1. Bakgrund

Beskriv bakgrunden till projektet.

2. Syfte och mål

2.1 Syfte

Formulera syftet med att genomföra projektet och vilken nytta det är som ska uppnås med projektet. Syftet ska svara på frågan ”Varför?” projektet ska genomföras. Syftet ger projektet en övergripande inriktning och är inte alltid mätbart. 

2.2 Mål

Formulera projektets mål, och vid behov delmål. Målen får gärna formuleras ”SMART”, dvs  Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt.

De här två frågorna kan vara till bra stöd när projektet mål ska

formuleras:
-    Vilket är det önskade resultat vi vill uppnå med projektet?
-    Hur vet vi att det önskade resultatet är uppnått?

2.3 Avgränsningar och förutsättningar

Avgränsningar beskriver vad projektet inte kommer att leverera och/eller inte omfattar avseende aktiviteter som gränsar till projektet.

Beskriv förutsättningar för projektet, som till exempel externa eller interna regelverk, beroenden till andra projekt eller processer.

3. Projektorganisation

3.1 Beställare

Ange vem som är beställare/projektägare.

3.2 Styrgrupp

Ange vilka personer som ingår i styrgruppen.
Styrgruppen sätter genom projektplanen ramarna för projektet. Styrgruppen följer löpande upp projektet och beslutar om det behöver göra några ändringar i upplägget/projektplanen.

Om projektet behöver en styrgrupp eller inte beror på dess omfattning. I de fall projektet saknar styrgrupp är det beställaren som i realiteten fungerar som styrgrupp.

Tänk på att många styrgrupper ska ha en eller flera studentrepresentanter som utses av Stockholms universitets studentkår enligt fastställd procedur.

3.3 Projektgrupp

Ange vilka personer som ingår i projektgruppen. Projektgruppen är ett stöd till projektledaren och deltar aktivt i projektarbetet. Det behöver göras en överenskommelse med projektmedlemmarnas respektive chef om och hur mycket de ska arbeta i projektet.

3.4 Referensgrupp(er)

Referensgrupp kan användas vid behov, till exempel när projektet berör stora delar av organisationen. Beskriv här hur gruppen utformas och vilken funktion den ska fylla i projektet. 

4. Resurser och budget

Gör en sammanställning av projektets finansiering och projektbudget. Kostnader som ska budgeteras är exempelvis externa tjänster, konsulter, inköp inom projekttiden, resor, investeringar. Ange även hur mycket befintlig personal beräknas arbeta med projektet (inom ramen för ordinarie arbetsuppgifter).

5. Genomförande

5.1 Projektupplägg och arbetsformer

Beskriv upplägget för projektet. Projektupplägget är vägen från nuläge till önskat läge – målen. Beskriv hur projektet ska nå uppsatta mål.

Beskriv hur projektets arbete praktiskt kommer att organiseras. Exempelvis: arbetsmöten, aktivitetsplanering, användarmedverkan, statusrapportering.

5.2 Tidsplan och beslutspunkter

Gör en övergripande tidsplan som visar projektets milstolpar (MS) och beslutspunkter (BP). Ange vem som är ansvarig för att de genomförs och när i tiden de ska genomföras.

Datum MS BP Beskrivning Ansvarig
         
         
         

 

5.3 Kommunikation och förankring

Ta fram en kommunikationsplan som anger kommunikationsmål, målgrupper och kanaler.  Kommunikationsplanen är ett viktigt verktyg för förankring och implementering. I större eller komplexa projekt kan en mer detaljerad kommunikationsplan behövas och det kan vara bra att knyta en kommunikatör till projektet.

Använd gärna Kommunikationsavdelningens mall för kommunikationsplan som stöd i arbetet med att planera kommunikation och förankring av projektet.

5.4 Uppföljning och dokumentation

Projektet följs upp genom att göra sammanställningar och utvärdera hur det har gått utifrån de mål som satts upp för projektet. Beskriv hur projektet ska följas och dokumenteras, , t ex i form av statusrapporter och slutrapport.

Kom ihåg att många dokument i projektet diarieföras och arkiveras.

6. Risker

Gör en riskinventering och beskriv riskerna som kan påverka projektets genomförande. Ge även förslag på åtgärder. Gör vid behov en SWOT-analys som identifierar projektets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Riskinventeringen bör hållas aktuell under hela projektet och med jämna mellanrum tas upp på styrgruppens möten.

7. Överlämning till förvaltning

Ange till vilken del av organisationen resultatet av projektet ska levereras och beskriv hur överlämningen till ordinarie verksamhet ska gå till vid projektavslut. Det är viktigt att mottagande verksamhet är delaktiga och är förberedda på att överlämningen kommer att ske.