Ansvarig enhet: Planeringssekretariatet

Kontaktperson: Marie Eriksson

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2019. Avdelningen för planering och ledningsstöd ersätts av Planeringssekretariatet. Förvaltningschefens titel är Universitetsdirektör.)

1. Inledning

Rektor har fattat beslut om frekvens för ekonomisk uppföljning samt uppdragit åt förvaltningschefen att ansvara för att närmare anvisningar utarbetas, 2018-04-17 (dnr SU FV-1405-18).

När kravet på att lämna delårsrapport upphörde valde universitetet att se över de tidigare rutinerna för ekonomisk uppföljning. Tidigare har uppföljningen följt den externa rapporteringen och gjorts i samband med delårsrapporten och årsredovisningen. Nu införs tertialvis ekonomisk uppföljning där prognosen som tidigare lämnats i samband med delårsrapporten, kommer att lämnas in efter tertial två, dvs. per 20XX-08-31. Handläggningsordningen innehåller en övergripande struktur för uppföljning samt sätter ramarna för hur detta ska ske.

2. Ekonomiskt ansvar

Universitetet har ett knappt sjuttiotal institutioner/motsvarande som leds av prefekter/motsvarande med ansvar för såväl verksamhet som ekonomi. Den grundläggande principen är att beslut och ansvar ska ligga så nära berörd verksamhet som möjligt.

3. Utgångspunkt för enhetlig ekonomisk uppföljning vid universitetet

Den ekonomiska uppföljningen är en del av universitetets verksamhetsuppföljning. Förutom de formella rapporteringskrav som ställs på myndigheten t.ex. via Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, ska universitetets ekonomiska uppföljning bidra till en effektiv resursanvändning och säkerställa kvalitet i den ekonomiska redovisningen. Utgångspunkten är att arbetet ska karakteriseras av öppenhet och transparens. Arbetet med den ekonomiska uppföljningen ska utföras systematiskt, ha en regelbunden frekvens och vara av hög kvalitet. Arbetet ska vidare utföras i dialog med ekonomiansvariga (prefekter/motsvarande) för att säkerhetsställa att adekvat och kvalitetssäkrad information används. Resultatet av uppföljningen ska därefter presenteras och redovisas i olika beslutande organ inom verksamheten, vilka i sin tur ska besluta om eventuella åtgärder.

Den ekonomiska uppföljningen ska utgå från vad som ska rapporteras centralt till Avdelningen för planering och ledningsstöd (APL), vilka i sin tur sammanställer, granskar och redovisar uppföljningen för universitetsledningen.

Dock bör rapporteringen som anges i handläggningsordningen betraktas som ett minimum vad gäller innehåll, genomförande och omfattning. Utifrån universitetets decentraliserade organisation kan respektive område/fakultet själv bestämma över hur frekvent, hur omfattande och på vilket sätt den ekonomiska uppföljningen och avstämningen ska ske. Den kan därför med fördel göras både mer frekvent och mer omfattande än vad som ska rapporteras centralt.

Uppföljningen är nödvändigt för att effektiv ekonomisk styrning ska kunna bedrivas inom universitetet och för att följa externa lag- och regelkrav. Utgångspunkten för den ekonomiska uppföljningen är hur respektive område, fakultet och institution samt hur universitetsförvaltningen har presterat och utvecklats i förhållande till budget/prognos och i förhållande till tidigare års resultat. För att uppföljningen ska vara värdefull och av hög kvalitet behöver redogörelsen omfattas av ett antal punkter, vilka redovisas nedan.

Områdeskanslierna ansvarar för att den ekonomiska uppföljningen genomförs och dokumenteras inom respektive område. Vidare ska den ekonomiska uppföljning som rör universitetsförvaltningen följa nedan redovisade anvisningar i dess tillämpliga delar.

4. Frekvens

Den ekonomiska uppföljningen ska rapporteras tertialvis tre gånger per kalenderår. Tertialtillfällena är:

  • per 30 april (T1)
  • per 31 augusti (T2)  
  • per 31 december (T3)

Om det vid ett tertialtillfälle finns behov av att begära in ytterligare information som inte finns angiven i handläggningsordningen så kan APL och/eller områdeskanslierna göra det. Det kan handla om ett särskilt område som behöver belysas eller utredas alternativt förändringar i externa regelverk som måste följas.

5. Ekonomisk uppföljning

APL tillhandahåller dokumentation för ekonomisk uppföljning per tertial till respektive område (H och N), vilket utgör underlag till vad som ska kommenteras och därefter rapporteras vidare till APL.

