Dokumenthanteringsplan daterad 2020-04-16 med diarienummer SU FV-1392-21 ersätter tidigare dokument med samma namn daterad 2020-12-17 (dnr SU FV-4890-20).

Denna dokumenthanteringsplan är upprättad i enlighet med Stockholms universitets klassificeringsstruktur och tillämpas på handlingar inkomna eller upprättade från och med 2013-01-01. Dokumenthanteringsplanen inkluderar Stockholms universitets samtliga verksamhetsområden.

Dokumenthanteringsplanen (Dnr SU FV-1392-21) består av två dokument, vägledning i pdf-format och matris i excel-format (se bifogade filer längst ner).

En dokumenthanteringsplan är avsedd att bidra till en ändamålsenlig hantering av information i verksamhetens processer, och styr hanteringen av allmänna handlingar. Den är relaterad till myndighetens klassificeringsstruktur och gallringsföreskrifter och är ett redskap för att skapa enhetliga och ändamålsenliga rutiner. Enhetliga rutiner behövs bland annat för att arkiv- och offentlighetslagstiftningen kräver ordning och sökbarhet till myndigheternas allmänna handlingar.

Arbete med att införa ett centralt e-arkiv på Stockholms universitet pågår. Syftet med ett e-arkiv är att, i enlighet med rådande riktlinjer och regelverk, säkerställa möjligheten till ett långsiktigt bevarande av elektroniska handlingar vid Stockholms universitet. För att underlätta övergången till en elektronisk hantering av arkivhandlingar är det önskvärt att alla institutioner (motsv.) strävar efter att redan nu övergå till att spara och arkivera sina handlingar digitalt. Ett samarbete mellan den centrala arkivfunktionen och institutionerna pågår gällande denna hantering.