Jag får en röd text ”Beställningen innehåller konteringsfel”. Hur rättar jag till detta?

  1. Klicka på den röda raden
  2. Tryck Enter, popup-fönster följer med informationstext
  3. Fyll i uppgifter och tryck Enter
  4. Attestera (klicka på stämpeln), under förutsättning att du har attesträtt

Jag vill kontera med en procentuell fördelning på flera rader, exempelvis UGA/FUF. Hur gör jag?

Du måste skapa en mall. V.g. se separat manual

Hur gör jag inleverans i E-handelsportalen?

Detta är ett viktigt moment! Gör du inte det så fastnar fakturan, d.v.s. det sker ingen automatisk ordermatchning. V.g. se separat manual

Jag är sjuk eller på semester. Kan någon annan göra inleverans (registrera leveransgodkännande) för mina beställningar i E-handelsportalen?

Ja. Din kollega (som har Raindance-behörighet) väljer då Mina order, Enkel sökning, välj Enhet och Att inleverera.

Leverantören har gjort fel och levererat fel vara eller fel mängd. Får jag meddelande om det via systemet?

Nej.

Ska jag meddela leverantören själv?

Ja. Kontaktuppgifter finns i Avtalskatalogen.

Jag har ingen attestbehörighet men vill ändå beställa någonting (skapa en varukorg). Går det?

Ja. Under förutsättning att du har beställarbehörighet. Du kan då skapa en varukorg och cirkulera vidare till någon med behörighet att sätta den första attesten.

Hur får jag beställarbehörighet?

Beställarbehörighet tilldelas beställaren efter genomgången e-handelsutbildning. Detta innebär att om en medarbetare ska få tillgång till att e-handla så måste du först ta kontakt med Paul Becker för att anmäla personen till ett kommande utbildningstillfälle. Observera att attest- och utanordningsrätt styrs av den vanliga blanketten SU 9063. Detta är ett krav av SU:s revisorer.

Kort sammanfattning för fönstret ”Beställningsinformation”:

Notering: Detta är din egen notering för internt bruk, t.ex. leverantörens namn och vad du beställer. Det är denna text som syns i översikten när du söker på "Mina order".

Meddelande attest: Här kan du skriva ett internt meddelande till din utanordnare t.ex. ”Brådskande” eller ”Två kontorsstolar till Helena och Åsa”.

Godsmärkning: Skriv ditt namn och telefonnummer.

Konteringsförslag: Kom ihåg Aktivitet och Kostnadsbärare. Tveksam? Skriv inget och överlåt problemet till konteringsansvarig. Cirkulera till henne/honom.

Kan jag se vad en kollega har beställt?

Ja. Gör så här:

Sedan väljer du Avancerad sökning och Enhet. Klicka sedan Starta sökning:

Kan den som attesterar resp. utanordnar cirkulera vidare till en annan attestant eller utanordnare?

Ja, det finns möjlighet att cirkulera vidare och det fungerar precis likadant som om ni skulle cirkulera vidare en faktura, manual.

Kan jag se status på mina beställningar?

Ja. Tryck på snabbknappen Mina beställningar. Om det står Ja på Attesterad och Beställd så har order gått iväg till leverantör. Är det tomt saknas utanordning (slutattest). Uppmana din utanordnare att sätta slutattesten!

Min beställning har inte utanordnats (inte blivit en inköpsorder). Hur ser jag var den finns i flödet?

Öppna din beställning (Stjärna, Mina beställningar, dubbelklicka sedan på din beställning). Klicka på Kontera/Attestera:

Välj fliken Cirkulation:

Jag ångrar min beställning. Kan jag ta bort den?

Ja. V.g. se separat manual på Ekonomiavdelningens hemsida. Observera att du endast kan makulera en beställning innan utanordning. Om din utanordnare redan har hunnit utanordna då har din beställning blivit en inköpsorder som har gått iväg till leverantören. Kontakta i så fall din leverantör. Ångerrätten styrs av avtalet.

Jag ska bli behörig e-beställare men jag kan inte kontera. Är det ett problem?

Nej. Du skapar din varukorg och lämnar konteringsfälten tomma. Sedan cirkulerar du till någon med både konteringskunskap och behörighet att sätta den första attesten.

Får min attestant resp. utanordnare ett mail efter att jag har beställt resp. attesterat?

Ja. Så här ser det ut, inkl. en direktlänk till E-handelsportalen:

Du har en beställning i din brevlåda som bör behandlas.

https://stou.raindancesaas.se/rpstou/SSO/Saml

Jag har konterat fel. Kan jag rätta till det i efterhand?

Ja. Så länge utanordning inte har skett. Det visas ett felmeddelande om det och du får gå in på beställningen via knappen Kontera/Attestera och undersöka felet. Du kan också överlåta problemet till nästa person i ert beställningsflöde (attestant eller utanordnare).

Vad betyder det om jag fått en faktura med cirkulationsmeddelandet "Matchning kunde inte slutföras..."? Och vad bör jag göra?

Ofta händer det här när leverantören gjort delleveranser och delfakturerat en order men du eller beställaren har gjort ett enda godsmottag på hela ordern. Då försöker portalen att matcha allt som är godsmottaget mot första delfakturan och då uppstår en diff. Det krävs en särskild behörighet för att rätta felet så du måste cirkulera fakturan till AVIKOP, så hjälper vi dig att matcha fakturan och göra det möjligt att även matcha efterföljande fakturor mot ordern.


Hur fungerar bilagor i beställningar?

Alla bilagor som läggs till i en beställning innan den har fått slutattest/utanordning följer med som bilagor till leverantören tillsammans med inköpsordern. Om du vill bifoga interna dokument som underlag i en order, men inte vill skicka med dessa till leverantören, måste du vänta med att bifoga bilagorna till efter att beställningen har fått slutattest/utanordning. Anteckningar påverkas inte på samma sätt, en anteckning (pennan) är alltid intern även om den fylls i innan slutattest/utanordning


Varför fungerar inte extern webshop Adlibris?

Adlibris har ett annat format på sin externa webshop än övriga leverantörer, för denna typ av webbshop har utvecklarna på Raindance valt att lägga sidan där du ska fylla i beställningsinformation INNAN du går vidare till leverantörens externa webshop. Fyll alltså i alla nödvändiga fält (och kontering om du har den rollen), tryck på "Spara" och först då kommer du vidare till Adlibris webbplats där du plockar dina varor som vanligt, när varukorgen innehåller allt du ska ha, går du vidare till kundvagnen och bekräftar dina val genom att "Skicka kundvagn". Stäng den grå rutan och därefter bör beställningen ha skapats. För att verifiera att en beställning har skapats och ser rätt ut, tryck på Stjärna - Mina beställningar så bör den synas där.
 

Fortfarande frågor?

Kontakta Team E-handel via Ekonomiavdelningens Serviceportal: