Sedan förra året pågår en successiv övergång till nya Ladok för alla universitet och högskolor i Sverige. Stockholms universitet gick över till nya Ladok i november 2017, och varje gång ett nytt lärosäte går över kommer Ladok att stängas ner vid samtliga lärosäten. Detta kommer ske löpande under resten av året.

Vid Stockholms universitet påverkas alla system som har kopplingar till Ladok, men främst lärplattformen Mondo. IT-avdelningen arbetar på att ta fram en stabil lösning för att göra Mondo mindre beroende av Ladok. Denna lösning kommer enligt nu liggande plan att driftsättas i april och i väntan på det kommer Mondo att stängas ner varje gång Ladok inte är tillgängligt. Detta eftersom Mondo inte fungerar fullt ut utan koppling till Ladok.

Frågan om hur dessa problem ska hanteras har lyfts till förvaltningschef Eino Örnfeldt och berörda förvaltningsavdelningar arbetar med att hitta lösningar.

Nedan hittar du svar på några frågor kring de problem som identifierats. Återkom gärna till oss om några otydligheter kvarstår eller om ni har förslag på hur informationen kan förbättras ytterligare.
 

Frågor och svar om nya Ladok

Varför är Ladok ofta stängt? Varför påverkas andra system som Mondo av att Ladok stänger?
Ladok kan vara stängt av flera orsaker. Dels är det oplanerad ”nedtid”, då ett akut problem i systemet måste åtgärdas. Men vanligast är planerad ”nedtid” som det finns tre olika varianter av:
- Ladok är stängt varje natt ett par timmar för backuptagning (och det pågår ett arbete för att minska den nattliga stängningstiden).
- Ladok är stängt för uppgraderingar, dessa sker varannan torsdagsmorgon. De planerade uppgraderingarna är oftast klara innan arbetsdagen börjar men ibland krävs det även att Ladok är stängt en del av förmiddagen. 
- Ladok kan vara stängt på grund av att andra lärosäten byter från gamla till nya Ladok, vilket  alla lärosäten i Sverige gör under 2017 och 2018. När ett lärosäte går över till nya Ladok (kallas att det produktionssätts) måste systemet vara stängt medan data flyttas och kontroller genomförs. En viss tid måste Ladok vara stängt helt, men under stora delar av produktionssättningen kan Ladok även vara i läsläge, det vill säga det går att titta på uppgifter men inte ändra eller lägga in nya.

Ladok innehåller uppgifter som andra system vid universitetet är beroende av för att kunna fungera korrekt. Ett exempel är Mondo som får uppgifter från Ladok om till exempel registrerade studenter som ska läggas in på olika kurssidor. Det kan leda till att ett system måste byggas om för att se till att det klarar att vara utan sin koppling till Ladok under en period.

Går det att få information i förväg om när Ladok inte kommer att vara tillgängligt?
En tidsplan finns för när lärosätena går över till nya Ladok. Men då det kan ske förändringar i tidsplanen är det bra att prenumerera på IT-avdelningens driftinformation. Du kan också prenumerera på information från Ladok.

Var får studenterna information om att Mondo tillfälligt är stängt?
På förstasidan i Mondo i inloggat läge (i oinloggat läge finns en länk till IT-avdelningens driftinformation)
IT för studenter  su.se/studentsupport

Hur länge kommer Ladok att vara otillgängligt så här ofta?
Troligen under hela 2018 eftersom nya lärosäten går över till nya Ladok under hela året. När ett nytt lärosäte ska gå över måste hela Ladok-systemet stängas tillfälligt.

Många upplever att hanteringen av omregistreringar har blivit krångligare än i gamla Ladok. Vad beror krånglet på?
Det finns flera orsaker men i grunden är det för att omregistreringen nu måste göras i två delar där den första delen (tillfällesbytet) måste göras för en student i taget, vilket blir tidsödande om man har många studenter som ska omregistreras. Ytterligare en komplikation är att en omregistrering nu alltid måste kopplas till ett kurstillfälle, och en viss kursversion, vilket gör att man måste skapa ett kurstillfälle ifall det inte finns ett befintligt denna termin.

Ladokkonsortiet har fått mycket feedback om just omregistreringsprocessen från flera lärosäten (bland annat från SU) och arbetar på att förenkla både processen i stort och enskilda arbetsmoment.

Det går även att låta studenterna själva göra tillfällesbyten och omregistrering via studentgränssnittet. Om man inte behöver begränsa antalet omregistrerade på en kurs så kan det vara en förenkling.

Varför har hanteringen av inresande utbytesstudenter blivit krångligare?
Arbete pågår på Studentavdelningen med att förenkla hanteringen av utbytesstudenter inför höstterminen. Målet är att antagning till utbytesstudier och till kurser för utbytesstudenter ska kunna göras ute på institutionerna. Systemförvaltning Ladok/SISU arbetar med att ta fram stödmaterial som videos och skrivna guider. 

Hanteringen av utbytesstudier är ett prioriterat område för framtida utveckling hos Ladokkonsortiet.

Administrationen av forskarstuderande har blivit mer komplex i nya Ladok. Hur hanteras detta?
Hanteringen av forskarstudier är ett prioriterat område för framtida utveckling hos Ladokkonsortiet.Systemförvaltning Ladok/SISU fortsätter att ta fram mer stödmaterial. Man har även genomfört ett informationsmöte i december och kommer troligen ha ytterligare ett under vårterminen.

