Under 2017 och 2018 byter Sveriges lärosäten till den nya versionen av studiedokumentationssystemet Ladok. Bytet sker främst för att göra Ladok webbaserat samt mer användarvänligt och säkert. Att driftsätta en ny version av ett sådant här omfattande system, Ladok hanterar uppgifter för flera miljoner studenter och alumner, går dock inte att göra samtidigt vid alla lärosäte. Driftsättningen sker därför lärosätesvis. Vid Stockholms universitet skedde övergången i månadsskiftet oktober-november. När ett lärosäte går över till nya Ladok innebär det att systemet tillfälligtvis tas ned vid alla anslutna lärosäten. Det innebär även att Ladok blir otillgängligt vid Stockholms universitet vid dessa tillfällen.

Ladok innehåller vidare uppgifter som andra system vid universitetet är beroende av för att kunna fungera korrekt. Ett exempel är Mondo som får uppgifter från Ladok om till exempel registrerade studenter som ska läggas in på olika kurssidor. När Ladok ligger nere innebär det även att Mondo tillfälligtvis inte kan användas.

Krångel och ökad arbetsbörda

Sedan nya Ladok togs i bruk vid Stockholms universitet har det vid flera tillfällen hänt att Ladok och Mondo legat nere längre perioder. Flera institutioner har anmält att detta medfört arbetsmiljöproblem, till exempel i form av ökad arbetsbörda för administratörer och lärare, krångliga arbetsrutiner och ett ökat antal frågor från studenter. Bland de problem som lyfts är att Ladok tappar kontakt med Mondo samt svårigheter att registrera betyg och tillgodoräknanden. Andra problem som lyfts är sämre användarvänlighet med fler arbetsmoment och ökad rättsosäkerhet. Långa väntetider för support anges även.
Studentavdelningen är väl medvetna om problemen och även där har det sedan i höstas varit hög arbetsbelastning för att besvara frågor och hitta lösningar på problemen. Information går regelbundet ut till universitetets studieadministratörer. Andra insatser som görs är informationsträffar och framtagande av nytt stödmaterial för användarna. Studentavdelningen för även önskemålen från användarna vidare till Ladokkonsortiet så de kan åtgärdas på nationell nivå i vidareutvecklingen av Ladok.

Erfarenheter tas tillvara

Erik Wallenberg Bondesson arbetar på Systemförvaltning Ladok/SISU vid Studentavdelningen. Enligt honom är nya Ladok mycket mer komplext än tidigare och utformat för att arbeta på ett nytt sätt. Dessutom är systemet byggt för att kunna erbjuda nya användargrupper, till exempel lärare, ett administrativ redskap.
– Vid produktionssättning av stora datasystem är det svårt att förutspå alla problem som kan uppstå i början. Många brister och fel identifieras också först när ett system börjar användas fullt ut, säger han.
Eftersom Ladok utvecklas löpande lär en del av de problem som hittills varit snart kunna minska. Erfarenheter från de lärosäten som gått över till nya Ladok tas tillvara i den vidare utvecklingen, påpekar Erik Wallenberg Bondesson. Förbättringar bör nu vara att vänta inom till exempel funktionerna för uppföljning, utbytesstudier och forskarutbildning. Gränssnittet för studenter och administratörer ses även över. För att minimera störningarna när lärosäten går över till nya Ladok tar dessutom universitetets IT-avdelning fram en lösning för att göra Mondo mindre beroende av att Ladok är igång.
– Vi beklagar de problem som varit kring nya Ladok och arbetar för fullt för att lösa dem. Vi har en löpande dialog med de som använder systemet och upplever att vi får bra gehör från nationell nivå för de önskemål som vi framför till Ladokkonsortiet. Jag är därför övertygad om att Ladok successivt kommer att fortsätta utvecklas till det välfungerande studieadministrativa system som verksamheten behöver, säger Studentavdelningens chef Jerker Dahne.

Vad säger användarna om nya Ladok (när systemet fungerar)?

En vanlig kommentar är att det känns som ett modernare system än gamla Ladok. Vi har även fått positiva kommentarer från många lärare som tycker det är enklare att rapportera betyg via Ladok än på papper, säger Erik Wallenberg Bondesson.

Har du frågor eller önskar vidare information om Ladok kontaktar du Studentavdelningen på ladok@su.se. Gäller det andra system kopplade till Ladok kontaktar du IT-avdelningen via su.se/serviceportalen

Åtgärder vid SU för att minska problemen

  • Utbildningar och informationsmöten för användare.
  • Utbildningsmaterial, lathundar och filmer som stöd för användarna.
  • Kontinuerlig information till användarna om vad som händer i Ladok.
  • Rapportering av fel och brister till Ladokkonsortiet så de kan åtgärdas.
  • Mondo byggs om för att göra det mindre beroende av att Ladok är tillgängligt. Detta beräknas vara klart i april.
  • I väntan på att lösningen ovan är på plats stängs Mondo ned varje gång Ladok inte är tillgängligt eftersom en stor andel användare påverkas negativt när Mondo saknar koppling till Ladok.
  • Tills Mondo fungerar fullt ut igen avråder IT-avdelningen från att använda det för examination. Som alternativ till examination i Mondo erbjuds Tentamenstjänsten (hemtentamen). Tjänsten är kostnadsfri så länge det avråds från examination i Mondo. Mer information om Tentamenstjänsten på su.se/it 

Ladok – nationellt system för studiedokumentation

Ladok används för studiedokumentation vid 37 lärosäten som samarbetar i ett konsortium. Utvecklingen av systemet görs av Umeå universitet. Systemet innehåller uppgifter om antagning, registrering, resultat och examina för studenter inom alla nivåer. Ladok förser även andra myndigheter med uppgifter, däribland CSN och SCB. Nya Ladok införs vid landets lärosäten under 2017 och 2018.

Text: Per Larsson