Rektor 2018-03-28 SU FV-6.1.1-0131-18

Ansvarig enhet: Studentavdelningen, Ledningssekretariatet

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2020 och kommer att revideras under året)

Handläggningsordningen vänder sig till institutioner som avser att inleda utbildningssamarbeten eller forskningssamarbeten som inkluderar utbildningssamarbeten, där avsikten är att utbildningen ska leda till gemensam, dubbel eller multipel examen. Dokumentet beskriver de olika stegen i beredningen av ärendet, vilken (eller vilka) förvaltningsavdelning/ar som är inblandade och vilken instans som beslutar i ärendet.

Bakgrund

I Stockholms universitets lokala examensordning (dnr SU FV.3.2.7-1524-13) finns det grundläggande regelverket som gäller gemensam, dubbel eller multipel examen. De nationella reglerna finns i högskolelagen (1 kap. 17 §) och preciseras i högskoleförordningen (6 kap. 11 §) och reglerar att utbildningar som ska leda till någon av dessa examenstyper ska ha anordnats inom ramen för ett formellt utbildningssamarbete. Nya nationella eller internationella utbildningssamarbeten, eller forskningssamarbeten som inkluderar utbildning,1 med andra lärosäten som ska leda till någon av examensformerna innebär att en komplex och tidskrävande process initieras. Utöver institutionen, som har för avsikt att inleda samarbetet, behöver flera förvaltningsavdelningar blandas in i processen. Avgörande är dessutom att planerna på ett utbildningssamarbete förankras på rätt nivå innan ett beslut om överenskommelse eller avtal2 kan fattas. Denna handläggningsordning syftar till att för de olika aktörer som berörs synliggöra och förtydliga de olika stegen i denna komplexa process. Tidsplan Tidsåtgång för att förbereda en utbildning som ska leda till en gemensam examen är drygt ett år, medan förberedelsearbetet för utbildning som ska leda till dubbel eller multipel examen oftast kan göras på kortare tid.

Gemensam examen

Gemensam examen innebär att en student/doktorand får en examen efter att med godkänt resultat ha avslutat en utbildning som anordnas med två eller flera lärosäten i samarbete. De samarbetande lärosätena ansvarar för olika delar av utbildningen inom en gemensamt framtagen utbildningsplan/allmän studieplan. Examensbevis (ett gemensamt) utfärdas först när examensvillkoren är uppfyllda vid samtliga lärosäten som ska utfärda den gemensamma examen.3 Examen som ska ingå i den gemensamma examen ska vara av samma typ och samma nivå hos samtliga parter inom samarbetet.

Dubbel och multipel examen

Dubbel examen innebär att en student får två examina efter att med godkänt resultat ha avslutat en utbildning baserad på en och samma högskoleutbildning som anordnas av två lärosäten i samarbete. Multipel examen avses när fler än två lärosäten ingår i samarbetet. Det innebär i praktiken att en student antas och studerar vid två eller flera lärosäten, och att studenten vid godkänt resultat vid utbildningens slut får ett examensbevis från respektive lärosäte.

Beslutande instanser inom Stockholms universitet

Gemensam examen
Det är rektor som sluter avtal om utbildningssamarbeten, eller om forskningssamarbeten som inkluderar utbildning, som syftar till en gemensam examen.4 Inför beslut av rektor ansvarar respektive områdesnämnd för bedömning och godkännande av utbildningens innehåll och kvalitet. Den del av utbildningen som ges vid Stockholms universitet fastställs av respektive områdesnämnd. Det är chefen för Avdelning för forskningsstöd5 som skriver stödbrev tillsammans med berörd prefekt i samband med ansökan om medel för internationella forskningssamarbeten som inkluderar utbildning på forskarnivå inom t.ex. Marie Skłodowska Curie ITN-EJD, som ska leda till en gemensam examen. Det är chefen för Avdelningen för forskningsstöd som sluter avtal6 – förutsatt att rektor givit sitt godkännande till utbildningssamarbetet. Det är chefen för Studentavdelningen7 som undertecknar medelsansökan och sluter finansieringsavtal om internationella utbildningssamarbeten på avancerad nivå (gemensamt masterprogram), inom t.ex. Erasmus+ och Nordplus, som ska leda till en gemensam examen – förutsatt att rektor givit sitt godkännande till utbildningssamarbetet.

Dubbel och multipel examen
Det är områdesnämnden som sluter avtal om utbildningssamarbeten som syftar till dubbel eller multipel examen. Det är chefen för Avdelningen för forskningsstöd som sluter avtal8 om internationella forskningssamarbeten som inkluderar utbildning på forskarnivå som ska leda till dubbel eller multipel examen – förutsatt att berörd områdesnämnd givit sitt godkännande till utbildningssamarbetet. Det är chefen för Studentavdelningen9 som undertecknar medelsansökan och sluter finansieringsavtal om internationella utbildningssamarbeten på avancerad nivå (gemensamt masterprogram), inom t.ex. Erasmus+ och Nordplus, som ska leda till en dubbel eller multipel examen – förutsatt att berörd områdesnämnd givit sitt godkännande till utbildningssamarbetet. Tabellerna nedan åskådliggör vilka beslutande instanser som är involverade i de olika samarbeten som handläggningsordningen omfattar.

TABELL 1 och 2

Beredningsgång

En förutsättning för att ett beslut om utbildningssamarbete, eller om forskningssamarbete som inkluderar utbildning, ska kunna fattas är att beslutet är förankrat hos berörd prefekt, eftersom samarbetet innebär ett åtagande som kan innebära behov av utökade resurser vid institutionen/motsv.17 Prefekten ska alltså informeras i ett tidigt skede och genom hela processen.

