För att underlätta för institutionernas arbete med deras arkivbeskrivning har den centrala arkivfunktionen tagit fram en mall för hur den ska skrivas. Länk till mallen finns längst ner på denna sida.

Arkivbeskrivningen ska innehålla följande uppgifter:

  • kort historik om arkivbildaren
  • beskrivning av organisation och verksamhet
  • samband mellan verksamhet och viktigare handlingar och ärendeslag
  • vilken klassificeringsstruktur som används och har använts - gäller arkiv fr.o.m. 2013
  • om det finns egenproducerade IT-system/datasystem - vilka de är och vad de används till
  • vilka andra arkiv som arkivbildaren ansvarar för - t.ex. arkiv från innan omorganisationer
  • sökingångar i arkivet - dvs. arkivförteckning, diarier, register av olika slag m.m.
  • särskilda inskränkningar i tillgänglighet genom sekretess
  • gallringsregler som tillämpas
  • vem som är ansvarig för institutionens/motsv. arkiv - enligt handläggningsordningen är det institutionsstyrelsen/prefekten/motsv. som är huvudansvarig och som utser en arkivvårdare

Arkivbeskrivningen ska fortlöpande kompletteras när t.ex förändringar i organisationen gör att den befintliga arkivbeskrivningen inte längre är aktuell.

Arkivbeskrivningen ska diarieföras i institutionens egen serie i W3D3 med klassificering 2.6.2 "Hantera arkivering", ärendemening ska innehålla ordet arkivbeskrivning, innevarande år samt institutionens namn i den ordningen. (ex ”Arkivbeskrivning 2021 Engelska institutionen”.) Rekommenderat format är PDF/A. När arkivbeskrivningen har diarieförts stängs ärendet och senare kompletteringar och uppdateringar ska diarieföras i ett eget ärende.

Arkivförteckningen ska innehålla samlad information om arkivbildarens allmänna handlingar oavsett medium, alltså oavsett om handlingarna är fysiska på papper eller elektroniska i filer eller databaser. Arkivförteckningen utgör sökingång till arkivet.

T.o.m. 2012 redovisas arkiven enligt en förteckningsplan som är uppställd enligt det s.k. allmänna arkivschemat. Arkivets serier ska, inom varje huvudavdelning, redovisas i systematisk ordning. Indelningar i flera nivåer görs om detta underlättar sökningen i arkivet.

Fr. o. m. 2013 redovisas arkiven enligt en verksamhetsbaserad arkivredovisning utifrån processerna i verksamheten, där en vid universitetet beslutad klassificeringsstruktur ska användas för kategoriseringen. Själva ordnandet av handlingarna kan däremot vara strukturerat på ett annat sätt. Som ett hjälpmedel kan en dokumenthanteringsplan som är framtagen för universitetet användas. Denna är inte helt färdig utan kommer att kompletteras med fler verksamhetsområden och handlingstyper, och sedan vid behov löpande uppdateras. Det går alltid bra att kontakta arkivfunktionen för råd om hur ordnandet kan lösas i det enskilda fallet.

Arkivförteckningen bör minst årligen kompletteras med uppgifter om tillkomna handlingar, oavsett om handlingarna är på papper eller elektroniska.