Ansvarig enhet: Ekonomiavdelningen
Kontaktperson: Susanne Ekman, Upphandlingschef

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2023. Inköps-och upphandlingssektionen, Ekonomiavdelningen.)

1. Syftet med Lagen om Offentlig Upphandling
2. Roller och ansvar
3. Termer inom inköp och upphandling
4. Sekretess
5. Miljökrav och Sociala krav
6. MBL (Medbestämmandelagen)
7. IT-krav
8. Direktupphandling
9. Upphandling över direktupphandlingsgränsen
10. Avtal och problem med leverantörer
11. Uppföljning

1. Syftet med Lagen om Offentlig Upphandling

Syftet med Lagen om Offentlig Upphandling är att dels att underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor genom att göra affärerna mer transparanta och öppna. När man underlättar för fler att delta i de offentliga affärerna främjar man också ett effektivt användande av skattemedlen.

Reglerna för offentlig upphandling bygger på EU-direktiv och är till stor del likadana inom hela EU. De har också till syfte att främja den fria rörligheten inom EU.

Stockholms universitet köper varje år varor och tjänster (anskaffningar) för ungefär 29% av den årliga omsättningen och för att underlätta för institutioner/motsv. att göra sina anskaffningar på ett riktigt sätt finns ett antal interna styrdokument, anvisningar och rutiner som alla finns att ta del av på Medarbetarwebben.

Följande principer ska alltid iakttas vid offentlig upphandling:

• Principen om likabehandling, dvs. att behandla anbudsgivare lika och t.ex. att inte ge någon mer information än någon annan
• Proportionalitetsprincipen, dvs. att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas
• Principen om öppenhet, dvs. att hela processen ska kännetecknas av öppenhet och transparens. Förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. De ställda kraven får inte frångås.
• Principen om icke-diskriminering, t.ex. att inte diskriminera någon på grund av nationalitet
• Principen om ömsesidigt erkännande, dvs. att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.
   

2. Roller och ansvar

Stockholms universitet är en upphandlande myndighet. Det innebär att Stockholms universitet har det övergripande ansvaret för alla inköp och upphandlingar som genomförs på universitetet. Det är också den upphandlande myndigheten som svarar i domstol i händelse av överprövning. Dock står institutionen/motsvarande för alla kostnader i samband med upphandling, överprövning och skadestånd.

För att anskaffningsprocessen ska bli korrekt men även så effektiv som möjligt finns en tydlig rollfördelning:

Inköps- och upphandlingssektionen ansvarar för att:

• Genomföra upphandlingar över direktupphandlingsgränsen
• Ge råd och stöd i upphandlings- inköps- och avtalsfrågor
• Verka för ständiga förbättringar i Stockholm universitets anskaffningsprocess
• Följa upp avtalstrohet, intern och extern
• Sammanställa statistik på inköpsområdet
• Tillhandahålla blanketter och mallar för att underlätta för övriga intressenter att genomföra direktupphandlingar
• Bereda eventuella delegationsbeslut gällande anskaffning
• Utbilda verksamheterna i gällande lagar och regler inom offentlig upphandling
• Hålla avtalskatalogen uppdaterad
• Ansluta leverantörer till e-handelssystemet
• Regelbundet anordna utbildningar och work-shops inom inköp, upphandling och e-handel.
• Anordna träffar för inköpskoordinatorerna och beställarna

Prefekter/Avdelningschefer ansvarar för att:

• Den egna verksamheten följer lagar och regler
• Inköps-och upphandlingssektionen kontaktas i samband med upphandlingar över direktupphandlingsgränsen
• Utse en eller flera inköpskoordinatorer för den egna verksamheten
  • samt se till att vederbörande går inköpskoordinatorutbildningen
  • se till att informera Inköp och upphandlingssektionen vid förändring (via Serviceportalen)
• Utse en eller flera beställare inom e-handelsverktyget för den egna verksamheten
  • samt se till att vederbörande går utbildningen inom e-handelsverktyget
  • se till att informera Inköp och upphandlingssektionen vid förändring (via Serviceportalen)

Inköpskoordinatorer ansvarar för att:

• Genomföra direktupphandlingar i upphandlingssystemet åt den egna verksamheten
• Genomföra avrop åt den egna verksamheten
• Lägga in synpunkter på leverantörer i upphandlingssystemet
• Ge stöd till den egna verksamheten i upphandlings, avrops och beställningsfrågor
• Koordinera den egna verksamhetens medverkan i referensgrupper inför upphandlingar
• Agera som kontaktperson för e-handelsfrågor inom den egna verksamheten
• Medverka på träffar för inköpskoordinatorerna

Beställare inom e-handelsverktyget ansvarar för att:

• Genomföra beställningar i e-handelsportalen
• Medverka på träffar för beställare

Beställare av upphandling över tröskelvärdet ansvarar för att:

• Skicka in fullständigt underlag för beställning/behov av upphandling
• Genomföra en marknadsanalys i samråd med upphandlaren på berört område  
• Delta i utformningen av utvärderingskriterier samt utvärderingen
• Ansvara för att ta fram kravspecifikation 
• Beskriva det som upphandlas
• Aktivt delta under hela upphandlingsprocessen med exempelvis frågor och funderingar kring upphandlingsobjektet
• Förvalta och följa upp tecknat avtal
   

3. Termer inom inköp och upphandling

Inköps- och upphandlingsärenden innehåller en mängd specialtermer. Konkurrensverket har samlat de vanligaste upphandlingstermerna i en ordlista som ni hittar nedan.

