Ansvarig enhet: Ledningssekretariatet

Kontaktpersoner: Henrik Lindell och Anna Riddarström

1. Inledning

Syftet med dessa regler är att beskriva styrelsesammansättning, rösträtt, valbarhet och valförfarande vid val till institutionsstyrelse. Prefekten ansvarar för att valet genomförs i enlighet med dessa regler.  

Institutioner vid Stockholms universitet leds av en institutionsstyrelse och prefekt.  Institutionsstyrelsen beslutar om utbildning och forskning och ska därför enligt 2 kap 6 § högskolelagen (1992:1434) till majoriteten bestå av vetenskapligt kompetenta personer. Av Arbetsordning vid Stockholms universitet framgår hur institutionsstyrelserna ska vara sammansatta. 

1.1 Mandatperiod

Mandatperioden för institutionsstyrelse är treårig och samma för samtliga institutioner. För ledamöter som företräder studenterna är mandatperioden ett år.

2. Sammansättning

Enligt Arbetsordning vid Stockholms universitet består institutionsstyrelsen av minst två tredjedelar lärare/forskare och högst en tredjedel studenter. Därutöver bör teknisk och administrativ personal ha minst en representant. Externa ledamöter kan ingå i institutionsstyrelsen.  

Sammansättningen av respektive styrelse fastställs av rektor efter förslag från institutionsstyrelsen. I förslaget anges även antal suppleanter samt om det ska vara personliga suppleanter eller gruppsuppleanter. Rektors beslut fattas efter samråd med berörd dekan. En ändring av sammansättningen av institutionsstyrelsen måste beslutas i god tid innan valet till kommande mandatperiod. Om ingen ändring önskas förrättas val i enlighet med tidigare fattat sammansättningsbeslut. De valda ledamöterna representerar hela institutionen.

2.1 Representanter för lärare/forskare

Representanter för lärare/forskare ska utgöra två tredjedelar av den totala styrelsen och antalet bestäms utifrån hur många representanterna från övriga grupper är.
 
Prefekt, som är ordförande, och ställföreträdande prefekt, som är vice ordförande, är självskrivna ledamöter i institutionsstyrelsen.  

Vicerektor, dekan, prodekan, vicedekan eller sektionsdekan/motsvarande ska inte ingå i institutionsstyrelse.

2.2 Representanter för TA-personal

Teknisk och administrativ personal bör ha minst en representant. På större institutioner kan representanterna vara två eller tre om både teknisk och administrativ personal finns som egna större grupper.

2.3 Studentrepresentanter

Studenterna har rätt att vara representerade med minst tre ledamöter. Antalet studentrepresentanter får dock vara färre om det finns särskilda skäl med hänsyn till det totala antalet ledamöter i styrelsen. Det är önskvärt att, så långt möjligt är, studentrepresentanterna väljs så att samtliga utbildningsnivåer representeras inom gruppen ordinarie studentrepresentanter (och suppleanter). 

2.4 Externa ledamöter

Externa ledamöter kan ingå i institutionsstyrelsen.

2.5 Suppleanter

Suppleanter för de anställda (lärare/forskare och TA-personal) kan antingen vara personliga eller gruppsuppleanter. Vid valet av suppleant gäller samma principer som för valet av ordinarie ledamot. Kravet på att en majoritet av ledamöterna är vetenskapligt kompetenta för att beslut ska kunna fattas, måste kunna uppfyllas även när suppleanterna går in som ordinarie ledamöter vid ett sammanträde.

Studenterna kan utse tre suppleanter.  

För externa ledamöter utses i förekommande fall personliga suppleanter.

2.6 Företrädare för personalorganisationerna

Företrädare för personalorganisationerna har närvaro- och yttranderätt.

3. Rösträtt och valbarhet

Rösträtt och valbarhet som lärarrepresentant har den som är anställd tills vidare eller för en tid om mer än två år på en lärar- eller forskaranställning. Anställningen ska omfatta minst halvtid (50 procent). I gruppen inkluderas adjunkter/universitetsadjunkter (dvs. lärare som saknar doktorsexamen eller motsvarande vetenskaplig kompetens). En majoritet av styrelsens samtliga ledamöter ska dock vara vetenskapligt kompetenta.

