Vad är allmänna handlingar?

En handling är enligt 2 kap 3 § TF allmän om den förvaras hos en myndighet samt har inkommit till (6 §) eller upprättats hos myndigheten (7§).
 
Med handling avses en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 § TF).Det kan  handla om såväl handlingar i form av pappersdokument som band- eller videoupptagningar, samt information som förvaras på en hårddisk eller liknande.

Allt som innehåller någon form av information, oavsett medium, är alltså att betrakta som en handling.

Handlingen ska, för att vara allmän, vara förvarad hos myndigheten vid tidlunkten för den enskildes begäran. Sammanställningar ur allmänna handlingar anses också förvarade om de kan tas fram utan allt för stor arbetsinsats och med rutinbetonade åtgärder. (2 kap. 3 § andra stycket TF) En sammanställning som innehåller personuppgifter anses inte förvarad om myndigheten saknar befogenhet att göra sammanställningen tillgänglig.

Ett brev, e-post eller liknande som är ställt till viss person är förvarad hos myndigheten endast om den avser ett ärende eller annan fråga som ska handläggas vid myndigheten.

En handling är inkommen när den har anlänt till myndighetens lokaler eller till behörig tjänsteman. En handling är inkommen även om tjänstemannen befinner sig utanför myndighetens lokaler vid mottagandet. Det finns inget krav på att någon vid myndigheten ska ha tagit del av innehållet för att handlingen ska anses inkommen. Den är inkommen redan då den t.ex. anlänt i inkorgen.  

En handling är upprättad när den har expedierats. Med expediering avses vanligen att handlingen skickas till en mottagare utanför myndigheten. En handling som inte har expedierats anses upprättad när ärendet som handlingen hör till är avslutat. Handling som inte tillhör ett ärende anses upprättad när det är justerat eller på annat sätt färdigställt.

Exempel:

En tentamenskrivning blir allmän handling när den lämnats in för rättning. Den anses alltså inkommen.

En tentamensskrivning med rättningskommentarer anses däremot upprättad och är allmän handling när ärendet är avslutet. När betygsbeslutet är meddelat.  

Tänk på:

E-postloggar och så kallade cookies (dvs. filer som innehåller information om vilka webbsidor en användare har besökt) och globalfiler (upptagningar som visar adressuppgifter över de hemsidor en användare har besökt på Internet) är enligt praxis att betrakta som upprättade allmänna handlingar.

Utkast, minnesanteckningar och liknande är som huvudregel inte allmänna handlingar. Om dessa arkiveras ändras dock deras status. Se därför till att rensa bort sådant innan ärendet arkiveras.

Ett internt e-postmeddelande är som huvudregel inte en allmän handling. Om handlingen tillför ett ärende en sakuppgift, är färdigställd (t.ex. en slutversion som sprids för kännedom, eller svar på en intern enkät) eller om det vidarebefordras utanför myndigheten anses det däremot vara en allmän handling.