Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontakt: arkivet@su.se

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2019. ”Göran Rydberg” ska ändras till ”Wilhelm Widmark”. ”Avdelningen för arkiv och registratur” ska ändras till ”Stockholms universitetsbibliotek”. ”Förvaltningsorganisationen” ska ändras till ”Universitetsförvaltningen”. Det övergripande ansvaret har ”överbibliotekarien vid Stockholms universitet”, och ansvar administreras vid ”universitetsbiblioteket”. ”Chefen för avdelningen” ska ändras till ”överbibliotekarien”. Under rubriken Institutioner (motsv) ska ”Avdelningen för arkiv och registratur” ändras till ”Stockholms universitetsbibliotek”, längre ner i stycket ska ”Avdelning för arkiv och registratur” ändras till ”arkivfunktionen vid Stockholms universitetsbibliotek”. Under rubriken Övrigt ska ”juristfunktionen” ersättas med ”Rättssekretariatet” och ”Avdelningen för planering och ledningsstöd” med ”Rektors kansli”.)

Arkivbildare

Samtliga beslutande organ inom Stockholms universitet, avdelningar (motsv) vid universitetsförvaltningen, institutioner (motsv) samt forskningsprojekt vid institutioner -om inte annat är bestämt i avtal- bildar arkiv som består av allmänna handlingar vid dessa organ.

Organisation och ansvar

Förvaltningsorganisationen

Chefen för Avdelningen för akriv och registratur har det övergripande ansvaret för dokumenthantering, arkivbildning och arkivvård vid universitetet, vilket ansvar administreras vid avdelningen.

Chefen för avdelningen ansvarar bl a för att vid Stockholms universitet

  • bevaka gällande författningar och bestämmelser och att utarbeta interna föreskrifter inom arkiv- och dokumenthantering,
  • handlägga/föredra ärenden i frågor rörande arkiv- och dokumenthantering,
  • redovisa universitetsförvaltningens arkivbildning, stödsystem som organisationen har ansvar för och vårda universitetets centrala arkiv,
  • bistå institutionerna (motsv) och universitetsförvaltningens avdelningar i deras arkiv- och dokumenthantering,
  • bedriva internutbildning samt sprida information och kunskap om arkiv- och dokumenthantering.

Institutioner (motsv)

Huvudansvaret för dokumenthantering och arkivvård vid institution (motsv) ligger hos institutionsstyrelsen/prefekt (motsv), vilken utser arkivvårdare. Meddelande om utsedd arkivvårdare lämnas till arkivfunktionen vid Avdelningen för akriv och registratur.

Arkivansvarig ansvarar för att

  • handlägga ärenden rörande arkiv- och dokumenthantering vid institution (motsv),
  • arkivvård och arkivläggning sker på föreskrivet sätt,
  • upprätta arkivbeskrivning och andra för arkivvården anvisade centrala dokument,
  • vid behov lämna förslag om gallring av arkivhandlingar och informera arkivfunktionen om förändringar i arkivbildningen vid institutionen (motsv),
  • avlämning av arkivhandlingar sker till centralarkiv,
  • årligen till Avdelningen för akriv och registatur lämna in en förtecking över stödsystem som används och som organisatonen har ansvar för.

Arkivvårdaren

I de uppgifter som arkivvårdaren bör hantera ingår att

  • säkerställa redovisning av arkivbestånd och deras metadata. I arbetet ingår att hantera volymbildning och etikettering av volymer, upprätta institutionens (motsv) arkivförteckning, arkivbeskrivning (i samverkan med arkivansvarig vid institutionen) och andra för arkivvården anvisade centrala dokument, oberoende av lagringsmedia.

  • verkställa föreskriven gallring av arkivhandlingar.

Arkivvård

Arkivredovisning

Universitetsförvaltningen och samtliga institutioner (motsv) ska upprätta och fortlöpande årligen komplettera arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och andra för arkivvården anvisade centrala dokument. Vid förtecknandet redovisas arkivbestånden i huvudavdelningar och underavdelningar. Arkivhandlingarna ska så snart som möjligt sammanföras i volymer som ska etiketteras. Särskilda bestämmelser tillämpas för arkivering av digitala handlingar. Tillämpningar av dessa bestämmelser för arkivering av digitala arkivhandlingar meddelas i särskild ordning.

Förvaring och skydd av handlingar

Arkivhandlingarna ska förvaras i låst, helst brandsäkert utrymme (rum eller skåp). I utrymmet ska endast förvaras arkivalier (inte blankett- och skrivmaterial, tryck, möbler, maskiner m m).
Arkivhandlingarna ska skyddas mot obehörig åtkomst. De bör endast efter medgivande från universitetsförvaltning/institution (motsv) vara tillgängliga för personer som inte tillhör myndigheten. Vid utlämnande ska kontroll ske av hur handlingarna kommer att hanteras.

Ansvar för nyckelhantering för centralarkiv äger arkivfunktionen och vid institutionerna (motsv) arkivansvarig.

Universitetets olika arkiv ska hållas skilda från varandra.

Särskilda bestämmelser tillämpas för hantering av digitala akrivhandlingar.

Arkivhandlingar ska förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten säkerställs och vara uppställda i enlighet med angivelser i arkivförteckning.

Leveranser till centralarkivet

Institutionen (motsv) svarar för att arkivhandlingarna förvaras enligt gällande bestämmelser före leverans till centralarkiv. Analoga akrivhandlingar ska förpackas och levereras till centralarkiv enligt anvisningar från arkivfunktionen. Tidpunkt för leverans avtalas med denna organisation. Särskilda bestämmelsera tillämpas för leveransern av digitala arkivhandlingar. Efter leverans till centralarkiv svarar arkivfunktionen för förvaring och arkivvård. Ansvaret för själva bestånden kvarstår dock hos arkivbildaren eller den organisation som har övertagit ansvaret för tidigare verksamhet och handlingar.

Gallring

Gallringar bör verkställas minst en gång om året och får ske endast enligt föreskrivna eller medgivna gallringsbeslut.

Arkivlån

Interna lån från central- och institutionsarkiv kvitteras och markeras på för ändamålet lämpligt sätt. Regelmässigt bör endast hela volymer av analoga arkivhandlingar och inte lösa handlingar lånas. Särskilda bestämmelser tillämpas för hanteringen av digitala handlingar.

Lån av arkivhandlingar från och till andra myndigheter handläggs av arkivfunktionen.

Övrigt

För sekretessbeläggning av arkivhandlingar och hantering av sådana, hänvisas till juristfunktionen vid Avdelningen för planering och ledningsstöd.