Snabblänkar

Ansökningshandlingar - kan gamla handlingar gallras?
Examensarbeten, ska vi arkivera dem digitalt?
Hur köper jag in material till arkivet, exempelvis arkivboxar?
Anmälan av ny arkivvårdare, hur görs det?
Utbildning av mig som ny arkivvårdare, hur får jag det?
Pdf/a – vad är det?
PowerPoints – behöver jag skriva ut den på papper för arkiveringens skull?
Vi ska gallra känslig information i institutionens närarkiv, vart slänger vi handlingarna?
Ska vi maska de 4 sista siffrorna i personnumret vid utlämnande av allmän handling?
Rehabiliteringsärenden, hur ska de hållas ordnade?
Gamla kartotek, kan de gallras?
Affischer, ska de bevaras eller gallras?

Böcker och kompendier, ska de gallras eller bevaras?
Kopior på artiklar, kan de slängas?
Hur ska kursmaterial arkiveras?

 

Ansökningshandlingar - kan gamla handlingar gallras?

SVAR: Du behöver alltid följa gallringsföreskrifterna när du ska gallra material i arkivet. I dem hittar du mer information om vad som ska gallras och bevaras. Vad gäller gamla ansökningshandlingar vid rekryteringsprocesser får de som inte ska bevaras gallras. Du ska alltid bevara handlingarna rörande den/dem som fick tjänsten samt alla handlingar runt själva processen, exempelvis annons, beslutsunderlag, sakkunnigutlåtande etc. Handlingarna för de som inte fick tjänsten kan och bör gallras efter två år.

Tillbaka till toppen


Examensarbeten, ska vi arkivera dem digitalt?

SVAR: Stockholms universitet har påbörjat ett arbete med att arkivera allmänna handlingar elektroniskt. I januari 2020 informerades i ett mail till arkivvårdarna att institutionerna får börja spara uppsatser digitalt.  Än så finns inget centralt e-arkiv på plats, men det finns ändå möjlighet för institutioner att spara uppsatserna digitalt genom att strukturerat spara dem på institutioners egna gemensamma delade mappar. Skapa digitala mappar i det ”digitala närarkivet” för dessa arbeten och ordna dem per kurs, år och termin.

Det är viktigt att ha en begränsad behörighet till det ”digitala närarkivet” för att garantera informationssäkerheten. Dock ska alltid minst två personer ha tillgång till det (lämpligtvis arkivvårdaren + minst ytterligare en person). En uppsats är en allmän handling och en förfrågan om utlämnande av allmän handling kan förekomma, och då behöver handlingen, i detta fall uppsatsen, kunna lämnas ut skyndsamt.  Om er institution vill ha mer vägledning om hur ni strukturerar mapparna och börjar att spara uppsatser digitalt så kontakta arkivet@su.se och boka ett möte med en av våra IT-arkivarier.

Tillbaka till toppen


Hur köper jag in material till arkivet, exempelvis arkivboxar?

SVAR: Institutionen handlar själv det material som arkivvårdaren behöver i sitt arbete. Enligt Stockholms universitets hemsida, Medarbetarwebben, framgår följande:

”Kontorsmaterial:  Kontorsmaterial beställs i e-handelsportalen (länk till stödsystem) och Staples (leverantör) sortiment av kontorsmaterial hittas genom att välja: Inköp – Beställ – Varukorg. Välj: Kontor och Lokaler – Kontorsvaror. Ett begränsat utbud av kontorsmaterial kommer fortfarande att finnas i SU-butiken.”

Det är Staples, som är avropat företag, som man får handla genom. Man får skapa konto hos dem. Man kan gå genom Inköpsportalen som nås genom Medarbetarwebbens stödsystemsportal. Man kan komma åt inköp via Raindance också.

Vid sökning på Arkivbox eller Arkivkartong kommer en mängd val upp. De godkända arkivboxar som används vid arkivering är följande:

A4-format:
Arkivbox Brun. Sv. Standard A4 80mm. Artnr 6205116
Arkivbox. Brun. Sv. Standard A4 55mm. Artnr 6205108.
Arkivbox Brun. Sv. Standard A4 30 mm. Artnr 211376.


Folio-format (OBS! Stort format):
Arkivkartong, Brun, Sv. Stand. Folio 55mm. Artnr 881213
Arkivkartong, Brun, Sv. Stand. Folio 80mm.. Artnr 881214

 
De aktomslag som används vid arkivering är följande:
Mapp Aktomslag A4 120g 430x305 mm 500/FP Artikelnr 199902

Tillbaka till toppen


Anmälan av ny arkivvårdare, hur görs det?

