Dokument och beslut i samband med föredragningar för rektor och universitetsdirektör behöver från och med 31 augusti 2020 inte längre undertecknas fysiskt, utom i vissa speciella fall. Syftet med den utökade digitaliseringen är att förenkla de administrativa processerna och minska antalet pappersunderskrifter.

Undantagen gäller när lag, lokal rutin eller dokumentation från externa aktörer kräver egenhändig underskrift.

Förtydligade anvisningar för rektors- och universitetsdirektörens beslut finns därför nu på Medarbetarwebben. Förutom anvisningarna har Rektors kansli även uppdaterat Word-mallarna för beslut, försättsblad och protokollsutdrag.

Rektor och universitetsdirektören behöver inte längre fysiskt underteckna besluten. Försättsblad till RF- och UD-ärenden undertecknas inte heller fysiskt utan handläggaren mailar sin avdelningschef som i sin tur godkänner via mail. Protokollsutdrag från rektors eller universitetsdirektörens beslutsprotokoll är också undantagna behovet av fysisk underskrift.

Avdelningschefen ansvarar för att beslutsärendena bereds korrekt. De uppdaterade anvisningarna beskriver hur föredragningarna för rektor och universitetsdirektör går till, vad ärenden ska innehålla och hur beredningen inför beslut ser ut.

De nya anvisningarna kommuniceras även via en medarbetarnotis och avdelningscheferna sprider vidare i sina respektive forum.

Uppdaterade anvisningar och mallar återfinns på denna länk

Vid frågor kontakta Henrik Lindell, Ledningssekretariatet, henrik.lindell@su.se eller Beatrice Clasaeus, Rättssekretariatet, beatrice.clasaeus@su.se