Ansvarig enhet: Fastighetsavdelningen

Kontaktperson: Viktor Lundborg

Inledning

Denna handläggningsordning beskriver hur Stockholms universitets miljöledningssystem är uppbyggt, vad som ingår avseende organisation, ansvar, planering och uppföljning samt förbättringsarbete. Syftet är att ge medarbetare, studenter och övriga intressenter en övergripande och vägledande beskrivning av universitetets miljöledningssystem.

Regelverk som styr miljöledningssystemets struktur och innehåll är följande:

  • Förordning (2009:907) för miljöledning för statliga myndigheter
  • Miljöledningsstandarden ISO 14001:2015
  • Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1221/2009 för frivillig miljöledning (EMAS)

Organisationens förutsättningar

Forskning och utbildning vid Stockholms universitet är indelat i ett naturvetenskapligt och ett humanvetenskapligt område. Det naturvetenskapliga området omfattar en fakultet, den naturvetenskapliga, och det humanvetenskapliga området omfattar tre fakulteter: humanistisk, juridisk och samhällsvetenskaplig. Universitetet har 56 institutioner och centrumbildningar som är placerade under områdes- eller fakultetsnämnd.

Universitetets centrala förvaltning består av12 avdelningar. Universitetsförvaltningen inkluderas av de båda områdeskanslierna samt universitetsbiblioteket.

Vid Stockholms universitet är ca 27 000 helårsstudenter, 1 600 doktorander och 5 000 medarbetare verksamma. De flesta av verksamheterna är lokaliserade till Stockholms nationalstadspark, från Sveaplan i söder till Frescatiområdet i norr. Verksamheter finns också i Kista, vid Karlaplan, i Tarfala, på Askö och i Tovetorp.

Inom universitetet förekommer verksamheter som är anmälnings- och/eller tillståndspliktiga. Den laborativa verksamheten klassas som miljöfarlig C-verksamhet och därutöver finns specifika tillstånd för bland annat hantering av brandfarlig vara, strålkällor, animaliska biprodukter samt genmodifierade organismer.

Stockholms universitet har ett ledningssystem och genom integrering av miljöledningssystemet i detta ledningssystem har universitetet säkerställt att miljöfrågorna inkluderas i verksamhetsprocesser, strategier och beslutsfattande, där så är relevant. Vidare har universitetet säkerställt att miljöfrågornas risker och möjligheter samt regelefterlevnad av bindande krav hanteras. Arbete med miljöfrågorna sker systematiskt och innebär att universitetet kontinuerligt minskar sin negativa miljöpåverkan. Det innebär också att universitetet ökar sin positiva miljöpåverkan bl.a. genom att förmedla kunskap i frågor som rör miljö och hållbar utveckling samt genom att skapa medvetenhet om, och engagemang för, miljöfrågorna - både vid universitetet och i det omgivande samhället.

För att förbättra arbetet samverkar universitetet aktivt med olika intressenter avseende miljöfrågor. Medarbetare är den intressentgrupp som har störst påverkan på universitetets miljöarbete och dess förmåga att nå effektiv miljöledning. Även studenterna påverkar
miljöarbetet genom sin medverkan i olika universitetsorgan. Det finns också intressenter som säljer varor och tjänster till universitetet, t.ex. profilprodukter, IT-produkter, förmedling av tjänsteresor, lokalvård och avfallshantering, som också påverkar universitetets miljöarbete.
Andra intressenter som kan ha en påverkan på miljöarbetet är forskare vid andra universitetet och högskolor, forskningsfinansiärer, representanter från tillsynsmyndigheter, fastighetsägare samt restauratörer.

Ledarskap

I Stockholms universitets miljöpolicy beskriver universitetet sin vision och strävan avseende det systematiska miljöarbetet. Policyn är styrande och pekar ut förutsättningarna för miljöarbetet. Den uppdateras var femte år och beslutas av rektor. Universitetets miljöpolicy ska enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter bidra till en hållbar utveckling och till att nå de nationella miljökvalitetsmålen.

Universitetet är en decentraliserad organisation där roller, ansvar och befogenheter för miljöarbetet följer organisationsstrukturen. Universitetets ledning, med rektor, prorektor, vicerektorer, universitetsdirektör och biträdande universitetsdirektör, har ansvar för att säkerställa att nödvändiga resurser finns för det systematiska miljöarbetet samt för att leda och stödja medarbetare och andra intressenter som är viktiga för miljöledningssystemets verkan. Universitetets ledning ansvarar också för att miljöfrågorna tas med i universitetets strategiska arbete och i relevanta verksamhetsprocesser. Ledningen ansvarar för att kommunicera betydelsen av miljöarbetet och vikten av att arbeta förebyggande med bindande krav och förbättringar. Vidare kan ansvar delegeras från rektor i enlighet med delegationsordningen.

