Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontakt: arkivet@su.se

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2021)

Inledning

Syftet med detta styrdokument är att beskriva hur här definierade handlingar inom räkenskapsinformation1 ska hanteras vid Stockholms universitet. Allmänna handlingar får gallras men bara om det kvarvarande beståndet tillgodoser de ändamål som anges i arkivlagen och gallringen har stöd i författningar. Vissa handlingar ska bevaras. Med stöd av Riksarkivets föreskrifter2 och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. (RA-FS 2018:10) gäller denna bevarande- och gallringsplan vid Stockholms universitet. Reglerna ersätter det tidigare dokumentet Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet (dnr SU FV 2.6.2-3698-17).

Reglerna får tillämpas retroaktivt. Detta dokument vänder sig såväl till institutioner/motsv, som till förvaltningen, beroende på till vilket arkiv handlingarna hör.

Enligt handläggningsordning för arkivorganisationen och arkivvården vid Stockholms universitet bildar samtliga beslutande organ inom Stockholms universitet, avdelningar/motsv. vid universitetsförvaltningen, institutioner/motsv. samt forskningsprojekt vid institutioner – om inte annat är bestämt i avtal – arkiv som består av allmänna handlingar vid dessa organ. Ansvaret för dokumenthantering och arkivvård vid institution ligger hos institutionsstyrelse/prefekt. Behov av eventuell gallring enligt här angivna regler bör årligen ses över av arkivansvarig. Handläggningsordningen förtydligar ansvarsfördelningen ytterligare.

Centrala arkivfunktionen ser årligen över vilka dokument gällande bevarande och gallring som behöver revideras, utefter nya interna förutsättningar eller utefter nya föreskrifter från Riksarkivet.

Bevarande och gallring

Handlingar ska bevaras i sin ursprungliga form om inte annat anges. Det innebär att om en handling har inkommit eller upprättats digitalt så ska den även bevaras digitalt. Om inte annat anges gäller dessa regler allmänna handlingar oavsett medium och format.

Gallringsfrister medges vid angivet antal år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Gallringsfrister för gallringsbar räkenskapsinformation är normalt 7 år men förlängs med hänsyn till eventuella EU-krav på revision och medges tidigast efter 17 år.

Räkenskapsinformation som efter en tid förlorar betydelse för den ekonomiska redovisningen, till exempel kopior och överflödiga sammanställningar som använts för fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med den i dokumentet angivna tidsfristen.

Kopior och dubbletter får gallras vid inaktualitet under förutsättning att innehållsmässigt identiska arkivexemplar bevaras. Gallring vid inaktualitet innebär att handling får gallras omedelbart eller när den inte längre behövs för verksamheten.

Verifikationer i original får utlånas till utländsk myndighet för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i verksamhet som finansieras av EU. Förutsättning för utlån är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden.

Undantag gallring

Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan antas få någon annan funktion än enligt RA-FS 2018:10, 2 §.

Räkenskapsinformation ska undantas från gallring om den har betydelse för

• styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter,

• annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision,

• beräkning av pensionsgrundande inkomst,

• myndighets internationella åtaganden, till exempel deltagande i verksamhet som finansieras av Europeiska unionen,

• statistikframställning, utvärdering eller forskning,

• förståelsen av andra handlingar som bevaras.

 

För fortsättningen av beslutet, vänligen se bilagan nedan (PDF).