Direktupphandling är ett enklare sätt att genomföra en upphandling och avser inköp upp till 615 312 SEK. För att tillämpa direktupphandlingsprocessen krävs dock att vissa förutsättningar är uppfyllda. För direktupphandlingar vid Stockholms universitet gäller även vissa specifika rutiner. Guiden nedan syftar till att stödja och vägleda vid genomförande av direktupphandlingar.
 

Inledningsvis ska nedanstående tre frågor besvaras.

  1. Avtal – Finns det ett ramavtal i den lokala avtalskatalogen eller bland de statliga ramavtalen (avropa.se) som kan täcka det aktuella behovet? Om ja, då behövs ingen direktupphandling utan ramavtalet ska användas för att göra en beställning.
  2. Inköpskoordinator – Finns det en inköpskoordinator? Direktupphandlingar bör i första hand genomföras av institutionens inköpskoordinator. Om det inte finns någon, kontakta Inköps- och upphandlingssektionen via Serviceportalen.
  3. Direktupphandlingens värde – Vad är det totala värdet på det som ska upphandlas? Om värdet på direktupphandlingen överstiger 100 000 SEK krävs ett Ekonomichefsbeslut (EC-beslut) innan direktupphandlingen kan genomföras.

    Om den inledande analysen visar att ett EC-beslut är nödvändigt, ska följande steg gås igenom.
     
  4. Anmälan av direktupphandlingsbehov – Direktupphandlingar med ett värde på över 100 000 SEK ska anmälas genom Serviceportalen, Inköps- och upphandlingssektionen är därefter behjälplig med att ta fram EC-beslutet.
  5. Genomförande – Så snart efter att ett EC-beslut erhållits kan direktupphandlingen genomföras.
  6. Direktupphandlingsmallar – Använd direktupphandlingsmallarna som grund för att skapa ett tydligt underlag. Antingen mallarna i direktupphandlingsverktyget (gäller inköpskoordinator som har fått utbildning) eller mallarna i Word-format. Anpassa mallarna efter det aktuella behovet, exempelvis om upphandlingsföremålet avser varor eller tjänster.
  7. Skicka ut underlag – Därefter ska upphandlingsdokumenten skickas till minst tre leverantörer (förutsatt att det finns tre relevanta leverantörer på marknaden). Antingen skickas upphandlingsdokumenten ut via direktupphandlingsverktyget eller e-post. Ange en deadline för sista dag att inkomma med svar. Antal dagar ska vara ”tillräckligt” beroende på komplexiteten, men undvik färre än tio kalenderdagar.
  8. Pröva och utvärdera inkomna svar – När sista dag att inkomma med svar har passerat ska de inkomna svaren gås igenom för att säkerställa att samtliga krav uppfylls. Svaren bör gås igenom samtidigt, även om en leverantör inkommit med sitt svar innan sista anbudsdag passerat. En leverantör som inte klarar ett eller flera krav måste förkastas och kan inte tilldelas ett kontrakt.
  9. Beslutsdokument – För att avsluta direktupphandlingen ska ett beslut om tilldelning skickas till de leverantörer som inkommit med svar. Där ska framgå vem som har tilldelats kontraktet och varför. Se mall för "Tilldelningsbeslut".
  10. Dokumentation – När direktupphandlingen är genomförd ska ”Dokumentation av direktupphandling avrop” fyllas i och skickas till Inköps- och upphandlingssektionen via Serviceportalen.
  11. Diarieföring – Diarieför handlingarna enligt universitetets rutiner.​​​
     

Samtliga mallar finns här.

Om frågor uppstår, kontakta gärna Inköps- och upphandlingssektionen genom Serviceportalen.