Digitalt närarkiv är ett möjligt sätt att bevara och strukturera handlingar på till dess att universitet har implementerat ett centralt e-arkiv.

För att skapa ordning bland elektroniska handlingar är det bra att utgå från en tydlig mappstruktur där handlingar som ska bevaras i arkiveringssyfte placeras i vissa mappar och gallringsbara handlingar i andra. De handlingar som ska arkiveras i mappar som exempelvis rör en kurs samlas under en huvudmapp, märkt med kursens kod och namn. Till huvudmappen läggs undermappar namngivna med årtal som i sin tur innehåller mappar för vår-, respektive hösttermin. Under respektive kurstillfälle samlas handlingar i mappar med namn som Examinationshandlingar, Studieanvisningar, Undervisningsmaterial, Övrigt, Kursvärderingar, intyg med mera. Se exempel nedan.


Det nedanstående skärmklippet är tänkt att visa ett mer konkret exempel för hur en mappstruktur i datormiljö för arkivändamål ser ut.
 

 

 

 

 

 

 

 

Under huvudmappen ska även en mapp skapas som namnges Generell_information (hierarkiskt ska Generell_information ligga på samma nivå som årtal). I mappen Generell_information läggs dokument och information som ger en ökad förståelse för innehållet i övriga mappar. Det kan t.ex. vara en notering om att litteraturlistan är den samma för åren 2011 till 2014 och ligger i mappen HT under mappen 2011. Det kan också vara information om att delar av kursmaterialet för en termin finns arkiverat på papper eller information om att ett kurstillfälle kan ha flera olika kurskoder. Ibland har samma kurs använts inom olika program. Dokumentera all information som kan vara bra att känna till så att någon som inte arbetar med studieinformation förstår sammanhangen mellan arkiverade handlingar och verksamheten. 

Arbetshandlingar och övriga gallringsbara handlingar ska inte förvaras i strukturen för arkiverade handlingar. Om arbetshandling eller kopior inte avlägsnas tillförs dessa till arkivbeståndet och blir då en del av arkivbildningen och därmed allmänna handlingar. Förutom att detta blir en administrativ börda att hantera i arkiveringsstadiet blir arkiven svårare att söka i när information med tillfällig eller ringa betydelse förs in i beståndet. Det är möjligt att uppnå stora effektvinster genom att skapa en ordning som medför att man redan tidigt sorterar och grupperar i mappar, filer i rätt format och rätt version. Det är en förutsättning för säker hantering, för bevarande och god sökbarhet. 

Filformat och standard för namnsättning

Alla filformat som används av verksamheten är inte lämpade för arkivering. Riksarkivet (RA) har i RA-FS 2009:2 angivet vilka filformat som ska användas för arkivering. För att arkivera t.ex. kontorsdokument anger RA bl.a. filformatet PDF/A. Ett enkelt sätt att spara om t.ex. Word-dokument eller PowerPoint i PDF/A-format är att göra följande: välj att spara som i filformatet ”PDF” välj ”Alternativ” där du kan kryssa för rutan ”ISO 19005-1-1kompatibel (PDF/A)”.

Tänk dock på att om det finns noteringar gjorda i en PowerPoint så försvinner de vid konverteringen och måste bevaras på annat sätt.

Filnamn och tillåtna tecken

Filnamnen ska vara unika och beskrivande, t.ex. Betygskriterier, Litteraturlista, Ovningsuppgifter_delmoment_1.1 osv. Mappnamn och filnamn ska enbart innehålla tecknen A-Z, a-z, 0-9, ”-” samt ”_”. Det ska inte finnas mellanslag mellan orden i mapp- och filnamnen. Mellanrum skapas med ett understrykningstecken/underscore/underline ”_”.
Vi rekommenderar att ersätta svenska tecken med sina motsvarigheter ”utan prickar och ringar” vilket är en godkänd lösning av riksarkivet. Å, Ä, Ö ska i detta fall inte ersättas med AA, AE och OE eftersom det försämrar möjligheterna att återsöka de elektroniska handlingarna. 

Behörigheter

Till de mappstrukturer som utgör det digitala närarkivet ska det sättas begränsad behörighet. Minst två personer (arkivvårdare samt ytterligare en person) ska ges tillgång till det digitala närarkivet för att undvika att göra hanteringen sårbar.