En följd av den nya dataskyddsförordningen som trädde i kraft den 25 maj är att de som finns registrerade vid universitetet kan begära registerutdrag. På universitetet går det till så att den som får en begäran om registerutdrag ska skicka den vidare till registrator (registrator@su.se).

Ett registerutdrag ska innehålla information om huruvida personuppgifter behandlas eller inte. Om personuppgifter behandlas ska det framgå vilka uppgifter om den sökande som behandlas i form av ett utdrag med alla de personuppgifter som rör personen som sökt registerutdrag. Bland annat ska det framgå varifrån uppgifterna kommer, vad som är ändamålet med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare uppgifterna lämnas ut.

IT-avdelningen driver tillsammans med bland annat Avdelningen för arkiv och registratur  ett projekt för att inrätta en universitetsgemensam registerutdragsprocess och att bygga ett IT-stöd för den. Som ett första steg har projektet testat och produktionssatt processen för registerutdrag i en teknisk miljö på IT-avdelningen. För att producera ett komplett registerutdrag behöver många olika organisationer och IT-system vara involverade.I nästa steg kommer kontakt att upprättas med systemansvariga för ett femtontal centrala system som Primula, SUKAT, Athena m.m. Tidsplanen för detta är ännu inte fastställd. I projektet kommer även processen att på begäran gallra samt att radera information ingå, med det tidigare nämnda registerutdraget som underlag. Ansvarig för projektet är Monika Almgren på IT-avdelningen.

Enskilda institutioner och enheter ska alltså inte ta fram egna rutiner eller system för att kunna ta fram registerutdrag, utan detta är en universitetsgemensam process.

Om du har frågor kring detta kan du mejla gdpr@su.se