Bakgrunden till att Stockholms universitet ska införa e-arkiv är i första hand för att uppfylla lagar, förordningar och föreskrifter. Grundläggande krav är att handlingar ska bevaras i samma form som de skapas (t.ex. ska digitalt framställda handlingar också bevaras digitalt). Handlingarna måste hållas ordnade, sökbara och tillgängliga för eget och allmänhetens behov.
Vad är ett e-arkiv?
- Ett e-arkiv är ett digitalt system som är särskilt byggt för långtidsbevarande.
- E-arkivet kommer främst att bestå av handlingar arkiverade från verksamhetssystem.
- E-arkivet kommer att förvaltas av den centrala arkivfunktionen.
- E-arkivet kan ses som en elektronisk motsvarighet till ett traditionellt pappersarkiv för slutbevaring.
Vad är inte ett e-arkiv?
- E-arkiv är inte samma sak som det digitala närarkivet som består av verksamhetens handlingar i en mappstruktur på en filserver.
- E-arkivet är inte en vanlig databas och ska inte innehålla ostrukturerad eller obearbetad data.
- E-arkivet är inte ett verktyg för att digitisera redan arkiverade handlingar, t.ex. äldre uppsatser.
Vad innebär det för dig som medarbetare?
- På kort sikt kommer det inte innebära några större förändringar för dig som medarbetare.
- Du kommer inte att behöva ha behörighet till systemet. När du behöver tillgång till handlingar som finns i e-arkivet gör du en förfrågan till arkivfunktionen.
- Du som arkivvårdare kommer inte att behöva utföra leveranser direkt till e-arkivet.
- Du som registrator kan komma att behöva diarieföra mer i enlighet med arbetet med att minska antalet lösa och ostrukturerade filer. Detta kommer underlätta de arkivuttag som så småningom kommer att göras från diarieföringssystemet W3D3 till e-arkivet. Eventuella förändringar i diarieföring hittar du i dokumenthanteringsplanen.
Tidsplanen för implementering av e-arkivet
- Våren 2023 avropas/upphandlas ett system.
- Tidig höst 2023 planeras den första pilotarkiveringen av ett system.
- Vintern 2023/2024 förväntas e-arkivet vara i drift.