Ansvarig enhet: Rättssekretariatet

Kontaktperson: David Palmqvist

(För en fullständig version med tillhörande fotnoter, vad god se bifogad PDF-fil längst ned på sidan).

Inledning

I detta styrdokument presenteras inledningsvis nationella regler för en myndighets hantering av oegentligheter. Med dem som utgångspunkt definieras begreppet oegentligheter utifrån förutsättningarna vid Stockholms universitet. Vidare fastställs ett ansvar för chefer vid Stockholms universitet att 1) informera om styrdokumentet och 2) hantera ett anmält ärende på det sätt som beskrivs i styrdokumentet.

I styrdokumentets andra del presenteras en handläggningsordning. De första stegen (punkterna 1–4) i handläggningsordningen beskriver utredningsfasen. Punkt 5 beskriver de beslut som utredningen kan resultera i, dvs. (1) att inte vidta någon åtgärd, (2) att ärendet lämnas till rektor för hänskjutande till Personalansvarsnämnden vid Stockholms universitet (”PAN”) eller Statens ansvarsnämnd (”SAN”),1 eller (3) att ärendet lämnas till rektor för beslut om annan åtgärd.

Regler för hantering av misstänkta oegentligheter och brott

Nationellt regelverk och syftet med styrdokumentet

En myndighets ledning ansvarar enligt 3 § myndighetsförordningen  (2007:515) bl.a. för att verksamheten bedrivs enligt gällande rätt. Vid Stockholms universitet vilar detta ansvar på styrelsen enligt 2 kap. 2 § högskoleförordningen (1993:100). Stockholms universitet ska vidare följa förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll av vilken det framgår att universitetets ledning ansvarar för att det finns en process som förebygger att verksamheten utsätts för ”korruption, otillbörlig påverkan, bedrägerier och andra oegentligheter” (2 §). Internrevisionens granskning av verksamhetens risker ska inkludera en analys av risken för nyss nämnda typer av oegentligheter.
 
Bestämmelser om bl.a. åtalsanmälan och tjänstefel finns i lag (1994:260) om offentlig anställning (22 §) liksom i brottsbalken (1962:700) (20 kap. 1 §). Beslut om åtalsanmälan hanteras av PAN eller SAN, i de fall rektor har hänskjutit ärendet till respektive nämnd för behandling.
 
För att Stockholms universitet ska leva upp till ovanstående krav behövs ett styrdokument som innehåller regler och handläggningsordning för hantering av ovan nämnda företeelser. Härutöver innehåller styrdokumentet regler för hantering av andra brott som inte innefattas i nämnda företeelser och som berör universitetet. Handläggningsordningen tydliggör ansvarsfördelningen och ordningen för anmälan av misstänkta oegentligheter och brott samt hanteringen av anmälda misstankar. Det finns inte några hinder mot att anmäla brott direkt till Polis- eller Åklagarmyndigheten. 

Lokala regler

Definitioner och avgränsningar

Med begreppet oegentlighet avses, med en bred definition av begreppet, att medarbetare utnyttjar sin ställning för att i strid med lagar, regler, interna föreskrifter (och i vissa fall etiska principer) uppnå vinning för sig själv eller andra.3 Med denna definition inbegrips såväl olika typer av brottsliga handlingar (t.ex. stöld, bedrägeri eller tagande av muta) som otillbörlig påverkan eller annan oegentlighet.  

Med begreppet brott avses inom ramen för styrdokumentet straffbelagda handlingar enligt brottsbalken eller annan författning som utförts av okänd eller extern person (t.ex. studenter), eller av medarbetare utan nytta för medarbetaren själv eller någon annan,4 och som riktas mot Stockholms universitet eller har samband med medarbetares tjänsteutövning.  

Följande ärenden faller utanför detta styrdokument:

•    disciplinära åtgärder enligt högskoleförordningen mot studenter eller doktorander,
•    oredlighet i forskning,
•    ärenden om diskriminering och trakasserier enligt diskrimineringslagen (2008:587),
•    ärenden enligt arbetsmiljölagen (1977:1160),
•    ärenden som avser brott som begås av, eller mot, medarbetare i deras privata sfär,5 och
•    ärenden som gäller brott mot anställningsavtalet.