Representanter för studenterna ska vara registrerade vid institutionen under sin mandatperiod. Student som har anställning som doktorand, assistent eller amanuens tillhör studentkategorin.

Rösträtt och valbarhet vid val av representanter för TA-personal har den som är anställd tills vidare eller för en tid om mer än två år och har huvudsakligen tekniska eller administrativa arbetsuppgifter. Anställningen ska omfatta minst halvtid (50 procent).

Rösträtt och valbarhet föreligger endast vid en institution och inom en valkorporation. Vid delad anställning är det den huvudsakliga arbetsuppgiften eller arbetsstället som avgör var man har rösträtt och är valbar. Den som arbetar lika mycket på två olika institutioner eller har en delad anställning med 50 procent undervisning och 50 procent tekniska eller administrativa arbetsuppgifter väljer själv var den vill rösta och vara valbar samt meddelar prefekterna.

En person som inte kan beräknas upprätthålla sin anställning vid universitetet under hela den mandatperiod som valet avser bör endast i undantagsfall nomineras.

Vicerektor, dekan, prodekan, vicedekan och sektionsdekan/motsvarande har rösträtt vid sin institution under förutsättning att den ursprungliga anställningen vid institutionen samtidigt upprätthålls till minst 50 procent.

Den som är tjänstledig till 100 procent under hela perioden för röstning, med undantag för föräldraledighet, har inte rösträtt.

Jämställdhet mellan kvinnor och män ska iakttas och främjas (1 kap. 5 § högskolelagen).

4. Valförfarande

Val förrättas av prefekten, eller den han/hon utser i sitt ställe. Val genomförs på hösten under mandatperiodens sista år.

Prefekten fastställer och ansvarar för att röst- och valbarhetslängder upprättas för de röstberättigade/valbara, samt att längden/erna offentliggörs inom institutionen på lämpligt sätt. Valen bör genomföras på motsvarande sätt som valen till fakultetsnämnd, dvs. med valberedning och nomineringsperiod, se Regler för val av fakultetsnämnd och val av förslag till dekanus och prodekanus.
 
Val bör ske elektroniskt (se på webben Elektroniska val). IT-avdelningen tillhandahåller denna tjänst utan kostnad för institutionerna. Om val ändå sker vid sammanträde ska val ske med sluten omröstning. Om endast en kandidat nominerats till viss plats, kan val ske med acklamation, om ingen begär omröstning. Vid lika röstetal skiljer lotten.
 
Studentrepresentanter utses enligt bestämmelser i studentkårsförordningen (2009:769). Suppleanter väljs i enlighet med sammansättningsbeslutet och på det vis prefekten beslutar. Eventuella externa ledamöter utses på sätt prefekten beslutar. Personalföreträdare utses på samma som personalföreträdare i universitetsstyrelsen vilket regleras i personalföreträdarförordningen (1987:1101).

Om någon av ledamöterna lämnar sitt uppdrag under mandatperioden ska fyllnadsval genomföras på sätt som prefekten beslutar.

5. Valresultat

Valet ska protokollföras. Prefekten ansvarar för att valresultatet offentliggörs på lämpligt sätt. Uppgift om valda personer (ordinarie, suppleanter och ev. externa) samt procentuellt valdeltagande ska skickas till fakultetens dekan samt till Rektors kansli (organisation@su.se) inom en vecka efter avslutat val.

Eventuella anmärkningar mot institutionens valförfarande prövas av rektor under förutsättning att anmärkningen skriftligen inkommer inom sju arbetsdagar efter den dag valresultatet offentliggjorts. 

6. Dispenser

Kan en styrelse inte bemannas enligt föreliggande sammansättningsbeslut ska sammansättningen ses över och institutionen inkomma med ändringsförslag.
 
De institutioner som är berörda av eventuella förändringar inom fakulteten (omorganisationer, sammanslagningar, flytt av ämnen etc) kan i vissa fall, om rektor så beslutar, beviljas undantag från att genomföra val och få innevarande mandatperiod förlängd.  

Dispenser meddelas endast då synnerliga skäl föreligger.