I vårt e-postsystem med stödfunktioner behandlar du en mängd personuppgifter, till exempel:

  • e-postadressen
  • ditt textmeddelande
  • kontaktuppgifter i dina kontakter
  • namn i bokningar i kalendern.

Tänk igenom hur du hanterar personuppgifterna

Det är därför viktigt att du tänker igenom hur du hanterar personuppgifterna. E-post är inte en säker förvaring och det kan vara svårt att hitta uppgifter om en enskild person, eller säkerställa att uppgifterna blir borttagna när de inte längre behövs.

  • Sprid inte personuppgifter i onödan. Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete. 
  • Ta regelbundet bort e-post som inte ska sparas.
  • Om du skickar e-post till många samtidigt, överväg om adresserna ska skrivas i fältet för dold kopia (bcc).
  • Undvik e-post för känsliga eller integritetskänsliga uppgifter, till exempel uppgifter om hälsa och lön.
  • För över information till andra system, till exempel dokumentations- och ärendesystemet, om du måste spara information som innehåller personuppgifter. Ta sedan bort e-postmeddelandet.
  • Uppdatera kontaktuppgifter regelbundet.

På samma sätt ska du naturligtvis hantera personuppgifter i din telefon och i andra arbetsverktyg.