SVAR: Har din institution en ny arkivvårdare tillsatt så ska detta anmälas till arkivet@su.se. Arkivfunktionen har en lista över aktuella arkivvårdare. Om en institution har haft en arkivvårdare som har slutat är det därför även viktigt att skicka den informationen till arkivfunktionen.

Tillbaka till toppen


Utbildning av mig som ny arkivvårdare, hur får jag det?

SVAR: Är du ny arkivvårdare så ska du ha fått ett introduktionsmail till ditt nya arbete från arkivfunktionen, för att förenkla för dig att komma in i arbetet (fås efter att du har blivit anmäld som ny arkivvårdare). För att få mer vägledning och utbildning kan du sedan kontakta arkivet@su.se och boka in ett möte så att en arkivarie som kommer ut och träffar dig och introducerar dig till rollen. Finns du med på arkivfunktionens lista över aktuella arkivvårdare vid universitetet kommer du sedan löpande under året att få arkivvårdarmail med information om vad som är bra att tänka på och nyheter inom området. Via arkivvårdarmailet bjuder får du även löpande inbjudan till nätverksträffar och utbildningsinsatser.

Tillbaka till toppen


Pdf/a – vad är det?

SVAR: Elektroniska handlingar ska över tiden kunna presenteras med samma innehåll och utseende som de hade när de upprättades. Eftersom vissa av dagens digitala format kan vara svåra att öppna om några år måste handlingar och information i IT-system sparas i format som möjliggör ett långtidsbevarande. PDF/A är ett sådant format som ska användas för att långtidsbevara kontorsdokument. Detta är ett format som har utvecklats en hel del de senaste 10 åren och det finns olika varianter; från PDF/A-1 till PDF/A-3. Förenklat kan man säga att PDF/A inte tillåter vissa funktioner som finns inom andra PDF-versioner. De två senare numreringarna tillåter fler funktioner än PDF/A-1.
Det enklaste sättet att spara om ett Worddokument eller en PowerPoint till PDF/A-format inför att arkivera handlingar digitalt är att välja att spara som filformatet ”PDF” och sedan väljer du ”Alternativ” där du kan kryssa för rutan ”ISO 19005-1-1kompatibel (PDF/A)”. Tänk dock på att om det finns noteringar gjorda i en PowerPoint så försvinner de vid konverteringen och måste bevaras på annat sätt.

Tillbaka till toppen


PowerPoints – behöver jag skriva ut den på papper för arkiveringens skull?

SVAR: Arkivfunktionen får ibland frågor om PowerPoint-presentationer behöver skriva ut på papper inför arkiveringen. Det behöver de inte göras. Handlingar som skapas digitalt bör också bevaras digitalt. Det gäller alla slags handlingar som inte kräver en påskrift och som är i digital form. De kan redan nu arkiveras digitalt på institutionen, fastän universitetet inte har ett centralt e-arkiv. Det viktiga är att det görs på ett ordnat sätt och inte sparas på någons personliga dator eller yta utan på en utsedd arkivplats med backup och som minst två personer har tillgång till (arkivvårdaren och ytterligare en person). Detta är ett bra sätt att förbereda inför en framtida central e-arkivering. Handlingarna bör sparas direkt i ett hållbart digitalt format och inte först skrivas ut för att sedan skannas in.
 
För att spara i ett hållbart format väljer många att spara om PowerPointen som en Pdf/a innan den ska arkiveras. Tänk dock på att om det finns noteringar gjorda i en PowerPoint så försvinner de vid konverteringen och måste bevaras på annat sätt. Var även uppmärksam på färger i tabeller vid en konvertering till pdf/a då vissa färgjusteringar kan uppstå vid konverteringen.

Tillbaka till toppen
 

Vi ska gallra känslig information i institutionens närarkiv, vart slänger vi handlingarna?

SVAR: Via Gods kan ni beställa särskilda sekretesstunnor när ni ska gallra känsligt material som ni inte bör slänga i de vanliga gröna papperskärlen. Sekretesstunnorna är vita med rött lock och locket är låsbart. Locket har ett "brevinkast" där de bortgallrade handlingarna läggs. 

Tillbaka till toppen


Ska vi maska de 4 sista siffrorna i personnumret vid utlämnande av allmän handling?

