Gentemot universitetsförvaltningen och institutionerna (motsv) har centrala registraturen något särskiljande roller:

  • Centrala registraturen stödjer institutionerna.
    Centrala registraturen håller i utbildningar, stöttar och har en controllerfunktion gentemot institutionernas registratorer. Institutionerna ansvarar dock själva för att diarieföra sina handlingar. Sedan hösten 2019 har registraturen ökat och utvecklat utbildningsinsatserna i W3D3/diarieföring mot institutionerna, och våren 2020 hölls den första nätverksträffen för registratorerna. Centrala registraturen bistår även årligen institutionerna med att ta ut JK-listor, enligt instruktioner för det.
  • Centrala registraturen stödjer universitetsförvaltningen och diarieför förvaltningsärenden
    Centrala registraturen har en mer aktiv roll mot universitetsförvaltningen då den även hanterar en större mängd löpande ärenden i diarieföringen samt har hand om förvaltningens närarkiv. Registraturen utbildar och stödjer även handläggare inom förvaltningen som har en utvidgad handläggarbehörighet. Med en utvidgad handläggarbehörighet kan handläggaren själv öppna, stänga och komplettera ärenden i diariet. Vid önskemål om en utvidgad handläggarbehörighet så kontakta registraturen för en utbildning. Du behöver arbeta löpande med att handlägga ärenden för att erhålla en utvidgad handläggarbehörighet. Registrator ska alltid underrättas om ett ärende får en ny ansvarig handläggare.

 
Centrala registraturen ansvarar även för att årligen sammanställa JK-balanslistan och arbetar för att universitetet ska ha en enhetlig och korrekt diarieföring.

Registrator vid institution

Detta är en generell arbetsbeskrivning eftersom arbetet som registrator vid institutioner skiljer sig åt, beroende vid vilken institution (motsvarande) registratorn arbetar. Vissa registratorer kombinerar registratorsrollen med arbetet som arkivvårdare, eller med andra administrativa uppgifter.
 
Institutionen är sin egen arkivbildare och registratorn arbetar med att ansvara för institutionens diarieföring. Arbetsuppgifterna som registrator består i att registrera inkomna, utgående och upprättade handlingar samt vara medarbetare behjälplig vid framtagning av ärenden. Utlämnandet av ärenden som är allmänna handlingar ska på begäran ske skyndsamt, enligt lagen. Diarieföringen görs i systemet W3D3, vilket används av hela Stockholms universitet. Som registrator vid en institution får du stöd och utbildning i systemet och diarieföring av den centrala registratorsfunktionen. Registratorsfunktionen bjuder även årligen in till gemensamma registratorsträffar, så att du kan utbyta erfarenhet med dina kollegor på universitetet. Registratorerna vid Stockholms universitet arbetar gemensamt mot att minska de analoga dokumenten för att i största möjliga mån bevara handlingar digitalt, där det regelmässigt är möjligt. Du arbetar mot att aktivt informera och stödja dina medarbetare på institutionen rörande frågor inom ditt ansvarsområde och påminner om ärenden som behöver kompletteras eller stängas. Det är bra om du är proaktiv och hela tiden ser över vad som kan effektiviseras i processer, i enlighet med övergripande vision. Som registrator har du en viktig roll.

Om diarieföring

Diarieföringen innebär att dokumenten i ett ärende hålls ihop och tilldelas ett gemensamt löpnummer. Detta diarienummer gäller inte bara den första handlingen i ett ärende utan även alla in- och utgående handlingar som förekommer i ärendet.
 
Diarieföring ska ske utan dröjsmål. Detta innebär att registrering bör ske samma dag som handlingen kommit in eller upprättats. En tjänsteman som har fått en handling ställd direkt till sig, måste därför se till att handlingen omgående lämnas till registrator eller motsvarande för diarieföring.

Digitala handlingar

Handlingar som har upprättats och kommit in elektroniskt ska bevaras elektroniskt. Det vill säga handlingen sparas digitalt direkt i W3D3 om den inte har en påskrift eller liknande som gör att originalhandlingen även måste sparas i pappersformat. Kan handläggare inte själva lägga till handlingen i sitt ärende (dvs. inte har utvidgat handläggarbehörighet) ska handlingen e-postas till registrator med diarienumret i ämnesraden. Ett ärende i W3D3 kan innehålla handlingar både digitalt och i pappersform. Digitala handlingar går att öppna och läsa direkt i W3D3, medan pappershandlingarna förvaras hos registrator eller i arkivet. I största mån bör handlingar bevaras digitalt, gärna i pdf-format, medan excelformat bör undvikas. 

Termer inom diarieföring

  • Ärende – Varje ärende i diariet W3D3 har ett unikt diarienummer. Ett ärende kan innehålla flera dokument som vardera har ett dokumentnummer. Dokument och handling är samma sak och i W3D3 benämns dokument som handling.
  • Ärendetyp, visar vad det är för slags ärende. Ärendetyp ”3.2.1” står exempelvis för att ”Anta studenter på grundnivå eller avancerad nivå”. Förteckningen över samtliga ärendetyper kallas för Klassificeringsstruktur.
  • Ad acta betyder till handlingarna, det vill säga avslutat ärende. Ett ärende eller en handling i ett ärende kan vara lagd till handlingarna, eller lagd ad acta. En handläggare ska se till att avsluta ett ärende då beslut i ärendet har fattats eller när ärendet är färdigberett. När det krävs ska även eventuella originalhandlingar i pappersformat ska då även skickas till registraturen för arkivering (se avsnitt ovan om digitala handlingar).
  • Klassificeringsstrukturen är en redovisning av myndighetens processer och används för klassificering av ärendetyp vid upprättande av arkivförteckning och inom diariet. Dagens klassificeringsstruktur är hierarkisk uppbyggd vilket innebär att den utgår från övergripande verksamhetsområden som bryts ner till processnivå. Sedan januari 2013 ändrades uppbyggnaden av hur en klassificeringsstruktur ska vara enligt beslut av Riksarkivet.

