Stockholms universitet har två grundprinciper att förhålla sig till: 

  1. Allmänna handlingar ska bevaras
  2. Personuppgifter ska inte bevaras längre än nödvändigt.

Även om det i Arkivlagen anges att allmänna handlingar ska bevaras finns det en paragraf i lagen som tillåter att allmänna handlingar gallras under förutsättning att det arkivmaterial som återstår tillgodoser

  • allmänhetens rätt till insyn
  • behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
  • forskningens behov

Gallring innebär förstöring av allmän handling eller uppgift i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

  1. förlust av betydelsebärande data
  2. förlust av möjliga sammanställningar
  3. förlust av sökmöjligheter
  4. förlust av möjlighet att bedöma handlingarnas autenticitet

Gallring är en inskränkning i den del av offentlighetsprincipen (rätten att ta del av allmänna handlingar) som regleras i Tryckfrihetsförordningen.  För att gallra en allmän handling oavsett om den innehåller personuppgifter eller inte krävs det ett stöd i regelverket. Myndighetens IT-tjänster behöver också ha funktioner som möjliggör att det går att särskilja information som ska bevaras från information som ska gallras (se även Anvisning för privacy by design). Arbetshandlingar kan däremot rensas och för det krävs det inget stöd i regelverket.

Vad säger Dataskyddsförordningen om bevarande och gallring?

När en personuppgift inte längre behöver behandlas för det ursprungliga ändamålet ska den gallras eller anonymiseras. Till huvudregeln i artikel 5.1e finns det undantag som anger att de kan bevaras undre en längre tid än vad som normalt gäller om uppgifterna enbart kommer att behandlas för 

  • arkivändamål i allmänhetens intresse eller 
  • vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller 
  • för statistiska ändamål.

Den förlängda bevarandetiden gäller i den mån som lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att säkerställa de registrerades fri- och rättigheter. Dock gäller inte rätten till radering (”att bli bortglömd”) i den utsträckning som behandlingen är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål enligt artikel 89.1., i den utsträckning som rätten att bli bortglömd sannolikt omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med behandlingen. Personuppgifter som behandlas enbart för arkivändamål av allmänt intresse får inte heller användas för att vidta åtgärder i fråga om den registrerade, annat än om det finns synnerliga skäl med hänsyn till den registrerades vitala intressen.

Känsliga personuppgifter får med stöd av artikel 9.2 j i dataskyddsförordningen behandlas för arkivändamål av allmänt intresse om behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna följa föreskrifter om bevarande och vård av arkiv.