Rektor har utsett ett rådgivande organ, Miljörådet, som har till uppgift att tillsammans med fastighetsdirektören driva och följa upp miljöarbetet samt att bereda olika styrdokument. Miljörådet har också till uppgift att redovisa miljöprestanda för universitetsledningen samt föreslå förbättringar för miljöarbetet. Fastighetsdirektören samordnar det universitetsgemensamma miljöarbetet efter delegering från universitetsdirektören. Team miljö vid Fastighetsavdelningen utgörs av verkställande tjänstemän som har en strategisk roll och samordnar det operativa miljöarbetet.

På områdesnivå finns miljösamordnare som ska stödja institutionernas/motsv. miljöarbete. Institutionerna/motsv. ansvarar för utförandet av det praktiska miljöarbetet. Prefekten/motsv. ser till att nödvändiga resurser avsätts för miljöarbetet och för att utse en miljörepresentant. Miljörepresentantens uppgift är att samordna institutionens/motsv. miljöarbete.

Bild 1. Stockholms universitets miljöorganisation

Planering

Inom ramen för miljöledningsarbetet utvärderas risker som rör universitetets miljöpåverkan. Dels genomförs en intressent- och riskanalys i samband med miljöutredningen var femte år och dels en mindre riskanalys årligen utifrån de miljöområden som uppkommit i utredningen. Resultaten från analysen används för att hantera miljörisker och möjligheter samt för prioritering av förbättringsarbetet inom miljöfrågor och för bedömning av resursbehov. Upptäcks en hög miljörisk vid analysarbete meddelas Rektors kansli. Uppföljningen av lokalt miljöarbete, interna och externa miljörevisionsrapporter samt uppföljningen av arbetet med mål och åtgärder utgör underlag för analysen av miljörisker. Universitetet har identifierat elva (11) betydande miljöaspekter som kan leda till en positiv eller negativ miljöpåverkan, se tabell 1. Universitetets miljöaspekter ska bedömas utifrån två kriterier, miljöpåverkan och kvantitet/omfattning. Bedömning av miljöaspekter görs enligt en mall för poängsättning. Varje miljöaspekt kan få mellan 2 och 10 poäng. För att bedömas som betydande miljöaspekt ska totalsumman vara 5 eller mer. De betydande miljöaspekterna är prioriterade förbättringsområden för universitetets miljöarbete.

Betydande miljöaspekter Kvantitet/omfattning Miljöpåverkan Summa
Positiva      
Forskning, utbildning och samverkan med omgivande samhälle 5 3 8
Kompetensutveckling för personal 2 4 6
Inköp och upphandling 3 3 6
Negativa      
Användning av kontorsapparater 3 4 7
Energianvändning 3 4 7
Resor och transporter 2 5 7
Materialanvändning i kontorsverksamhet 3 3 6
Materialanvändning i laborativ verksamhet 2 3 5
Utsläpp till vatten 2 3 5
Kemikalieanvändning 2 3 5
Avfallshantering 2 3 5

Tabell 1. Tabell över universitetets betydande miljöaspekter uppdelade på positiva och negativa miljöaspekter

Bindande krav för det systematiska miljöarbetet finns med i styrande dokument och är åskådliggjorda i universitetets miljölaglista. I laglistan finns alla regelkrav och andra krav som rör miljöarbetet beskrivna. Universitetet bevakar kontinuerligt efterlevnad av bindande krav samt uppdaterar miljölaglistan och styrande dokument vid behov.

Miljömål och planering för att uppnå dem

Stockholms universitet har miljömål och dessa syftar till att minska den negativa miljöpåverkan och öka den positiva. Miljömålen är integrerade i universitetets övergripande åtgärdsplan som innehåller strategiskt prioritering, åtgärder och utpekade ansvariga. Till varje åtgärd finns aktiviteter, ansvarig för genomförande aktivitet och tillvägagångssätt för uppföljning. Universitetets åtgärdsplan fastställs av rektor.

Vid institutioner/motsv. upprättas årligen lokala miljöhandlingsplaner. Handlingsplanerna fastställs av institutionsstyrelserna/motsv. Styrande för framtagande av miljömål och handlingsplaner är universitetets styr- och stöddokument för det systematiska miljöarbetet.

Indikatorer för att mäta universitetets miljöprestanda sätts utifrån de betydande miljöaspekterna och miljöarbetets riskanalyser. Varje år redovisar universitetet indikatorerna och denna redovisning finns tillgänglig för medarbetare, studenter och övriga intressenter på universitetets miljöhemsida, Miljöwebben.

Stöd

Universitetets planeringsprocess säkerställer att resurser ges för det centrala förbättringsarbetet. Vid institutioner/motsv. är det prefekt/motsv. som säkerställer att resurser ges för det lokala miljöarbetet.

Det är medarbetarna som ansvarar för att skaffa sig kunskap om hur deras arbete kan påverka miljön och vad de behöver göra för att minimera påverkan. Team miljö ansvarar för att följa upp kunskapsbehov avseende miljöarbetet och ta fram en plan för kunskapsspridning och medvetenhet om miljöpåverkan. Planen fastställs av universitetsdirektör. Prefekt/motsv. ansvarar för att säkerställa att medarbetare ges möjlighet att inhämta kunskap om miljöarbetet. Ramavtalsansvariga ansvarar för att säkerställa att personer som arbetar åt universitetet är medvetna om den miljöpåverkan som är förenad med deras arbete.