SVAR: Nej, de sista fyra siffrorna i personnumret ska normalt inte maskas vid utlämnande av allmän handling.

Tillbaka till toppen
 

Rehabiliteringsärenden, hur ska de hållas ordnade?

SVAR: Regelverket säger att allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess ska hållas ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in till myndigheten eller upprättats där. Allmänna handlingar med sekretess ska däremot alltid registreras (diarieföras) när de inkommer eller upprättas. Samtliga personalhandlingar hålls ordnade per individ i en fysisk eller digital personalakt. Personalhandlingar med sekretess läggs i ett stängt kuvert om de är utskrivna på papper och i en mapp med begränsad behörighet om de förvaras digitalt. Även uppgiften om att en person förekommer i ett rehabiliteringsärende är föremål för sekretess. Det är därför viktigt att redan under handläggningen tänka på hur du namnger mappar och information och vem som får tillgång till dem.

Diarieföra och arkivera
Personalhandlingar som inkommer till eller som upprättas av myndigheten ska förvaras i individens personalakt. Handlingar med sekretess ska dessutom diarieföras med en hänvisning i diariet att de förvaras i personalakten. Diarienumret begär du från registratorn på din organisation.  
Skrivs personalhandlingar med sekretess ut på papper för arkivering ska samtliga  handlingar som inkom eller upprättades under ärendets handläggning raderas från de digitala mapparna.
Arkiveras personalhandlingar med sekretess digitalt ska ärendena vid slutförd handläggning rensas från arbetshandlingar och handlingar av tillfällig och ringa betydelse ska gallras.  Rehabiliteringsärenden läggs i mappen med organisationens personalhandlingar, men i en egen mapp med undermappar per individ. Till mappen med rehabiliteringsärenden ska det vara begränsad behörighet. 

Sekretess
I Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 39 kap. 1-2 §§ regleras hur sekretess ska tillämpas till skydd för enskild i personalsocial verksamhet och i personaladministrativ verksamhet hos den myndighet där arbetstagaren är anställd.

Tillbaka till toppen

Gamla kartotek, kan de gallras?

SVAR: Arkivet får ibland frågan om man kan gamla kartotek ute på institutionerna över böcker institutionerna tidigare haft. I flera fall har inte böckerna funnits kvar, men fortfarande kartoteket. Kartoteken får gallras. Detta är det svar vi fick av Riksarkivet (2019-11-29) när vi ställde frågan till dem: ”Gamla kartotek/förteckningar över böcker kan gallras enligt Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:1 (ändrade genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2), bilaga A exempel 5, med motiveringen att uppgifterna inte behövs för sitt syfte då ni inte ens har kvar böckerna. Myndigheten ska besluta tillämpningen av föreskriften. Ni bör redan ha en sådant tillämpningsbeslut.”

Tillbaka till toppen

Affischer, ska de bevaras eller gallras?

SVAR: Vi har fått frågan om bilder, affischer och planscher som har köpts in för att användas i undervisningen behöver bevaras. Om materialet inte är producerat av Stockholms universitet och går att återfå på annat sätt så behöver det inte bevaras. Exempelvis affischer på kända byggnader som man har visat i undervisningen men som inte är unikt material kan gallras.

Tillbaka till toppen
 

Böcker och kompendier, ska de gallras eller bevaras? 

SVAR: Böcker eller artiklar som används i undervisningen som är lärarproducerade för undervisningen och som är unika ska arkiveras. Böcker, artiklar eller kompendier utgivna vi externa förlag som inte är producerade av Stockholms universitet kan gallras.  

Tillbaka till toppen

Kopior på artiklar, kan de slängas?

SVAR: Kopior på artiklar som finns publicerade rensas och behöver inte bevaras. Gäller artiklar som inte publicerats av Stockholms universitet, det vill säga externa sådana som kan återfås på annat sätt.

Tillbaka till toppen

Hur ska kursmaterial arkiveras?

SVAR: Kurshandlingar sparas och arkiveras utefter kurs, år och termin samt efter behov även efter grundnivå och avancerad nivå. I Lathund till arkivvårdare - kursmaterial 200811 (1087 Kb) ges en bild av vilka handlingstyper som ska bevaras, eller gallras, av de handlingar som har skapats inom kursadministrationen. Handlingar som skapats inom forskarutbildningen är inte medtagna i denna första version. Detta dokument kommer att uppdateras vid behov, och efter frågor från arkivvårdare, för att få en så omfattande bild som möjligt.

Tillbaka till toppen