Typer av dokument som kan beröras:

  • Nya eller reviderade styrdokument
  • Beslut av universitetsstyrelse, rektor, universitetsdirektör, vicerektor, områdesnämnd, dekan, fakultet, prefekt, institutionsstyrelse eller avdelningschef
  • Övrig information, till exempel av säkerhets- eller myndighetskaraktär

Kommunikatörer inom universitetsförvaltningen är vid behov tillgängliga för ytterligare rådgivning och stöd. Se även su.se/kommunikation, till exempel underavdelningarna Kanaler och kontakter samt Text och språk.

Allmänna förutsättningar

Börja i tid

Olika faser

Ansvariga

Avsändare

Talesperson efter behov

Mottagare (målgrupper)

Kanaler och informationsvägar

Språkversioner

Tidslinje

 

Allmänna förutsättningar

Begriplig, systematisk och relevant kommunikation bidrar till ökad kännedom och efterlevnad

Enligt universitetets kommunikationspolicy är universitetets kommunikation ytterst ett chefsansvar, samtidigt som medarbetare har ett ansvar att hålla sig informerade

”Beredande instans” är ansvarig för att nya styrdokument/beslut kommuniceras, enligt Handläggningsordning för styrdokument. Undantag kan finnas (se nedan under Avsändare).

Börja i tid

Kommunikationsplaneringen ska inledas samtidigt som arbetet med att utarbeta ett styrdokument/beslut startar, inte först när beslut är fattat.

Olika faser

Handläggningen kan beskrivas i ett antal faser som kan föranleda olika typer av kommunikationsinsatser:

Handläggningsfasen

Berörs någon/några funktioner utöver den beredande instansen under handläggningsfasen? Behöver de få information om att arbetet nu inleds? Exempel: Avisera kommande intern remiss.

Det underlättar för alla inblandade om beskrivningen av det aktuella arbetet formuleras tidigt och är konsekvent genom hela processen. Formulera utifrån ett mottagarperspektiv (fokus: vad förändras för vem), inte ett avsändarperspektiv (fokus: vem gör något, på vems uppdrag).

Beslutsfasen

Beslutstillfället är startpunkten för att sprida styrdokumentets/beslutets innehåll, men inte starten på kommunikationsplaneringen. Se vidare under Avsändare och Mottagare. 

Implementeringsfasen

Kommunikationen är viktig för att beredande instans ska kunna fullfölja sitt ansvar för implementeringen av styrdokumentet/beslutet. Se vidare under Avsändare och Mottagare. 

Ansvariga

Vilken/vilka handläggare är huvudansvarig/a för att kommunikationsinsatsen genomförs? Behöver någon mer än du själv vara med i planeringen?

Ska någon chef involveras i planeringen av kommunikationen av styrdokumentet/beslutet? Din närmaste chef eller annan?

Avsändare

Ansvaret för kommunikationen ligger generellt hos beredande instans. Det innebär inte automatiskt att endast denna instans kan/bör bära budskapet. Vid känsliga beslut kan beslutande instans ha kommunikationsansvar istället för beredande instans.

Talesperson efter behov

Du kan i det specifika fallet behöva utse särskild(a) talesperson(er)/avsändare. Universitetsledningen, chef eller enskild expertfunktion kan vara bäst lämpad som avsändare. Detta kan även variera under olika faser i kommunikationen. Att vara talesperson medför inte ett övergripande ansvar för de aktuella kommunikationsinsatserna.

Mottagare (målgrupper)

Vilka berörs – gäller styrdokumentet/beslutet alla medarbetare eller en begränsad grupp?

Att förmedla allt till alla är inte en genväg till insikt hos dem du faktiskt behöver nå.

Identifiera de mottagare som efter behov ska:

  • Få information på detaljnivå för att själva kunna föra kommunikationen vidare och svara på frågor (t ex chefer och expertfunktioner)
  • Få information på detaljnivå eftersom det konkret berör mottagarens löpande arbete (t ex handläggare)
  • Få information på övergripande nivå, utan krav på eget agerande (övriga medarbetare)

Vilka mottagarna är avgör sedan var du kommunicerar – mer om det i nästa punkt.

Kanaler och informationsvägar

Vilken är den avsedda effekten av det nya styrdokumentet/beslutet? Innehållet i styrdokumentet/beslutet styr var och hur brett du behöver kommunicera. I vissa fall är kort skriftlig information tillräcklig medan andra nyheter och förändringar kräver mer omfattande och återkommande åtgärder.

Det är viktigt att ditt budskap syns där dina målgrupper får och söker information. Vilka du identifierat som mottagare enligt punkten ovan styr alltså ditt val av kanaler och informationsvägar.

  • Var ska du publicera skriftlig information om det nya styrdokumentet/beslutet? (Detta avser inte publiceringen av själva dokumentet under t ex Styrdokument.)
  • Vid vilka befintliga möten/informationstillfällen behöver informationen spridas muntligt, med hänvisning till skriftliga kanaler?
  • Behöver du dessutom skräddarsy informationstillfällen eller utbildningar? Fysiska eller webbaserade? Behöver du engagera ytterligare expertis i genomförandet?
  • Se Kanaler och kontakter för en överblick över universitetets kanaler. Därutöver kan finnas lokala utskick, nyhetsbrev med mera som är relevanta för ditt aktuella kommunikationsbehov.

Språkversioner

Berör styrdokumentet/beslutet även engelskspråkiga medarbetare?

Styrdokument ska översättas till engelska. Medarbetarnotis/annan kommunikation på svenska behöver sannolikt även publiceras på engelska på su.se/english.

Vid övriga typer av beslut – gör en bedömning av vilken kommunikation som behövs även på engelska. Se universitetets språkpolicy.

Tidslinje

När du gått igenom checklistan och identifierat vilka insatser som behövs: Gör en enkel tidslinje med tidpunkter, avsändare, mottagare och forum/kanal för de kommunikationsaktiviteter du planerar, så minskar du risken att behöva efterkommunicera. Målet är att kommunikationen har önskad effekt, inte en lång aktivitetslista (se ovan under Mottagare och Kanaler) .

Tidslinjen kommuniceras med fördel tidigt till berörda, den ger överblick och kontroll kring hur och när enskilda funktioner förväntas agera.