Du kan alltid få stöd och råd från Inköps- och upphandlingssektionen genom att lägga in din fråga i Serviceportalen. Mallarna hittar du här: direktupphandlingsmallar.

  1. Kontrollera om ramavtal finns i den lokala avtalskatalogen eller bland de statliga ramavtalen, avropa.se. Finns ramavtal så använder du detta, annars går du vidare enligt nedan.
  2. Om din institution/motsvarande har en inköpskoordinator så kontaktar du denne som då kan hjälpa dig med din direktupphandling. Om din institution/motsvarande saknar inköpskoordinator och du behöver stöd, kontaktar du Inköps- och upphandlingssektionen via Serviceportalen.
  3. För direktupphandlingar över 100 000 kr behöves ett Universitetsdirektörsbeslut (UD-Beslut) innan direktupphandlingen påbörjas.
  4. Kontakta Inköps- och upphandlingssektionen via Serviceportalen för att anmäla direktupphandlingsbehov över 100 000 kr.
  5. Efter att institutionen erhållit UD-Beslut kan direktupphandlingen genomföras.
  6. Gå sedan in på sidan för direktupphandlingsmallar. Är du inköpskoordinator och har fått utbildning i direktupphandlingssystemet loggar du in där och använder mallarna i systemet. Mallen ska anpassas efter behovet beroende på om det är varor med eller utan installation eller tjänster du ska köpa.
  7. Du kan sedan skicka ut ditt förfrågningsunderlag till de leverantörer du valt ut (minst tre om det finns så många leverantörer på marknaden).
  8. När svaren kommer in utvärderar du anbuden och upprättar ett beslutsdokument som du skickar till samtliga anbudsgivare.
  9. Du kan använda dig av sk. frivillig avtalsspärr, tio dagar, innan du tecknar avtal för att avtalet inte ska kunna ogiltigförklaras, om en konkurrent begär prövning av beslutet. Om frivillig avtalsspärr används ska det skrivas i tilldelningsbeslutet. Prefekt eller motsvarande är den som tecknar avtalet.
  10. Efter genomförd direktupphandling ska ”Dokumentation av direktupphandling avrop” fyllas i och skickas till  Inköps- och upphandlingssektionen, via Serviceportalen.
  11. Handlingarna diarieförs i enlighet med universitetets regler av bestälnde institution/motsvarande.