Flera gånger under året anordnas informationsträffar och interna miljöutbildningar för medarbetare. På Miljöwebben kan medarbetarna få den kunskap de behöver i sitt arbete för att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan. Hemsidan innehåller en beskrivning över universitetets miljöledningssystem med dess ansvar och roller. Vidare innehåller sidan information om miljöarbetet.

I universitetets regelbok på Medarbetarwebben återfinns styrande dokument för miljöarbetet. De stödjande dokumenten för miljöarbetet finns på miljöwebben.

Kompetenskrav för viss befattning och funktion inom miljöarbetet beskrivs i planen för säkerställande av kunskapsspridning och medvetenhet om miljöpåverkan. Kommunikationen av det systematiska miljöarbetet följer universitetets kommunikationspolicy.

Kommunikationen syftar till att stärka kunskapen om hur forskning och utbildning tillför kunskap och bidrar i beslutsfattande och samhällsutveckling. Den syftar även till att ge kontinuerlig inblick i universitetets verksamhet och öka kunskapen om universitetets verksamhet hos olika målgrupper samt skapa goda och långsiktiga relationer med universitetets omvärld. Den interna kommunikationen ska dessutom medverka till att skapa ett öppet kommunikationsklimat, delaktighet, motivation samt bidra till ökad effektivitet och kvalitet i arbetet. Kommunikationsplanen för miljöarbetet sammanfattar den miljökommunikation som är kopplat till universitetets miljöledningssystem. Den innefattar både interna och externa informationsflöden. Planen tar även upp kommunikationskanaler, aktivitetsplan och målgrupper för kommunikationsarbetet.

Dokumenterad information

Handläggningsordning för styrdokument inom universitetet reglerar framtagande och beslutande av styr- och stöddokument för det systematiska miljöarbetet. Team miljö ansvarar för att ta fram förslag på, revidera samt bevara dessa dokument.

Miljörådet och fastighetsdirektör kvalitetsgranskar dokument inför rektorsföredragning och föredragning för universitetsdirektör. Dokumentationen av information om miljöarbetet följer universitetets riktlinjer för bevarande av handlingar.

Verksamheter/processer

Universitetet har identifierat de processer som är viktiga för planering och styrning av det systematiska miljöarbetet. Universitetet har också identifierat hur vissa av processerna samverkar med andra verksamhetsprocesser och dess aktiviteter. Det kan till exempel vara styrning för att förebygga negativ miljöpåverkan genom att väga in miljöhänsyn i stödprocesser för upphandling eller laboratorie- och brandsäkerhet eller hantering av ITprodukter. Vidare kan det vara styrning för att öka den positiva miljöpåverkan inom exempelvis kärnprocessen utbildning. Det kan även handla om informations- och kommunikationsinsatser för att lyfta fram hållbarhetsperspektivet i forskning och utbildning.

Universitetet har en krisplan där varje institution/motsv. åläggs att utarbeta en beredskap för agerande vid nödlägen. Därtill finns riktlinjer där det beskrivs vilka funktioner, rutiner och planer varje institution/motsv. ska ha för att uppfylla kraven i det systematiska
brandskyddsarbetet.

Utvärdering av prestanda

Intern miljörevision genomförs regelbundet för att säkerställa att universitetets miljöledningssystem når avsett resultat. Planen för den interna miljörevisionen sträcker sig över en treårsperiod och täcker in hela universitetets verksamhet. Den interna miljörevisionen är en viktig komponent i det systematiska miljöarbetet, dels för att den höjer kunskapen och kompetensen om miljöpåverkan och dels för att den fångar upp behovet av förbättringsarbete.

Varje år genomför universitetet en uppföljning av det systematiska miljöarbetet. Resultaten från uppföljningen används för att utvärdera miljöledningssystemets verkan. Universitetet följer upp avvikelser från interna och externa miljörevisioner, resultaten från arbetet med mål och åtgärder samt förbättringsarbetet. En uppföljning av efterlevnaden av bindande krav genomförs via en elektronisk enkät som skickas till institutionerna/motsv. Resultaten från uppföljningen sammanställs i en miljöredovisning som finns tillgänglig elektroniskt för interna och externa intressenter. Vidare används resultaten från enkäten i rapportering av miljöarbetet till tillsynsmyndigheter och som underlag för förbättringsarbete.

Resultaten presenteras för universitetets ledning i samband med den årliga genomgången av det systematiska miljöarbetet.

Förbättringar

Universitetet hanterar brister inom det systematiska miljöarbetet via processen för förbättringsarbete. För inrapportering av brister och dokumentation av åtgärder används ett ärendehanteringssystem.

Handläggningsordning Stockholms universitets miljöledningssystem (148 Kb)