Institutionens arkivvårdare kontaktar arkivfunktionen via arkivet@su.se för att bestämma lämplig leveranstidpunkt. Efter att leveranstidpunkt är bestämd beställer institutionen sedan transport av materialet via gods eller av universitetet upphandlad leverantör. Innan materialet levereras till centralarkivet ska det vara gallrat enligt universitets gallringsbeslut och sorterat och ordnat. Alla gem, plastfickor och postit-lappar ska vara borttagna.

Handlingar som levereras till centralarkivet ska vara sammanförda till volymer (arkivkartong, inbunden bok eller bunt). Volymerna ska med blyerts vara uppmärkta med följande information (etikettering utförs av Arkivfunktionen):

  • STOCKHOLMS UNIVERSITET
  • Arkivbildarens namn
  • Serierubrik
  • Tidsangivelse
  • Volymsignum

Arkivhandlingarna packas enligt arkivfunktionens anvisningar och innan leverans sker ska leveransreversal skickas till arkivfunktionen. I leveransunderlaget ska framgå:

  • arkivbildarens namn
  • volymsignum
  • serierubrik
  • volymernas tidsangivelse
  • antalet volymer