Konkurrensverkets ordlista

4. Sekretess

Stockholms universitets handlingar är huvudsakligen offentliga. Dock finns det vissa regler som gör att handlingar kan undantas från Offentlighetsprincipen. Under pågående upphandling råder absolut sekretess. Det innebär att anbud och ansökningar är konfidentiella under upphandlingen. Sekretessen gäller fram tills att alla anbud har offentliggjorts och beslut om leverantör fattats, eller tills att upphandlingen avslutats på annat sätt.

Utöver anbud och anbudsansökningar gäller sekretess bland annat för följande handlingar under pågående upphandling:     

• Förfrågningsunderlaget fram till publicering
• Sändlista över vilka som ansökt om att få lämna ansökningar och anbud
• Förteckning över vilka eller hur många som lämnat anbudsansökningar och anbud
• Öppningsprotokoll
• Kompletteringar och förtydliganden av ansökningar och anbud
• Planerade, pågående och genomförda tester
• Förhandlingar
• Mötesprotokoll
• Utvärderingsprotokoll

Under pågående upphandling har endast de som arbetar med ärendet rätt att ta del av dessa handlingar. Ansvarig upphandlare bör se till att alla som deltar i upphandlingsärendet får information om gällande sekretessregler.

Det finns även regler för förlängd sekretess. Det innebär att sekretess kan gälla även efter avslutad upphandling. Det kan gälla om det allmänna (staten, samhället) antas lida skada om uppgifterna röjs. Förlängd sekretess kan även gälla om den upphandlande myndigheten bedömer att en enskild leverantör lider skada om uppgifterna röjs.

Villkoren i ett slutet avtal kan sekretessbeläggas i högst två år. Övriga uppgifter kan sekretessbeläggas i högts tjugo år.

För att Stockholms universitet ska kunna ta ställning till en begäran om sekretess krävs att leverantören skriftligt:

• Inger en begäran att handlingen ska sekretessbeläggas
• Preciserar vad i handlingen som ska sekretessbeläggas
• Anger vilken skada denne skulle lida om uppgiften röjs

6. MBL (Medbestämmandelagen)

I samband med upphandling är det viktigt att identifiera områden som kan påverka medarbetare och/eller organisation och som kan vara föremål för den informationsplikt som gäller enligt MBL.

De fackliga organisationerna ska informeras vid tjänsteupphandlingar som avser den egna verksamheten och beredas möjlighet att delta i upphandlingen. Beställande chef ansvarar för att de fackliga organisationerna informeras när det är aktuellt att genomföra tjänsteupphandlingar eller upphandlingar som påverkar någon anställds tjänst vid SU.

Mer information om MBL

7. IT-krav

Om upphandlingen omfattar ett nytt IT-stöd kan IT-avdelningen på Stockholms universitet ge stöd när det gäller specifikation av olika typer av IT-krav. Det är extra viktigt att involvera IT-avdelningen om

• IT-stödet ska samverka med befintliga IT-stöd på Stockholms universitet – för att säkra att IT-stöden kan integreras på ett bra sätt, nu och i framtiden
• det finns möjliga samordningsfördelar (vid exempelvis programvaruupphandlingar) – för att säkra att volymfördelar uppnås.

IT-avdelningen har även kunskap kring vilka IT-stöd och IT–tjänster som kan avropas via aktuella ramavtal. Under vissa förutsättningar kan IT-stöd beställas direkt från upphandlad ramavtalsleverantör.

Kontakta inkopskoord@it.su.se för mer information.
 

8. Direktupphandling

Definition

En direktupphandling är en upphandling utan krav på annonsering och innebär
att enklare förfarande jämfört med övriga upphandlingsförfaranden i LOU.
Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de grundläggande EU-rättsliga principerna för offentlig upphandling.

Som direktupphandling betraktas aldrig köp som sker från ett ramavtal. Detta kallas istället för avrop. Direktupphandling förutsätter således att det inte finns några upphandlade avtal/ramavtal för den aktuella varan/tjänsten, varken lokala eller statliga avtal/ramavtal.
Att genomföra en direktupphandling trots att upphandlade avtal finns för aktuell vara/tjänst är alltså otillåtet och myndigheten kan bli skyldig att betala skadestånd till den part som har avtal/ramavtal.

Direktupphandlingsgräns

Från och med den 1 februari 2022 är direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor, exklusive moms

Beräkning av värdet av ett kontrakt

För att fastställa om köpet kan genomföras som en direktupphandling eller ej ska det totala kontraktsvärdet (ex moms) beräknas inklusive alla de moment som säljaren tar betalt för såsom tilläggstjänster, förbrukningsvaror, service, garantikostnader, frakt, tull m.m.
Beräkningen av kontraktsvärde kan istället beräknas utifrån kontraktets totala löptid (inkl. förlängningar) om köpet avser exempelvis IT-system eller entreprenader. 

