objektplan.

Kontoplanen klassificerar olika typer av ekonomiska händelser, t.ex. bidragsinbetalningar eller inköp av kontorsmaterial och är obligatorisk vid extern rapportering, främst till statsredovisningen och årsredovisningen.

Objektplanen beskriver Stockholms universitets verksamhet i organisatorisk och funktionell struktur och används i första hand för interna behov av ekonomisk planering och uppföljning. Det finns dock dimensioner i objektplanen som krävs för att säkerställa externa krav, t.ex. uppföljning per finansiär, motpart och verksamhetsgren (utbildning/forskning).

Följande koddimensioner i redovisningsplanen kommer att gälla fr.o.m. 1 januari 2022:

Konto       Kostn ads-  
ställe
Projekt Verksam-
het
Finansiär Motpart Individ Fri

 

Läs nyheten om beslutet om den nya redovisningsplanen (publicerad 3 december 2020)

Förändringar i redovisningsplanen

De större förändringarna i den nya redovisningsplanen påverkar främst de nuvarande dimensionerna Institution, Enhet, Kostnadsbärare och Projekt.

De nuvarande dimensionerna Institution och Enhet speglar den organisatoriska strukturen. Dessa dimensioner ersätts av dimensionen Kostnadsställe.

Dimensionen Kostnadsbärare tas bort. Dimensionen fyller i dagsläget främst två syften: dels redovisas stödverksamheten inom denna dimension, dels fyller dimensionen behov av uppföljning mellan olika verksamheter. I den nya redovisningsplanen redovisas stödverksamheten inom dimensionen Verksamhet med en särskild koddel. För att följa upp olika verksamheter kommer olika projekt att kunna kopplas ihop i dimensionen Projekt. Projekt blir en obligatorisk koddel för alla resultatkonton i den nya redovisningsplanen. Projekt i kärnverksamheten fyller funktionen för kostnadsbärare enligt SUHF-modellen.

Två nya dimensioner tillkommer i den nya redovisningsplanen. Dimensionen Individ kommer att innehålla uppgifter om person/individ för att kunna följa upp kostnader på individnivå. Dimensionen Fri är en frivillig dimension som kan användas fritt för behov av uppföljning som inte tillgodoses i de övriga dimensionerna.

Bilden nedan visar den nuvarande redovisningsplanen (NU) och den nya (NY) som gäller fr.o.m. 1 januari 2022.

Förändringar i redovisningsplanen (11 Kb)

Läs mer om de olika dimensionerna i menyn till vänster.

Information om konvertering

Ekonomiprojektet har skickat en konverteringsbok både för institutioner/motsvarande och avdelningar inom förvaltningen. I konverteringsboken ska bl.a. nya kostnadsställen anges och projekt ska kopplas till de nya kostnadsställena. Syftet är att förbereda arbetet med inläsning till det nya ekonomisystemet som driftsätts i början av 2022.

Alla kostnadsställen ska godkännas av redovisningschefen. Prefekter/motsvarande och avdelningschefer inom förvaltningen kommer även att behöva bekräfta institutionerns/motsvarande kostnadsställen.

All information om konverteringen finns i den utskickade konverteringsboken. Vi kommer att ha begränsade möjligheter att ge individuellt stöd i konverteringen. Däremot kommer vi att erbjuda ett antal informationsmöten där det finns möjlighet att ställa frågor, se datum för informationsmöten till höger.

Tidpunkter konvertering

  • Information om underlag för konvertering tillsammans med en konverteringsbok skickades till administrativa chefer, institutionsekonomer, avdelningschefer och -ekonomer inom förvaltningen den 11 maj 2021.
  • Alla institutioner/motsvarande och avdelningar inom förvaltningen ska skicka tillbaka konverteringsboken den 11 juni 2021.

Konverteringsboken är ett första steg att konkret börja översätta den befintliga redovisningsplanen till den nya och ytterligare steg kommer att behöva göras. Vi kommer t.ex. i ett senare skede att skicka en lista med nya projekt för komplettering, samla in uppgifter om samfinansiering för befintliga bidragsprojekt samt informera om hur ni kopplar ihop projekt mellan olika institutioner. Vi återkommer även med information om hur saldo på anslagsaktiviteter med KB 999999 samt hur anläggningstillgångar kommer att konverteras.

Informationsmaterial

Som komplement till konverteringsboken har informationsmöten erbjudits under maj och juni. Nedan finns de bilder vi visar på informationsmötena för institutioner/motsvarande respektive för avdelningar inom förvaltningen samt en FAQ om vanliga frågor vi fått i samband med arbetet med konvertering.

Informationsmöte konvertering - institutioner (541 Kb)

Informationsmöte konvertering - förvaltningsavdelningar (539 Kb)

FAQ Konvertering

Information om städning

Under 2021 kommer institutioner/motsvarande behöva "storstäda" i redovisningen för att underlätta övergången till en ny redovisningsplan och ett nytt ekonomisystem.

Syftet med städningen är att:

  • ha aktuella och relevanta koddelar i ekonomisystemets register
  • ha en renodlad redovisning som underlättar konvertering och anpassning till den nya redovisningsplanen
  • säkerställa att det finns substans i balansposterna och att redovisningen är rättvisande.

Att städa i redovisningen innebär bl.a. att kontrollera och stänga aktiva koddelar (t.ex. enheter, aktiviteter och projekt) som inte längre används eller tillgodoser behov för uppföljning samt kontrollera att det finns substans i samtliga balansposter.

Stöd till städningen

En checklista för städningen har tagits fram i samarbete med ett antal pilotinstitutioner som gett återkoppling på hur information och stöd om städningen kan genomföras på bästa sätt för institutionerna. Till checklistan hör en lathund för hur du kan söka ut underlag för städningen i Raindance Classic och en lathund för att ta fram information från Mercur.

Om ni har någon fråga som inte finns besvarad i checklistan eller annan tillhörande information, kontakta oss gärna på ekonomiprojektet@su.se!

Checklista städning i redovisningen - uppdaterad 2021-03-22 (1249 Kb)

Lathund för utsökningar och underlag i Raindance Classic (467 Kb)

Lathund Basdata Projekt och Balansräkning Institutionsval i Mercur (493 Kb)

Informationsmöte städning mars 2021 (1620 Kb)

FAQ Städning i redovisningen


Tidpunkter städning

  • Information om städning i redovisningen skickades till institutionsekonomer och avdelningsekonomer inom förvaltningen i februari 2021.
  • Alla institutioner/motsvarande bör vara klara med sin städning 31 mars 2021.

Pilotinstitutioner och -avdelningar

Ett antal pilotinstitutioner har utsetts för att testa och utvärdera informationsmaterial, tillämpningar och arbetssätt för de förändringar som genomförs inom ramen för Ekonomiprojektet. Pilotinstitutionerna reperesenterar alla fakulteter, vilket är viktigt för projektet för att kunna fånga upp olika behov och förutsättningar. Dessutom har några pilotavdelningar inom förvaltningen utsetts för att säkerställa att den nya redovisningsplanen uppfyller behov för centrala enheter.

Följande pilotinstitutioner och -avdelningar är utsedda:

  • Institutionen för kultur och estetik
  • Juridiska institutionen
  • Institutionen för pedagogik och didaktik (IPD)
  • Institutionen för biokemi och biofysik (DBB)
  • Fastighetsavdelningen
  • Stockholms universitetsbibliotek

Tidigare informationsmaterial

Gå till tidigare publicerad information om redovisningsplanen