Stockholms universitet strävar långsiktigt, både av effektivitets- och resursskäl som för att underlätta distansarbete, efter att undvika interna rutiner som kräver egenhändiga fysiska signaturer där så inte är nödvändigt och att i så stor utsträckning som möjligt gå över till digitala underskrifter. Vare sig i förvaltningslagen, i högskolelagen eller i högskoleförordningen finns det några författningskrav på fysiska underskrifter av beslut som fattas utan bara ett krav på att det ska gå att utläsa vem som är beslutsfattare och att beslutet är fattat av en behörig befattningshavare som enligt myndighetens beslut-och delegationsordning har rätt att fatta beslutet. Detta gäller alla former av beslut, även de som tas in i form av protokoll. Vissa typer av rättshandlingar från en myndighets sida kräver skriftlig form och där fyller underskrifter ett viktigt bevisvärde både vad gäller den dokumenterade partsviljan och att avtalet är ingången av den som har behörighet och befogenhet att ingå avtal för universitets räkning.  Bifogat PM innehåller en kort redovisning av Rättssekretariatets syn på fysiska underskrifter från ett rättsligt perspektiv. Det pågående arbetet med ökad e-förvaltning är ett samarbete mellan Rättssekretariatet, Ledningssekretariatet (Rektors kansli) och Arkiv och registratur.