Beslut om delegation direktupphandling

Enligt universitetets besluts- och delegationsordning fattas beslut om delegation att genomföra direktupphandling över 100 000 kr av upphandlingschefen.
Beslut om direktupphandling och samordning av dessa bereds av Ekonomiavdelningen tillsammans med verksamheten. Komplett underlag för beslut om direktupphandling ska inges till Ekonomiavdelningen. I serviceportalen hittar du blanketten som ska fyllas i, notera att vissa uppgifter är obligatoriska. Du meddelas när beslut är taget.

Direktupphandling

9. Upphandling över direktupphandlingsgränsen

Anskaffningar över direktupphandlingsgränsen (700 000 kr) genomförs med stöd av inköps- och upphandlingssektionen.

Tänk på att vara ute i god tid, då tiden att genomföra en upphandling kan ta från tre månader upp till ett år eller mer beroende på upphandlingens omfattning, komplexitet och upphandlingsförfarande.

Gemensamt för alla upphandlingar över direktupphandlingsgränsen på Stockholms universitet är följande:

• Beställaren tar ut ett diarienummer som ska följa samtlig dokumentation. Registrator på er Institution eller motsvarande är behjälplig med detta. Vid upphandlingar som avser två eller flera verksamheter vid Stockholms universitet ska Inköp och upphandlingssektionen ta fram diarienummer.
• Beställaren anmäler behovet hos Inköps- och upphandlingssektionen via Serviceportalen – (välj Fråga – Ekonomiavdelningen – Inköp/Upphandling – Övriga inköps och upphandlingsfrågor)
• Upphandlingschefen utser ansvarig upphandlare.
• Vid upphandlingar som kräver delegationsbeslut enligt besluts- och delegationsordningen bereds dessa av Inköps- och upphandlingssektionen tillsammans med beställaren.
• Upphandlingsdokumenten tas fram i samarbete mellan upphandlaren och beställaren. Beställaren ansvarar för den tekniska kravspecifikationen, det dokument som beskriver upphandlingsobjektet. Upphandlaren tillsammans med beställaren ansvarar för framtagning av de kommersiella villkoren. Upphandlaren ansvarar för att upphandlingsprocessen sker enligt LOU, Lag om offentlig upphandling.
• Förfrågningsunderlaget annonseras genom Stockholms universitets upphandlingsverktyg.
• Inköp och upphandlingssektionen genomför granskning och utvärdering av anbuden tillsammans med referensgruppen bestående utav beställare och andra intressenter.
• Tilldelning av avtal sker till den leverantör som lämnat bäst anbud enligt på förhand meddelade kriterier.
• Efter att en avtalsspärr om tio dagar iakttagits tecknas avtal med vinnande leverantör. Avtal tecknas av beställande prefekt/avdelningschef, i förekommande fall efter delegation från universitetsdirektören.
• Efterannonsering efter avslutad offentlig upphandling är obligatorisk enligt upphandlingsregelverket för offentliga upphandlingar över EU:s tröskelvärde. Förutom att efterannonsering ska ske vid offentliga upphandlingar som ligger över tröskelvärdena ska det även ske i samband med förenklad upphandling. Tidsfristen för att väcka talan om ett upphandlingskontrakts giltighet förkortas betydligt om en efterannonsering har gjorts.

Handlingarna sammanställs och organiseras av Inköps- och upphandlingssektionen. Beställaren får sedan handlingarna för vidaresändning till registratorn för diarieförande.

10. Avtal och problem med leverantörer

Avtalet är det som styr förhållandet mellan SU och leverantören. För det mesta fungerar det här förhållandet bra men det händer att beställare och leverantör blir oense om vissa villkor eller kvaliteten på leveransen. I första hand bör du som beställare försöka lösa problemet själv i dialog med leverantören. Ta gärna hjälp av din verksamhets inköpskoordinator. Kan ni ändå inte lösa tvisten så ska du vända dig till avtalsförvaltaren som då tar kontakt med leverantören och om nödvändigt eskalerar ärendet till upphandlingschefen.
 

11. Uppföljning

Inköps- och upphandlingssektionen ansvarar för att samordna uppföljningen på inköps- och upphandlingsområdet både vad gäller den externa och interna uppföljningen. Vid den interna uppföljningen kontrolleras att universitetets verksamheter följer dels ingångna avtal, dels lagen om offentlig upphandling. Vid den externa uppföljningen kontrolleras att leverantörerna lever upp till de krav vi ställt i upphandlingen avseende bland annat skatter, arbetsgivaravgifter och kvalitet i leveransen.

I arbetet med uppföljning är Inköps- och upphandlingssektionen beroende av synpunkter ifrån verksamheterna som använder avtalen. Det är därför viktigt att synpunkter på leverantörerna lämnas via Serviceportalen