Ansvarig enhet: Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd

Kontaktperson: Daniel Bergvall och Danijela Krajisnik

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2022).
Följande formulering ska ersätta ”prefekter/motsvarande”: ”Prefekt, föreståndare direkt underställd dekanus och/eller avdelningschef inom förvaltningen” och följande formulering ska ersätta ”institution/motsvarande”: ”Institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning”.

Beskrivning:

Handläggningsordningen gäller för de forskningsprojekt som finansieras av finansiärer från USA, federala såväl som privata, där Stockholms universitet ingår avtal med finansiären eller en huvudsökande inklusive så kallade ”subaward”/”subrecipient award” (avtal med huvudsökande). Handläggningsordningen riktar sig huvudsakligen till universitetets kärnverksamhet som arbetar med forskning samt till administrativ personal inom verksamhetsstödet på institutionerna.

1. Inledning

Handläggningsordningen gäller för de forskningsprojekt med bidrag från finansiärer från Amerikas förenta stater (USA), federala såväl som privata, där Stockholms universitet ingår avtal med (i) finansiären (”grant agreement”/”contract”) eller (ii) en huvudsökande (ex. PTE = Pass-Through Entity, vanligen ett lärosäte från USA). Detta inkluderar så kallade ”subaward”/”subrecipient award” (avtal med huvudsökande).

Forskningsfinansiering från federala (statliga) myndigheter i USA omfattas av ett stort gemensamt regelverk (framför allt ”Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards”) men därtill också myndighetsspecifika regler samt regler specifika för ett avtal. Flertalet större stiftelser och andra privata finansiärer hänvisar också helt eller delvis till det federala regelverket. Privata finansiärer har också egna regelverk i större eller mindre omfattning. Det är universitetet som juridisk person som signerar avtalen vilket har lett fram till att Stockholms universitet har upprättat en särskild handläggningsordning för USA-finansierade forskningsprojekt och utvecklat administrativt stöd i arbetet med projekten. Handläggningsordningen syftar till att säkerställa god kvalitet och bra rutiner i det administrativa arbetet.

I övrigt gäller universitetets allmänna besluts- och delegationsordning och bestämmelserna i universitetets styrdokument.

2. Handläggningsordning för USA-finansierade forskningsprojekt

2.1 Stöd inför ansökan

Alla forskningsansökningar ska godkännas av prefekten vid berörd institution. Godkännande inhämtas skriftligen av forskningssekreterare och sparas på Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd.

Forskningssekreterare vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår forskaren och institutionen i förberedelserna inför inskickandet av ansökan. För att säkerställa att stöd kan ges behöver forskningssekreterare vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd kontaktas av forskaren minst tio (10) arbetsdagar före sista dag för inskickande med komplett information om krav för ansökan.

Forskningssekreterare vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd ska informera ansvarig forskare om vikten av att avgöra behovet av en etisk bedömning av forskningsprojektet. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd erbjuder vid behov stöd gällande forskningsetiska frågor.

Det är forskaren som färdigställer ansökan och lämnar en försäkran (”PI assurance”, PI = Principal Investigator (ansvarig forskare)) att innehållet är rätt och riktigt. Det är
Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd som skickar ansökan när den är komplett, exempelvis genom att godkänna den i finansiärens digitala system. Ansökan ska vara redo för att skickas in senast en (1) arbetsdag före sista dag för inskickande.

2.2 Stöd i handläggning av avtal

När en finansiering har beviljats inleds en fas där avtal behandlas. Avtalskoordinator vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd ansvarar för handläggningen av dessa avtal.

2.2.1 Avtal och underavtal

Forskaren informerar prefekten om att projektet har beviljats och avtalskoordinator vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd inhämtar och sparar skriftligt prefektgodkännande för mottagande av bidraget samt samråder med berörd vicerektor.

Rättssekretariatet vid Rektors kansli granskar avtalsförslaget från (i) finansiären eller (ii) huvudsökande på beställning av avtalskoordinator vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd. Kommentarer från granskningen kommuniceras med forskare, institution och bidragsgivare/huvudsökande av avtalskoordinator vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd.

Det godkända avtalsförslaget resulterar i ett avtal med (i) finansiären eller (ii) huvudsökande som undertecknas av chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd. Avtal som överstiger motsvarande sex miljoner kronor i bidrag till SU undertecknas av rektor.

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd diarieför och arkiverar avtalet.

2.3 Stöd under finansieringsperioden

Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår forskaren och institutionen fortlöpande under finansieringsperioden i administrativa och juridiska frågor. Det dagliga arbetet under projektet sker vid institutionen. Projektekonom vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd beställer upplägg av projekt i ekonomisystemet i samråd med institutionens administration.

2.3.1 Ändring av avtal och underavtal (Amendment)

Om det sker förändringar inom ett avtal eller underavtal måste det ändras (”amendment”). Det initieras (i de flesta fall) av finansiären eller huvudsökande. Fleråriga projekt förlängs också i de flesta fall årligen med ett ”amendment”. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd handlägger universitetets administrativa insatser i en ändring av avtal eller underavtal tillsammans med ansvarig forskare och i samråd med institutionen och Rättssekretariatet vid Rektors kansli.

Ändringar av avtal och underavtal diarieförs och arkiveras på samma sätt som avtalet.

2.4 Kostnadsredovisning

En kostnadsredovisning ska tas fram vid berörd institution, i samråd med forskaren, samt, vid behov, med stöd av projektekonom vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd.

Kostnadsredovisningen ska vara genomgången och kontrollerad av den administrativa personal som svarar för projektets ekonomi på institutionen. Kostnadsredovisningar undertecknas av prefekt vid institutionen om inget annat krävs av finansiären eller huvudsökande.

I det fall att SU som helhet mottar 750 000 USD (eller mer) per år av federala medel ska universitetet antingen (i) genomgå en s.k. ”single audit” (omfattande hela lärosätet) eller
(ii) delge finansiären eller huvudsökande en bidragsspecifik granskningsrapport. Båda ska beställas eller avropas från extern revisionsbyrå. Finansiären kan också initiera en granskning av lärosätet (exempelvis ”Foreign Organization System (FOS) Review”). Projektekonom vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår universitetet respektive institutionen i sådant ärende.

2.5 Projekt som delas mellan två eller flera institutioner

Om det är klart vid ansökningstillfället att projektet ska delas mellan två eller fler institutioner ska samtliga berörda institutioners perfekter godkänna ansökan. Vidare ska samtliga berörda institutioners prefekter godkänna mottagande av beviljade medel. Prefekterna ansvarar också för att överenskommelser upprättas mellan inblandade institutioner om fördelning av ansvar, arbetsuppgifter och budget. Forskningssekreterare vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår institutionerna i detta.

Projektupplägg beställs av projektekonom vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd för samtliga institutioner som är med i projektet, där summan av externfinansieringen av alla projektnummer motsvarar det beviljade beloppet i avtalet.

2.6 Etisk rapportering

Forskningssekreterare vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd med ansvar för forskningsetiska frågor bistår forskare och institution vid behov av etisk rapportering.

3 Uppföljning av handläggningsordningen

För uppföljning av handläggningsordningen svarar avtalskoordinator vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd. Uppföljningen sker i anslutning till universitetets aktualitetsgranskning av universitetsgemensamma styrdokument. Aktualitetsgranskningen av universitetsgemensamma styrdokument sker på uppdrag av universitetsdirektören