Ansvarig enhet: Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd

Kontaktperson: Danijela Krajisnik

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2022.)

Redaktionella ändringar: Avdelningen för forsknings- och samverkansstöds stöd vid EU-projekt finns närmare beskrivet på Medarbetarwebben.
Följande formulering ska ersätta ”prefekter/motsvarande”: ”Prefekt, föreståndare direkt underställd dekanus och/eller avdelningschef inom förvaltningen” och följande formulering ska ersätta ”institution/motsvarande”: ”Institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning”.

Beskrivning:

Handläggningsordningen gäller för de forskningsprojekt som finansieras med bidrag från Europeiska unionen, huvudsakligen Europeiska kommissionens ramprogram för forskning och innovation, där Stockholms universitet ingår avtal med Europeiska unionen.

Inledning

Handläggningsordningen gäller för de forskningsprojekt som finansieras med bidrag från Europeiska unionen (EU), huvudsakligen från Europeiska kommissionens ramprogram för forskning och innovation, där Stockholms universitet (SU) ingår ett avtal med EU, huvudsakligen Europeiska kommissionen (EU-kommissionen). EU-kommissionens regelverk har lett fram till att SU har fastställt en särskild handläggningsordning för forskningsprojekt som finansieras med bidrag från EU, huvudsakligen från ovannämnda ramprogram, och utvecklat administrativt stöd i arbetet med projekten. Handläggningsordningen syftar till att säkerställa god kvalitet och rutiner i det administrativa arbetet.

Avtalen avseende ovannämnda forskningsprojekt undertecknas, på delegation, av chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd. Avtalen tecknas för SU:s räkning, och kan juridiskt inte ingås för enskilda fakulteter eller institutioner då dessa är en del av SU.

I övrigt gäller SU:s allmänna besluts- och delegationsordning och bestämmelserna i SU:s styrdokument.

Handläggningsordning för EU-finansierade forskningsprojekt

Stöd inför ansökan

Alla ansökningar om forskningsbidrag ska godkännas av prefekten vid berörd institution. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd informerar forskare och andra berörda inför ansökan om EU-kommissionens regler för aktuellt program och projektform.

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd läser och ger återkoppling på ansökningar baserat på EU-kommissionens utlysningstexter och regelverk.

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd kan vid behov ge stöd i budgeterings-arbetet utifrån EU-kommissionens perspektiv.

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd ska informera ansvarig forskare om behovet att göra en etisk bedömning av forskningsprojektet och erbjuder vid behov stöd i forskningsetiska frågor.

Stöd i handläggning av avtal

När ett forskningsprojekt har beviljats bidrag från EU-kommissionen inleds en fas där olika avtal behandlas. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd ansvarar för handläggningen av dessa avtal vid SU.

Bidragsavtal (Grant Agreement)

Forskaren informerar prefekten om att projektet har beviljats.

EU-kommissionen initierar utifrån sitt regelverk avtalsförberedelser (Grant Agreement Preparation – GAP) för att teckna ett bidragsavtal (Grant Agreement) med projektets koordinerande organisation (Coordinator) och övriga projektpartners (Beneficiaries). SU är oftast projektpartner (Beneficiary).

Vid projekt finansierade av Europeiska forskningsrådet (ERC) är SU oftast EU-kommissionens enda motpart i bidragsavtalet och därmed den enda Beneficiary.

Bidragsavtalet följer en mall från EU-kommissionen. Avtalet undertecknas av chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd på delegation och efter godkännande från prefekten och i samråd med berörd vicerektor. Avtal som överstiger motsvarande sex miljoner kronor i bidrag till SU ska även godkännas av rektor innan de undertecknas av chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd.

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd diarieför och arkiverar bidragsavtalet.

Konsortialavtal (Consortium Agreement)

Enligt EU-kommissionens regler krävs ett konsortialavtal (Consortium Agreement), eller motsvarande, för samarbetsprojekt. Detta avtal upprättas mellan partners i projektkonsortiet. Ett avtalsförslag arbetas och förhandlas fram av projektets koordinerande organisation. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd handlägger konsortialavtalen i samarbete med Rättssekretariatet vid Rektors kansli, som granskar avtalen juridiskt. Avtalen undertecknas av chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd och diarieförs och arkiveras på samma sätt som projektets bidragsavtal.

Tilläggsavtal (Supplementary Agreement)

För projekt finansierade av Europeiska forskningsrådet (ERC) krävs ett tilläggsavtal (Supplementary Agreement) mellan SU och ansvarig forskare. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd upprättar ett sådant avtal baserat på EU-kommissionens mall. Avtalen undertecknas av chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd och ansvarig forskare. De diarieförs och arkiveras på samma sätt som projektets bidragsavtal.

Stöd under ett projekts genomförande

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår forskaren och institutionen under projektet i administrativa, ekonomiska, juridiska samt vid behov forskningsetiska och vetenskapliga frågor. Det dagliga arbetet i projektet sker vid institutionen.

Avtalsändring (Amendment)

Om det sker stora förändringar inom ett projekt måste en avtalsändring (Amendment) upprättas.

Ändringar av bidragsavtal följer EU-kommissionens mall och görs utifrån EU-kommissionens regelverk.

Ett förslag till ändring av bidragsavtal tas fram av projektkonsortiets koordinerande organisation, efter förankring i konsortiet, eller av EU-kommissionen.

Vid projekt finansierade från Europeiska forskningsrådet (ERC) är SU oftast EU-kommissionens enda motpart i bidragsavtalet varför det är SU eller EU-kommissionen som föreslår avtalsändringar.

Ett förslag till ändring av konsortialavtal arbetas och förhandlas fram av projektkonsortiets koordinerande organisation.

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd handlägger alla avtalsändringar, i samråd med ansvarig forskare och, när det gäller konsortialavtalen, med hjälp av juridisk granskning från Rättssekretariatet vid Rektors kansli.

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd diarieför och arkiverar avtalsändringen på samma sätt som det ursprungliga avtalet.

Kostnadsredovisning och revision

En kostnadsredovisning ska tas fram av ekonomihandläggaren vid berörd institution, i samråd med forskaren, samt med stöd av Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd. Kostnadsredovisningen ska vara genomgången och kontrollerad av den administrativa personal som svarar för projektets ekonomi.

Vid behov av revisionsintyg förmedlar Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd kontakter med upphandlad revisionsbyrå.

Etisk rapportering

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår forskare och institution vid behov av etisk rapportering.

Vetenskaplig rapportering

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår vid behov forskare och institution under projektets vetenskapliga rapportering.