Arkivering

Myndighetens arkiv ska avspegla verksamheten och är enligt arkivlagen en del av det nationella kulturarvet. Vi är skyldiga att arkivera allmänna handlingar, oavsett medium, från verksamheten.

Stockholms universitet är en statlig förvaltningsmyndighet under utbildningsdepartementet. Liksom alla svenska myndigheter lyder universitetet under den grundlagsfästa offentlighetsprincipen.

Diarieföring och ärendefördelning

Allmänna handlingar ska diarieföras. Undantag får göras för handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten (t.ex. inbjudningar och förfrågningar).

Undantag får även göras för handlingar där sekretess inte gäller, om de hålls ordnade på sådant sätt att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats (t.ex. fakturor och handlingar i personalärenden av rutinkaraktär). Syftet med diarieföring är bl.a. att garantera allmänheten rätten att ta del av allmänna handlingar.

Utlämnande av handlingar från våra arkiv 

Önskar du få en kopia på en allmän handling som finns i våra arkiv kontaktar du den instans där handlingen finns. Registraturfunktionen har hand om universitetsförvaltningens närarkiv. Institutionerna hanterar sina egna närarkiv. Med närarkiv menas material från de senaste åren. Äldre handlingar finns i universitetets centralarkiv som arkivfunktionen ansvarar för. 

Hitta uppsatser via DiVA

Önskar du ta del av en uppsats från Stockholms universitet? Sök först om uppsatsen finns digitalt i DiVA innan du kontaktar arkivet. Här hittar du tusentals uppsatser och publikationer av universitetets forskare och studenter.

Handläggningsordning för arkivorganisationen och arkivvården

Samtliga beslutande organ inom universitet, avdelningar vid universitetsförvaltningen, institutioner, centra inom institutioner  och forskningsprojekt - om inte annat är bestämt i avtal- bildar arkiv som består av allmänna handlingar vid dessa organ.

Handläggningsordningen förtydligar ansvaret för institutioner och dess arkivansvariga och arkivvårdare.

Mer om ansvarsfördelningen

Handbok i ärendehandläggning

Som anställd vid universitetet kan du beröras i olika grad av regler som gäller för universitetet beroende på var inom universitetet du är anställd och vilka dina arbetsuppgifter är.   Det är viktigt för dig som arbetar som arkivvårdare och registrator vid en institution att känna till vilka regler som gäller. Informationen i denna handbok kan vara till nytta för majoriteten av de anställda.

Läs hela handboken i ärendehandläggning

Intresserad av praktikplats?

Stockholms universitets centrala avdelning för arkiv- och registratur tar emot praktikanter om det sker inom ramen för en utbildning till arkivarie via ett universitet eller en högskola. Vi tar emot praktikanter både till arkivfunktionen och till registraturfunktionen. På båda funktionerna har vi en arkivarie som handleder. Praktiken måste omfatta minst fem veckor. Är du intresserad av en praktikplats så kontakta arkivet@su.se och ange för vilken tidsperiod du är intresserad av praktik, inom vilken funktion (som arkivarie eller som registrator) och vid vilken högskola/universitet du studerar. Vi tar emot ett begränsat antal praktikanter för varje termin, så var gärna ute med din förfrågan i god tid.