Personuppgifter ska inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Men denna bestämmelse hindrar inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att universitetets arkivmaterial senare tas om hand av en arkivmyndighet. Detta räknas enligt Dataskyddsförordningen som en laglig grund för att utföra uppgifter av allmänt intresse. Hanteringen av myndigheternas allmänna handlingar omfattas av ett regelverk bestående av lagar, förordningar och föreskrifter[1]. I arkivförordningen regleras Riksarkivets rätt att föreskriva om arkivhanteringen hos statliga myndigheter. Föreskrifterna utfärdas bland annat för material och metoder för framställning av handlingar, arkivets organisation, arkivredovisning, arkivets skydd samt gallring och annat avhändande av handlingar. Riksarkivets föreskrifter ges ut i två olika serier, dels i Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS), dels i Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS). 

Enligt Arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

Allmänhetens rätt till insyn - Offentlighetsprincipen enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) är central i den svenska rättsordningen. Den innebär att allmänheten, ofta enskilda individer och företrädare för media, har rätt till insyn i myndighetens arbete och tillgång till dess allmänna handlingar. De allmänna handlingar som beskriver verksamheten över tid ska därför bevaras.

Rättskipningen och förvaltningen - Handlingar som bevisar vad myndigheten eller den enskilda tjänstemannen har gjort eller inte gjort, t.ex. vad myndigheten kommit överens om genom ett avtal med annan part, är viktiga att bevara.

Forskningens behov – De handlingar som bedöms vara värdefulla för framtida forskning ska bevaras. Den bedömningen görs ofta i samråd med verksamheten.

Förutom Arkivlagens krav på bevarande finns det självklart även ett behov av att bevara information för att tillgodose verksamhetens behov av att kunna följa den egna verksamheten genom avslutade och arkiverade ärenden och projekt.

Begreppet handling och typer av handlingar

Begreppet handling är definierat i Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap. 3:

”Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel”. En handling är oberoende av medium.

Det finns olika typer av handlingar:

Arbetshandling - är utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse samt minnesanteckningar. Handlingen är inte allmän om den inte har expedierats eller tagits om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendes föredragning eller beredning. En arbetshandling som tillför ärendet sakuppgift ska alltid bevaras.

Allmän handling - En handling är allmän, om den förvaras, inkommer eller upprättas hos en myndighet.

Handling med sekretess - Allmänna handlingar eller uppgifter i en allmän handling kan skyddas av sekretess i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen (OSL) med hänsyn till:

  • rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation
  • rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik
  • myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn
  • intresset att förebygga eller beivra brott
  • det allmännas ekonomiska intresse
  • skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden eller
  • intresset att bevara djur- eller växtarter.

Offentlig handling - Huvudregeln är att handlingar som är allmänna också är offentliga.

Arkivering – forskning särskilt

Forskningsverksamhet är grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete som bedrivs vid universitet och högskolor samt vid särskilda forskningsinstitut och i verksamhetsorienterad forskning vid andra statliga myndigheter enligt instruktion eller särskilt uppdrag.

Handlingar ska enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1) och SU tillämpningsbeslut SU FV 2.6.2-3131-14 bevaras som:

  • innehåller grundläggande uppgifter om projektets syfte, metod och resultat
  • speglar projektets kontext avseende t.ex. ekonomiska förutsättningar och externa kontakter, samt visar eventuella förändringar i inriktning under arbetets gång.
  • bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse.

Exempel på vilka handlingar det kan vara är:

  • Dataset inklusive kodnycklar
  • Metadata (t.ex. den slags information som ingår i en Datahanteringsplan/Data Management Plan)
  • Projektansökningar
  • Beslut om medel
  • Etikprövningshandlingar
  • Enkät- och intervjuformulär
  • Rapporter, publikationer och doktorsavhandlingar

Förutom ovannämnda exempel ska även de handlingar bevaras som hjälper till att ge en god förståelse för vad som hänt under projektet och hur materialet ska tolkas.

Har du frågor om vilka handlingar som ska arkiveras och hur, kontaktar du universitetets IT-arkivarie.

 

[1]Tryckfrihetsförordningen (1949:105), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) samt föreskrifter från Riksarkivet.