Det som ska kommenteras är väsentliga avvikelser/förändringar avseende årets resultat i förhållande till budget/prognos och föregående år. Kommentarerna ska vara analyserande, snarare än konstaterande. Fokus ska vara att identifiera orsaken till avvikelserna. Det som ska redovisas enligt nedan gäller T2 och T3.

För T1 görs en mindre omfattande uppföljning. Vid T1 ska poster som uppvisar väsentliga förändringar jämfört med samma period föregående år förklaras. Det gäller på såväl områdes- som fakultetsnivå. Av mallarna som skickas ut inför uppföljningen framgår nivån på förändringarna som ska kommenteras. I övrigt gäller att information som väsentligen påverkar ekonomin ska rapporteras.

Redogör för:

  • periodens[1] resultat och dess utveckling jämfört med budgeterat/prognostiserat resultat, både med avseende på område och fakultet. Motivera och ange eventuella orsaker till väsentliga avvikelser (10 procent eller mer) mellan budget/prognos och resultat i resultaträkningens poster. Redogör dessutom för hur resultatet förhåller sig till föregående periods resultat och kommentera utvecklingen mellan jämförelseåren.
  • hur resultatet fördelar sig på fakultetsnämnd respektive institutionsnivå (alla institutioner aggregerade), både med avseende på område och fakultet.
  • en eventuell under- respektive överprestation och hur det har påverkat områdets respektive fakultetens resultat.[2]
  • hur resultatet fördelar sig på utbildning på grundnivå och avancerad nivå (UGA) och forskning och utbildning på forskarnivå (FUF), både med avseende på område och fakultet.[3]
  • hur mycket området och respektive fakultet har i ackumulerat myndighetskapital vid periodens slut jämfört med motsvarande period föregående år.
  • hur stora de ej förbrukade bidragen är och hur de utvecklats i förhållande till jämförelseperioden, både med avseende på område och fakultet.

Nyckeltal

Redovisa:

  • andelen personal-, lokal- och driftskostnader i förhållande till områdets respektive fakultetens totala kostnader. Om dessa kvoter uppvisar väsentliga förändringar i förhållande till jämförelseperioden ska orsakerna till det framgå.
  • andelen ackumulerat myndighetskapital för perioden i relation till områdets respektive fakultetens intäkter. Om kvoten uppvisar väsentliga förändringar i förhållande till jämförelseperioden ska orsakerna till det framgå.
  • hur kvoten ej förbrukade bidrag förehåller sig till områdets respektive fakultetens bidragsintäkter. Om kvoten uppvisar väsentliga förändringar i förhållande till jämförelseperioden ska orsakerna till det framgå.

Institutionsfakta

Redovisa:

  • antalet institutioner per fakultet som visar ett under- respektive överskott under den aktuella perioden.
  • antalet institutioner som har ett negativt respektive positivt sparat myndighetskapital under den aktuella perioden, både på områdesnivå och fakultetsnivå.
  • antalet institutioner som har ett sparat myndighetskapital som överstiger 10 procent av respektive institutions intäkter (under den aktuella perioden), både på områdesnivå och fakultetsnivå.
  • antalet institutioner som har ett sparat myndighetskapital som understiger -10 procent av respektive institutions intäkter (under den aktuella perioden), både på områdesnivå och fakultetsnivå.

Lista:

  • de institutioner som har högst andel sparat myndighetskapital relativt dess intäkter samt hur det sparade kapitalet har utvecklats för dessa under de två senaste perioderna. Redogör dessutom för orsaker samt eventuellt vidtagna åtgärder för senaste årets utveckling.
  • de institutioner som har lägst andel sparat myndighetskapital relativt dess intäkter samt hur det sparade kapitalet har utvecklats för dessa under de två senaste perioderna. Redogör dessutom för orsaker samt eventuellt vidtagna åtgärder för senaste årets utveckling.
  • de institutioner vars sparade myndighetskapital har ökat mest under perioden och ange orsakerna till ökningen (i förhållande föregående period) samt eventuella åtgärder.
  • de institutioner vars sparade myndighetskapital har minskat mest under perioden och ange orsakerna till minskningen (i förhållande föregående period) samt eventuella åtgärder.
 

[1] ”Perioden” avser jämförelse mellan T2/T2 eller T3/T3.

[2] Redovisas endast vid T3.

[3] Redovisas endast vid T3.