Hanteringen av tillgodoräknanden har blivit mer tidskrävande framför allt för de administratörer som gör många sådana. Även hanteringen av fel i tillgodoräknanden har blivit svårare. Hur hanteras detta?

Förbättringar kring tillgodoräknanden är aviserade från Ladokkonsortiet, både vad gäller rättning av fel i tillgodoräknanden och vad gäller hantering av flera tillgodoräknanden.

De intyg (resultatintyg, registreringsintyg och intyg över förväntat deltagande) som går att ta ut ur Ladok är inte lika bra som de som fanns tidigare. Varför?

Intygen i Ladok lämnar en del att önska och flera lärosäten har framfört detta till Ladokkonsortiet. Förbättringar görs kontinuerligt.

Varför är det besvärligt att låta en extern lärare rapportera betyg i Ladok?
För att få tillgång till SU:s Ladok måste man ha ett universitetskonto. För att systemet ska ha en god säkerhet är detta nödvändigt.

Kurser och program som delas av flera institutioner är svåra att administrera och kräver att lärare och administratörer får behörigheter till flera institutioner. Varför?
En effekt av att SU har en decentraliserad organisationen är att många utbildningar (främst program) delas av flera institutioner. På andra lärosäten ligger alla kurser inom ett program inom till exempel ett programkansli. För att hantera detta på SU krävs att flera administratörer och lärare får behörigheter till flera institutioner.

På sikt kan det komma bättre lösningar för att dela på kurser och Systemförvaltning Ladok/SISU har förberett systemet för framtida förändringar.

Varför är det långa svarstider, främst på mejlfrågor, hos enheten Systemförvaltning Ladok/SISU på Studentavdelningen som ansvarar för support kring Ladok vid SU?
Det beror på att det senaste månaderna kommit många frågor angående Ladok. Systemförvaltning Ladok/SISU är och har varit förstärkt med extra personal inför produktionssättningen under hösten och under 2018. Telefonsupporten för Ladok på SU har sedan november haft dubblerad bemanning. Vad gäller supportärenden har de ärenden som direkt rör studenters studiedeltagande prioriterats högst, så studenter kan starta sina utbildningar.

Systemförvaltning Ladok/SISU får även in mycket feedback och förslag från universitetets användare. Flera förslag är komplexa och kan ta tid att formulera bra svar på. All feedback tas tacksamt emot och mycket har kunnat vidarebefordras till Ladokkonsortiet.

Vad ska vi svara studenter som fått problem med CSN på grund av nya Ladok?
CSN:s datasystem får data om studenter och utbildningar från Ladok med automatik. CSN:s system är dock inte helt anpassat till nya Ladok. Detta har lett till att studenter ibland fått problem med sina studiemedel.

Ladokkonsortiet har en kontinuerlig dialog med CSN om detta. Förutom de tekniska anpassningarna har även Ladokkonsortiet framfört att CSN måste informera sina handläggare om nya Ladok och vad studenterna kan göra när problem uppstår.

Hur kan institutioner hantera det stora antalet frågor från studenter om studentgränssnittet?
Frågor från studenter om Ladoks studentgränssnitt kan skickas vidare till supporten hos Systemförvaltning Ladok/SISU. Utöver att de kan hjälpa studenterna är det bra att de uppmärksammas på fel och problem och kan föra dessa vidare till Ladokkonsortiet.

Studenter kan inte se sina kurser i Mondo, vad ska jag göra?

Det beror med största sannolikhet på att Ladok varit nere och då tappar Mondo kontakten med Ladok vilket gör att kursflikar försvinner. Informationen blir oftast synlig igen efter några timmar. Det som händer är att när Mondo tappar kontakt med Ladok förvinner informationen tillfälligt ur Mondo, men den finns hela tiden lagrad i Ladok.

Detta problem ska nu vara borta eftersom Mondo för närvarande automatiskt stängs ner när Ladok inte är tillgängligt.

Vad görs vid Stockholms universitet för förbättra situationen med Mondo?
För att minimera störningarna när nya lärosäten går över till nya Ladok tar IT-avdelningen fram en lösning för att göra Mondo mindre beroende av att Ladok är uppe. Förhoppningsvis är denna lösning på plats under april månad. I väntan på att den lösningen är färdig stängs Mondo ner när Ladok gör det. Detta för att Mondo inte fungerar fullt ut utan kopplingen till Ladok.

IT-avdelningen avråder från examination i Mondo, finns det någon alternativ lösning?
Ja, det finns en alternativ lösning. Tentamenstjänsten har stöd för hemtentamen, så det kan vara ett alternativ till att examinera i Mondo för närvarande. Hemtentamen via Tentamenstjänsten kommer att vara kostnadsfritt tills vidare.
Information om Tentamenstjänsten.

Kommer Ladok att fortsätta utvecklas?
Ladokkonsortiet kommer att fortsätta utveckla Ladok framöver tillsammans med representanter för lärosätena. Stora områden i år är bland annat:
- Förbättringar av funktionerna för uppföljning
- Förbättringar av underliggande teknik för att få Ladok stabilare och snabbare 
- Förbättringar kring utbytesstudier och forskarutbildning
- Översyn av gränssnittet för studenter och administratörer
- Bättre stöd för masshantering i olika situationer

För vidare frågor och information

Om Ladok: Studentavdelningen, ladok@su.se
Om andra system kopplade till Ladok: IT-avdelningen, su.se/serviceportalen