De ovan uppräknade ärendena hanteras, i förekommande fall, enligt andra styrdokument.

Det är även värt att understryka att om brottet riktas mot student vid universitetet ska brottet normalt inte hanteras enligt detta styrdokument. Även vid situationen att en medarbetare misstänks ha begått ett brott utan samband med tjänsten och som riktas mot en extern eller okänd person ska detta normalt hanteras utanför styrdokumentet.

Chefers och medarbetares ansvar enligt styrdokumentet

Prefekt/motsvarande har det övergripande ansvaret för att samtliga medarbetare är informerade om innehållet i detta styrdokument. En medarbetares närmaste chef ansvarar för att överlämna anmälda oegentligheter eller brott till den som pekas ut som utredningsansvarig enligt handläggningsordningen nedan.  

Medarbetare vid Stockholms universitet ansvarar för att hålla sig informerade om innehållet i styrdokumentet samt att anmäla misstänkta oegentligheter och brott som de får kännedom om till närmaste chef eller på annat sätt i enlighet med punkt 1 i handläggningsordningen nedan. Brott kan alltid anmälas till Polis- eller Åklagarmyndighet. Om en förundersökning inleds hindrar inte det universitetets fortsatta utredning av händelsen däremot får inte universitetet fatta beslut om disciplinpåföljder med anledning av brottet. 
 
Om det är svårt att avgöra om det har förekommit en oegentlighet eller om ett brott har begåtts är det ofta bättre att i första hand anmäla till närmaste chef. Prefekt/motsvarande eller medarbetare kan kontakta Ekonomiavdelningen, Personalavdelningen, säkerhetsorganisationen vid Fastighetsavdelningen eller Rättssekretariatet för rådgivning.

Handläggningsordning för hantering av misstänkta
oegentligheter och brott

I det följande beskrivs handläggningsstegen i processen för hantering av misstänkta oegentligheter och brott (”Handläggningsordningen”). De första stegen (punkterna 1-4) beskriver utredningsfasen. Den femte punkten beskriver de beslut som utredningen ska resultera i, dvs. (1) att inte vidta någon åtgärd, (2) att ärendet lämnas till rektor för hänskjutande till PAN eller SAN, eller (3) att ärendet lämnas till rektor för beslut om annan åtgärd. De avslutande två punkterna (punkterna 6 och 7) handlar om åtgärder efter beslut enligt punkt 5.

1. Anmälan av misstänkta oegentligheter och brott

Medarbetare ska som utgångspunkt anmäla misstänkta oegentligheter eller brott till närmaste chef, som i sin tur ansvarar för att överlämna ärendet till rätt funktion enligt nedan.7 Om anmälan avser närmaste chef kan anmälan alltid göras till den personens närmaste chef. Det är också möjligt att anmäla misstanken anonymt via universitetets tipstelefon 08-16 11 55, i ett anonymt mail eller genom Stockholms universitets incidentrapporteringssystem i vilket fall anmälan inte sker anonymt.  

Ärenden där det är en medarbetare som misstänks ha begått oegentligheter eller brottet bedöms ha störst risk för förtroendeskada för universitetet och hanteras därför av personalchefen. I ärenden där en okänd eller extern person misstänks ha begått brottet är säkerhetschefen utredningsansvarig. Om det under utredningens gång visar sig att det är en medarbetare som misstänks ha begått brottet ska utredningen överlämnas till personalchefen. I det följande används definitionen ”Utredningsansvarig” för båda dessa utpekade funktioner.

2. Bedömning av om ärendet ska hanteras enligt Handläggningsordningen

Utredningsansvarig ska ta ställning till om det som anmälts är en oegentlighet eller ett brott och därmed en handling som ska hanteras enligt Handläggningsordningen. För anmälan som bedöms omfattas av Handläggningsordningen ska utredning initieras.