Vilka handlingar ska diarieföras?

Allmänna handlingar ska som regel diarieföras. Undantag får göras för sådana av uppenbart ringa betydelse för verksamheten (t.ex. inbjudningar, diverse förfrågningar). Undantag får även göras för handlingar för vilken sekretess inte gäller, om de hålls ordnade på sådant sätt att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats (t.ex. fakturor och handlingar i personalärenden av rutinkaraktär). Syftet med diarieföring är bland annat att garantera allmänheten rätten att ta del av allmänna handlingar.
 
Exempel på handlingar som diarieförs: Beslut, ansökningar om stipendier och bidrag, ansökningar till utlysta anställningar (via ReachMee), kontrakt, avtal, remisser, överklaganden, anmälningar, upphandlingar, anhållan om entledigande, anhållan om anstånd med studier, yttranden, sakkunnigutlåtanden.
 
Exempel på handlingar som inte ska diarieföras: Exempel på handlingar som inte är allmänna är utkast, koncept, förslag som skickas från en myndighet till en annan i samrådssyfte. Underlag till ännu inte färdigställda eller upprättade skrivelser och beslut är att betrakta som arbetsmaterial. Dessa dokument bör därför inte diarieföras. Handlingar som inte är allmänna omfattas inte av offentlighetsprincipen och behöver inte lämnas ut.

Tjänstgöringsbetyg behöver inte diarieföras men dock hållas ordnade och bevaras.

Rekryteringsärenden/utlysningsärenden

Rekryteringsärenden hanteras i rekryteringssystemet ReachMee. Ansökningar om anställning förs in i W3D3 via rekryteringssystemet ReachMe. Ett diarienummer som skapas i W3D3 läggs dock in i ReachMee för koppling och hänvisning mellan systemen. Personalavdelningen ansvarar för utbildningar i ReachMee. För frågor om ReachMee, kontakta Personalavdelningen via mejl till rekrytering@su.se.

Dokumenthanteringsplan

Arkiv- och registraturfunktionen har tagit fram en dokumenthanteringsplan för Stockholms universitet där hanteringen av handlingar gällande utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå, det vill säga verksamhetsområden 3 och 4 inom SU:s klassificeringsstruktur beskriv mer specifikt. Dokumenthanteringsplanen kan vara till ytterligare vägledning om och hur specifika handlingar ska diarieföras.

Skrivregler inom diariet

Nedan är några skrivregler som är bra att förhålla sig till vid diarieföringen inom Stockholms universitet

  • Skriv aldrig personnummer i ärende- eller handlingsmening.
  • Skriv aldrig personnamn i ärendemening.
  • Årtal skrivs enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD (2016-01-10).
  • Var konsekvent vid benämningen av ärenden och handlingar – använd färdiga ärendemeningar när sådana finns.
  • Avsändare, mottagare och motpart skrivs in med både namn samt förkortning, till exempel Vetenskapsrådet, VR.
  • Fyll alltid i fältet ”motpart”, undantag endast vid vissa sekretessärenden. Motpart är en obligatorisk uppgift när listor ska dras ut och redovisas för JK i början på året så detta är ett viktigt fält. Det underlättar även sökbarheten.

Var noggrann med stavningen. W3D3 saknar stavningskontroll. Felstavningar kan innebära att informationen blir svår att få fram vid sökning.

Diarieföring ska ske utan dröjsmål

Detta innebär att registrering helst bör ske samma dag som handlingen kommit in eller upprättats. En tjänsteman som har fått en handling ställd direkt till sig måste därför se till att handlingen omgående lämnas till registrator/motsv. för diarieföring.

Följande uppgifter ska registreras och framgå av diariet:

  1. Datum då handlingen kom in eller upprättades,
  2. diarienummer eller annan beteckning som åsatts handlingen,
  3. i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats,
  4. i korthet vad handlingen rör.

Om det behövs av sekretesskäl eller för att förhindra att känsliga personuppgifter sprids till obehöriga kan uppgift enligt 3 och/eller 4 utelämnas eller särskiljas för att diariet i övrigt ska kunna vara öppet för allmänheten. Vid osäkerhet, kontakta juristfunktionen vid Rättssekretariatet.

Handbok i ärendehandläggning

I handbok i ärendehandläggning står mycket läsvärt för dig som är handläggare eller registrator i W3D3. Vi vill särskilt tipsa om dessa kapitel:

  • Kapitel 3: Diarieföring och ärendefördelning
  • Kapitel 4: Arkivering
  • Kapitel 5: Öppenhet och allmänna handlingar
  • Kapitel 6: Utlämnande av allmän handling
  • Kapitel 7: Sekretessbestämmelser