I vårt e-postsystem med stödfunktioner behandlar du en mängd personuppgifter, till exempel:
- e-postadressen
- ditt textmeddelande
- kontaktuppgifter i dina kontakter
- namn i bokningar i kalendern.
Tänk igenom hur du hanterar personuppgifterna
Det är därför viktigt att du tänker igenom hur du hanterar personuppgifterna. E-post är inte en säker förvaring och det kan vara svårt att hitta uppgifter om en enskild person, eller säkerställa att uppgifterna blir borttagna när de inte längre behövs.
- Sprid inte personuppgifter i onödan. Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete.
- Ta regelbundet bort e-post som inte ska sparas.
- Om du skickar e-post till många samtidigt, överväg om adresserna ska skrivas i fältet för dold kopia (bcc).
- Undvik e-post för känsliga eller integritetskänsliga uppgifter, till exempel uppgifter om hälsa och lön.
- För över information till andra system, till exempel dokumentations- och ärendesystemet, om du måste spara information som innehåller personuppgifter. Ta sedan bort e-postmeddelandet.
- Uppdatera kontaktuppgifter regelbundet.
På samma sätt ska du naturligtvis hantera personuppgifter i din telefon och i andra arbetsverktyg.