Om det är en medarbetare som misstänks för oegentligheten eller brottet ska bedömningen enligt ovan genomföras av Utredningsansvarig efter samråd med chefsjuristen. Om en utredning initieras ska universitetsdirektören underrättas.
Om en okänd eller extern person misstänks ha begått brottet ska bedömningen genomföras av Utredningsansvarig efter samråd med den universitetsjurist som särskilt har utsetts för hantering av ärendet av chefsjuristen.

3. Beslut om fortsatt hantering

Utredningsansvarig beslutar om en eventuell utredningsgrupp ska utses och om vilka som i sådant fall ska ingå i gruppen. Samråd kan behöva ske med ekonomichefen, särskilt i frågor om ekonomiska oegentligheter eller brott. Ytterligare intern eller extern kompetens kan vid behov rådgöras med eller knytas till gruppen. 

4. Utredning av den misstänkta oegentligheten eller brottet

Utredningsansvarig utreder, eller låter utreda, ärendet och leder i förekommande fall utredningsgruppen. Utredningen ska vara inriktad på att ta fram ett underlag för beslut enligt punkt 5 nedan. Utredningsarbetet ska ske skyndsamt med hänsyn till de berörda. Även eventuell preskriptionstid ska beaktas i utredningsarbetet.

Utredningsansvarig ska informera den ansvariga för verksamheten som berörs om det inte finns hinder av sekretesskäl. Frågor kring sekretess kan ställas till Rättssekretariatet.

Samtal med den eller de medarbetare som misstänks ha utfört den handling som är under bedömning ska genomföras så snart som möjligt, om det inte medför skada för en kommande polisutredning eller den interna utredningen. En sådan bedömning ska göras i samråd med chefsjuristen.

Efter samråd med arbetsrättsjurist vid Personalavdelningen ges information till fackliga organisationer i enlighet med tillämpligt regelverk och rutiner.

5. Beslut om åtgärd i samband med utredningens avslutande

När beredningen är klar och det är en medarbetare som misstänks ha begått handlingen ska universitetsdirektören efter samråd med Utredningsansvarig (personalchefen) och chefsjuristen besluta om något av följande:

1)    Att inte vidta någon åtgärd.
2)    Att ärendet lämnas till rektor för hänskjutande till PAN eller SAN (beroende på vilken arbetstagare som gjort sig skyldig till oegentligheten). Det är PAN respektive SANsom fattar beslut om åtalsanmälan av misstänkt brottslighet, detta gäller även om en enskild medarbetare tagit ett eget initiativ att polisanmäla händelsen.
3) Att ärendet lämnas till rektor för beslut om att annan åtgärd, t.ex. att ge i uppdrag å tnärmaste chef att bedöma om någon annan åtgärd än sådana som PAN eller SAN beslutar om ska vidtas.

De som berörs av en händelse ska, om behov finns och detta är lämpligt också i övrigt, informeras om händelsen samt resultatet av utredningen i den utsträckning som är lämpligt med tanke på bl.a. kommande förundersökningssekretess hos Polismyndigheten.

När den misstänkte är en okänd eller extern person ska, när utredningen är avslutad, beslut om eventuell polisanmälan fattas av Utredningsansvarig (säkerhetschefen) i samråd med universitetsjurist. När gärningen har begåtts av en student vid Stockholms universitet ska säkerhetschefen informera universitetsdirektören i det fall beslut fattas om att polisanmälan ska lämnas in.

6. Dokumentation och diarieföring

Hanteringen av ett ärende enligt Handläggningsordningen ska dokumenteras, diarieföras och arkiveras enligt vanliga regler om ärendehantering. Observera att ärendet kan vara föremål för sekretess. Frågor kring sekretess kan ställas till Rättssekretariatet.

7. Uppföljning

Om ärendet har polisanmälts ska Utredningsansvarig bevaka Polismyndighetens handläggning av ärendet. För att underlätta detta arbeta bör polisanmälan innehålla uppgift om vem som är kontaktperson vid Stockholms universitet, att universitetet förväntar sig återkoppling i ärendet samt att kontaktpersonen kan bistå med information i ärendet.

Universitetsdirektören tar ställning till behovet av utvärdering av hantering av enskilda ärenden enligt styrdokumentet efter att utredningen har avslutats med beslut enligt punkten 5 ovan.