Ansvarig enhet: Ekonomiavdelningen

Kontaktperson: Susanne Ekman, Upphandlingschef

 (Dokumentet har aktualitetsgranskats 2020. Inköps-och upphandlingssektionen, Ekonomiavdelningen.)

Rektor har det övergripande ansvaret för universitetets anskaffningar. Detta ansvar är dock delegerat till förvaltningschefen. Förvaltningschefen beslutar om r egler för inköp- och upphandling. I reglerna ingår hur ansvaret för upphandling ska fördelas. Ansvarig chef skainformera medarbetarna om inköps- och upphandlingspolicyn med tillhörande regler.

Denna inköps- och upphandlingspolicy gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader, oavsett värde, vid Stockholms universitet. Med anskaffning menas i det följande all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader vid Stockholms universitet oavsett varans eller tjänstens beskaffenhet.

Anskaffning ska ske genom avrop från gällande ramavtal – lokala eller statliga – om sådana finns för den tjänst eller vara som efterfrågas, eller genom upphandling. Detta gäller även Stockholms universitets holdingbolag, dock finns vissa undantag. Upphandlingen ska, om det är möjligt, samordnas i syfte att uppnå bästa affärsvillkor och för att minska de administrativa kostnaderna. Samordning kan ske mellan institutioner, med annat universitet, statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet. De fördelar som avrop från ramavtal och samordnad upphandling ger, ska tillvaratas.

Verksamhetens behov och mål ska vara styrande för all anskaffning, så att varor, tjänster och entreprenader får rätt kvalitet, med minsta möjliga miljöpåverkan och till den kostnad som långsiktigt är mest ekonomiskt fördelaktig. Anskaffning ska ske enligt gällande lagar och bestämmelser samt enligt Stockholms universitets policys och regler.

Stockholms universitets företrädare ska i anskaffningssituationer uppträda på ett affärsetiskt korrekt och opartiskt sätt och på så sätt bidra till att Stockholms universitet uppfattas som en trovärdig aktör på den privata och offentliga marknaden. Anskaffning ska präglas av en god planering och framförhållning. De konkurrensmöjligheter som finns ska utnyttjas på sådant sätt att även den långsiktiga konkurrensen främjas. För att upprätthålla en tillfredsställande konkurrenssituation ska Stockholms universitet verka för att ge nya leverantörer möjlighet att delta i upphandlingar.