Vid universitetsförvaltningen finns det tre centrala huvudregistratorer. Vidare ska det vid varje institution (motsv.) finnas någon eller några som hanterar diarieföringen. En av de centrala huvudregistratorerna är förvaltningsledare för W3D3 och driver utvecklingsprojekt av W3D3 och arbetar med att tekniskt förenkla universitets diarieföring.