De beslut som rektor och universitetsdirektören fattar enligt Besluts-och delegationsordningen är förvaltningsbeslut. Enligt förvaltningslagen (2017:900) har myndigheten ett utredningsansvar inför ett förvaltningsbeslut. I underlaget till beslut dokumenteras och sammanfattas ärendet så att beslutsfattaren kan lita på att utredningsansvaret är fullgjort innan beslut fattas. En viktig del av utredningsansvaret är att säkerställa att ärendet är tillräckligt väl berett.

Nedan återfinns allmänna instruktioner inför föredragning för rektor och universietsdirektör. Till vänster hittas specfika instruktioner för respekive föredragning.

Föredragning inför beslut

Huvudregeln är att beslut på en myndighet ska fattas efter föredragning. Föredragningen kan vara skriftlig eller muntlig. Beslut vid universitetet av rektor eller universitetsdirektör fattas normalt efter skriftlig föredragning. Undantag från denna princip kan i enstaka fall meddelas av rektor eller universitetsdirektören.

Skriftlig föredragning

Skriftlig föredragning ställer höga krav på transparens eftersom möjlighet till dialog mellan föredraganden och beslutsfattaren saknas. Underlaget ska föregås av ett försättsblad, som bland annat ska innehålla:
•    Bakgrund
•    Skälen för beslutet
•    Beredning
•    Bilagor
•    Original för underskrift
Se vidare anvisningarna nedan.

Beredning

Det är berörd avdelningschefs ansvar att ärendet bereds korrekt enligt ovan. Genom att godkänna försättsbladet intygar avdelningschefen att så skett. Ett godkännande sker genom att avdelningschefen mailar handläggaren att ärendet kan anmälas till föredragningen.

Obligatorisk beredning med Rektors kansli i vissa fall

För vissa typer av ärenden genomför utredare, jurister eller chefsjuristen en slutlig granskning inför beslutföredragningen.

Styrdokument som beslutas av universitetsstyrelse, rektor eller universitetsdirektören ska alltid granskas av Ledningssekretariatet i god tid före beslut.

För ärenden som innehåller principiella rättsliga ställningstaganden eller avtal med juridiska åtaganden för universitetet måste Rättssekretariatet i god tid involveras i beredningen av beslutsärendet och granska dokumenten.

Ärenden gällande dispens från användande av sjugradig betygsskala eller ärenden avseende ändrad klassificering av kurser ska granskas av Ledningssekretariatet.

Ärenden som inte beretts tillsammans med Rektors kansli kan lyftas från listan över veckans beslutsärenden, för ytterligare beredning.