Steg 1: Beredning inom institutionen

Beredning av samarbetet beror på vem som beslutar, vilken typ av examen som samarbetet syftar till (se tabeller ovan) och om det inkluderar en ansökan om medel för ett internationellt utbildningssamarbete på avancerad nivå (gemensamt masterprogram). Handläggningen vid institutionen i steg 1 skiljer sig åt beroende på detta och är därför uppdelad i separata punkter nedan.

Utbildningssamarbeten eller forskningssamarbeten som inkluderar utbildning på forskarnivå som leder till gemensam examen:

• Institutionen lämnar till berört fakultetskansli/områdeskansli en av prefekten godkänd intresseanmälan om att inleda ett utbildningssamarbete, eller ett forskningssamarbete som inkluderar utbildning, som leder till gemensam examen.  Utbildningssamarbeten som leder till dubbel eller multipel examen:Institutionen lämnar till berört fakultetskansli/områdeskansli en av prefekten godkänd intresseanmälan om att inleda ett utbildningssamarbete som leder till dubbel eller multipel examen.

Ansökan om medel för internationella forskningssamarbeten som inkluderar utbildning på forskarnivå:

• Institutionen lämnar till Avdelningen för forskningsstöd prefektens godkännande om att ansöka om medel för ett internationellt forskningssamarbete som leder till gemensam, dubbel eller multipel examen.

Ansökan om medel för ett internationellt utbildningssamarbete på avancerad nivå (gemensamt masterprogram)

• Institutionen lämnar till Gruppen för internationell mobilitet, Studentavdelningen, en av prefekten godkänd intresseanmälan att ansöka om medel, t.ex. inom Erasmus+ och Nordplus, för ett nytt eller befintligt internationellt utbildningssamarbete avseende gemensamt masterprogram som leder till gemensam, dubbel eller multipel examen.

Steg 2: Beredning inom förvaltningen (gäller för samtliga samarbeten)

• Den mottagande förvaltningsavdelningen (fakultetskansli/områdeskansli, Avdelningen för forskningsstöd eller Studentavdelningen, se tabeller ovan) förser institutionen med regler, mallar och checklistor samt gör en bedömning av vilka andra förvaltningsavdelningar som kan komma att beröras av institutionens intresseanmälan. Dessa får kopia av handlingarna. Om behov finns bjuds institutionen in till ett informationsmöte med berörda förvaltningsavdelningar.

Steg 3. Beredning inom institutionen

• Institutionen bereder ärendet med de berörda parterna, d.v.s. de institutioner och förvaltningsavdelningar (motsvarande) som finns vid de lärosäten som ingår i samarbetet.

• Institutionen lämnar ett av prefekten godkänt utkast till ansökan till beslutande instans enligt gällande besluts- och delegationsordning (se tabeller ovan). Ansvarig handläggare informerar berörda förvaltningsavdelningar om ärendets status. • Institutionen bereder avtalet enligt Rutiner för avtalsarbete vid Stockholms universitet samt studieadministrativa rutiner.

• Institutionen lämnar ett av prefekten godkänt avtal till den beslutande instansen för beslut (se tabeller ovan).18

Steg 4. Avslutande åtgärder inom förvaltningen

• Efter beslut eller undertecknande av avtal skickar ansvarig handläggare kopia på beslutet eller avtalet till institutionen och berörda förvaltningsavdelningar, samt arkiverar ärendet. • När avtalet är underskrivet förser Studentavdelningen institutionen med studieadministrativa instruktioner

Fotnot:
1.Det kan till exempel innebära antagning av doktorand och utfärdande av examina.
2. Avtal mellan nationella myndigheter genomförs genom överenskommelser.
3 Examensbeviset utfärdas av det administrerande lärosätet, om inte de berörda lärosätena har kommit överens om något annat enligt högskolelagen 1 kap. 17 § och högskoleförordningen 6 kap. 11 §.
4 Enligt Rutiner för avtalsarbete vid Stockholms universitet ska Avdelningen för planering och ledningsstöd alltid granska de avtal som slutligen ska undertecknas av rektor (dnr SU FV 1.1.2-1262-16).
5 Se gällande Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet. Se vidare Handläggningsordning för EUfinansierade forskningsprojekt (dnr SU FV-5.1.2-3200-17).
6 Efter godkännande från prefekten och i samråd med berörd vicerektor. Se vidare gällande Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet samt Handläggningsordning för EU-finansierade forskningsprojekt (dnr SU FV-5.1.2-3200-17).
7 Se gällande Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet.
8 Efter godkännande från prefekten och i samråd med berörd vicerektor. Se vidare gällande Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet samt Handläggningsordning för EU-finansierade forskningsprojekt (dnr SU FV-5.1.2-3200-17).
9 Se gällande Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet.
10 Chefen för Avdelningen för forskningsstöd undertecknar avtalet efter godkännande från prefekten och i samråd med berörd vicerektor. Se gällande Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet.
11 Se gällande Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet.
12 Detta förutsätter att utbildningssamarbetet har godkänts av rektor.
13 Detta förutsätter att utbildningssamarbetet har godkänts av berörd områdesnämnd. Se även Rutiner för ingående av avtal om cotutelle vid Stockholms universitet (dnr SU FV 6.1.1-2654-13).
14 Detta förutsätter att utbildningssamarbetet har godkänts av rektor.
15 Detta förutsätter att utbildningssamarbetet har godkänts av berörd områdesnämnd.
16 Se vidare områdesnämndernas respektive gällande besluts- och delegationsordningar. Beslut om utbildning kan vara vidaredelegerat.
17 Prefekten godkänner via e-post eller genom annat ärendesystem till berörd förvaltningsavdelning. Se steg 1 i beredningsgången nedan.
18 Avtalet bör även vara undertecknat av motparten innan Stockholms universitet tecknar avtalet.