Du kan alltid få stöd och råd från Inköps- och upphandlingssektionen genom att lägga in din fråga i Serviceportalen. Mallarna hittar du här: direktupphandlingsmallar.

  1. Kontrollera om ramavtal finns i den lokala avtalskatalogen eller bland de statliga ramavtalen, avropa.se. Finns ramavtal så använder du detta, annars går du vidare enligt nedan.
  2. Om din institution/motsvarande har en inköpskoordinator så kontaktar du denne som då kan hjälpa dig med din direktupphandling. Om din institution/motsvarande saknar inköpskoordinator och du behöver stöd, kontaktar du Inköps- och upphandlingssektionen via Serviceportalen.
  3. Kontakta Inköps- och upphandlingssektionen via Serviceportalen för att anmäla ett direktupphandlingsbehov.
  4. Överstiger värdet 100 000 kr behöver du ett förvaltningschefsbeslut innan direktupphandlingen påbörjas. Mall för detta finns här direktupphandlingsmallar.
  5. Gå sedan in på sidan för direktupphandlingsmallar. Är du inköpskoordinator och har fått utbildning i direktupphandlingssystemet loggar du in där och använder mallarna i systemet. Där väljer du mallar beroende på om det är varor med eller utan installation eller tjänster du ska köpa.
  6. Upprätta ett förfrågningsunderlag med hjälp av mallarna Anbudsinbjudan, Anbudsformulär, Avtalskoncept och Allmänna villkor.
  7. Du kan sedan skicka ut ditt förfrågningsunderlag till de leverantörer du valt ut (minst tre om det finns så många leverantörer på marknaden). För att upprätthålla konkurrensen rekommenderar vi att annonserat förfarande alltid används.
  8. När svaren kommer in utvärderar du anbuden och upprättar ett beslutsdokument, beslutsmallen som du skickar till samtliga anbudsgivare.
  9. Vi rekommenderar att du väntar tio dagar så kallad frivillig avtalsspärr innan du tecknar avtal för att avtalet inte ska kunna ogiltigförklaras, om en konkurrent begär prövning av beslutet. Eventuelle frivillig avtalsspärr ska skrivas in i tilldelningsbeslutet.
  10.  Om värdet av direktupphandlingen överstiger 100 000 kr. Fyll i och skicka in ”Dokumentation av direktupphandling avrop” (mall för detta finns här direktupphandlingsmallar) till Inköps- och upphandlingssektionen, via Serviceportalen.
  11. Handlingarna diarieförs i enlighet med universitetets regler av beställande institution/motsvarande.